Вопросы для интервью для школьного секретаря

13 мая 2021 г.

Школьные секретари работают в школьном офисе для директора и решают различные задачи. Их должностные обязанности аналогичны обязанностям исполнительных помощников и административных помощников. При подаче заявления на эту должность вы должны подготовиться к вопросам интервью, чтобы вы знали, чего ожидать. В этой статье мы приводим вопросы для интервью школьному секретарю и даем примеры ответов.

Основные вопросы

Вот общие вопросы, которые могут ожидать лица, претендующие на должность школьного секретаря:

• Какими компьютерными программами вы владеете?

• Что делает успешным школьным секретарем?

• Как вы организуете и отслеживаете встречи и встречи?

• Как вы поддерживаете текущие процедуры и политику школьного округа?

• Какие школьные отчеты и соответствующие документы вы подготовили?

• Расскажите о своем предыдущем работодателе.

• Как вы готовитесь к собеседованию школьного секретаря?

• Каковы обязанности и обязанности школьного секретаря?

• Почему вы хотите работать секретарем в этой школе?

• Каковы ваши ожидания по зарплате?

Вопросы об опыте и прошлом

Вот вопросы, которые могут помочь работодателю лучше узнать ваш опыт:

• Умеете ли вы составлять протоколы совещаний? Можешь привести пример с твоей предыдущей работы?

• На прошлой работе секретарем как вы справлялись с расписанием учителей и сотрудников?

• Каким опытом вы обладаете, чтобы помочь вам использовать различные системы телефонных линий, и как вы обрабатываете звонки, когда вы заняты?

• Оцените свои навыки письменного и устного общения в школьной среде.

• Что самое приятное в работе школьным секретарем?

• Опишите свой опыт подачи и ведения большого количества документов под давлением, чтобы уложиться в срок.

• Вы когда-нибудь представляли школьный документ с ошибками?

• Есть ли у вас опыт управления денежными средствами?

• Что больше всего мотивирует вас как школьного секретаря?

• Как вы можете разрешать конфликты с родителем или коллегой? Приведите пример.

Школьный секретарь интервью вопросы и ответы

Вот несколько вопросов и примеров ответов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию школьного секретаря:

1. Хорошо ли вы работаете с другими секретарями, учителями, родителями и учениками?

Командная работа является важным навыком в секретарской работе. Необходимо признать ценность совместной работы с учителями, секретарями, руководителями, учениками и родителями. Интервьюер задает этот вопрос, чтобы определить вашу способность сотрудничать с членами команды. Отвечая на этот вопрос, подчеркните свои навыки межличностного общения, такие как умение решать проблемы, внимание к деталям, терпение и умение работать в команде.

Пример: «Во время моего обучения секретарю в Северном институте секретаря и администрации я узнал, как важно общаться с коллегами, родителями и учителями. Однажды мне позвонил родитель и сказал, что ждут в офисе без помощи. Мне пришлось позвать своего ассистента, чтобы он позаботился о них, так как я был занят выполнением других обязанностей школьного секретаря в библиотеке. Это общение помогло нам найти подходящее решение для всех».

2. Как бы вы поступили с суровым учителем или родителем?

Как школьный секретарь, вам нужно терпение и сострадание. Родитель может столкнуться с трудной ситуацией, а это означает, что он может быть капризным. Если вы встретите беспокойного родителя в своем офисе, найдите время, чтобы успокоить его. Успокойте их и выслушайте их опасения. Давая свой ответ, включите любой сложный инцидент, который, возможно, произошел с вами с родителями.

Пример: «Работая школьным секретарем, я встретил жесткого учителя, который потребовал, чтобы я ежедневно работал над определенным проектом. Я не мог выполнять ежедневные задания, и это привело меня к характеру учителя. Я понял, что это был старший учитель, требующий, чтобы все были продуктивны на работе. Поэтому мне пришлось перенести свою программу, чтобы избежать проблем с кем-либо на работе».

3. Как вы справляетесь с необходимостью уложиться в сроки?

Как опытный школьный секретарь, вы сталкиваетесь со многими проблемами из-за загруженности работой. Очень важно объяснить, как вы справляетесь с эмоциональными и физическими трудностями, необходимыми для выполнения работы вовремя. Менеджер по подбору персонала хочет понять, как вы справляетесь с давлением, если у вас есть крайний срок.

Пример: «Во время ежегодного семинара для секретарей один из мотивационных спикеров призвал нас укладываться в сроки, работая усердно. С тех пор я составляю свой график и выполняю свою работу по мере необходимости. Если мне нужно выполнить много работы, я стараюсь быть более эффективным, чтобы избежать необходимости уложиться в срок».

4. Что вы делаете, когда ваша замена не приходит?

Интервьюер хочет знать, что вы будете делать, если ваша сменная замена не прибудет. Сообщите им, что вы будете искать другие варианты, чтобы гарантировать, что вакансия будет занята, а студенты или преподаватели получат необходимые им услуги. Скажите работодателю, что вы знаете, что можете справиться с ситуацией профессионально.

Пример: «На моей последней работе секретарем в Методистской группе школ однажды вечером я не смог найти себе замену. Моя четырехчасовая смена в школе закончилась, и я был готов покинуть рабочее место. Я посоветовался со своим директором школы, и мы решили эту проблему, найдя другую замену из другого отдела».

5. Как бы вы разрешили разногласия с учителем?

Когда менеджер по найму задает этот вопрос, ответьте, подчеркнув свои навыки межличностного общения, такие как гибкость, умение решать проблемы, активно слушать и работать в команде. В своем ответе скажите интервьюеру, что при необходимости вы можете проконсультироваться с менеджером.

Пример: «У меня была ситуация, когда я работал в школах Святого Мартина. Я предоставил материалы учителям и поставил не тот материал для одного учителя. Изучив свой отчет, я обнаружил, что отправил учителю не те элементы. К тому времени, когда я обратился к учителю, студенты использовали неправильные материалы для своего выпускного экзамена. Я поговорил с директором, и мы решили проблемы».

6. Объясните, как вы справляетесь с рабочей нагрузкой

Когда вам зададут этот вопрос, подчеркните, как вы обязуетесь обслуживать клиентов в различных условиях. В своем ответе приведите пример того, как вы справлялись с увеличением количества задач без ущерба для качества или процедур.

Пример: «Было время на работе, когда у нас не хватало персонала во время курортного сезона, а также было больше родителей, приходящих платить за обучение своих детей. Я предложил остаться на работе еще на пару часов для совершения сделок. В течение сезона члены нашей команды общались друг с другом, если нам требовался перерыв или помощь друг другу».

Связанный: [12 Essential Secretary Duties](career-advice/finding-a-job/secretary-duties)

7. Вы состоите в каких-либо профессиональных ассоциациях?

Ответ, который вы даете на этот вопрос, должен помочь вам показать работодателю, какую выгоду вы получили от членства в какой-либо ассоциации школьных секретарей. Это отличный шанс выделить ваше резюме сертификацией, показать, как вы понимаете процедуры работы, и предоставить дополнительную информацию о работе, на которую вы претендуете. Включите определенные области, которыми вы увлечены как школьный секретарь.

Пример: «Я являюсь сертифицированным членом Американской ассоциации школьных секретарей и преподавателей и Американского института секретарских и административных услуг. Я обожаю служить другим в качестве секретаря и всегда в курсе текущих секретарских процедур. За время работы в ассоциациях я также прошел курсы повышения квалификации для секретарей».

8. Как бы вы справились с кризисом?

Отвечая на этот вопрос, покажите свои сильные навыки. Ваш ответ может помочь менеджеру по найму определить вашу способность справляться с чрезвычайными ситуациями. Вы также сообщаете работодателю, как вы реагируете на конкретные сложные и сложные ситуации.

Пример: «На моей последней работе секретарем в канцелярии губернатора случился пожар. Я работал в ночную смену, и большинство сотрудников были дома. Мне пришлось действовать быстро, чтобы вызвать 911, прежде чем огонь вышел из-под контроля. Я быстро отреагировал на эту проблему и спас ценное имущество и жизни».

9. В случае аварии вы бы немедленно позвонили в службу 911? Как бы вы успокоили детей?

Этот вопрос требует от вас показать интервьюеру навыки межличностного общения, которыми вы обладаете. Обязательно упомяните соответствующие навыки, такие как эмпатия, забота и активное слушание. Вы должны сообщить менеджеру по найму, как вы решаете личные проблемы с коллегами или клиентами.

Пример: «В случае чрезвычайной ситуации я буду следовать школьной политике в отношении чрезвычайных ситуаций и всегда буду готов помочь в любом случае. Я бы координировал этот процесс, чтобы гарантировать, что все пострадавшие получат равное и качественное обслуживание».

10. Как бы вы ответили, если бы люди попросили вас об оказании личных канцелярских услуг помимо вашей работы?

В качестве секретаря вы можете сталкиваться с ситуациями, когда люди хотят, чтобы вы выполняли для них канцелярскую работу. Поскольку вы не можете выполнять канцелярскую работу за родителей, предложите помощнику учителя выполнить какую-то работу за них.

Пример: «У меня есть друг семьи, который попросил меня проверить документ, подтверждающий право собственности на ее участок земли. Однако я должен был сказать ей, чтобы она обратилась за помощью в бюро регистрации прав собственности, потому что у меня не было базы данных для проверки информации о землях. Она была весьма настойчива, но я оставался твердым, и однажды она пошла в титульный офис и проверила».

11. Что, по вашему мнению, может сделать успешный школьный секретарь?

Чтобы ответить на этот вопрос, упомяните свои лучшие качества, такие как позитивный настрой, способность адаптироваться, лояльность к работодателю, ответственность и отличные коммуникативные навыки.

Пример: «За то количество лет, что я работал секретарем, у меня всегда были прекрасные отношения с моим начальником и коллегами. Я также сосредотачиваюсь на том, чтобы усердно работать, заводить друзей, выполнять все поставленные задачи и адаптироваться к новым условиям работы».

12. Кем вы видите себя через три года?

Менеджер по найму задает этот вопрос, чтобы понять ваши амбиции. Вы можете обозначить свои карьерные цели и ожидаемую заработную плату. Однако убедитесь, что ответ, который вы даете, соответствует описанию должности. Вы должны сообщить рекрутеру, что вы школьный секретарь с амбициями.

Пример: «Через три года я рассчитываю получить степень магистра в этой области. Я также хочу работать на высшем уровне в качестве школьного секретаря в этой школе или другой конкурентоспособной фирме, которая может предложить сложную рабочую среду. Однако я сосредоточусь на повышении производительности этого учреждения для достижения долгосрочных целей. Я ищу постоянную работу, и, если меня возьмут на работу, я был бы рад сохранить эту должность на длительный срок».

13. Вы умеете работать с MS Office?

Как правило, работодатель интересуется вашим уровнем владения компьютером. Будьте честны, отвечая на этот вопрос, и сообщите менеджеру по найму, какие задачи вы можете выполнять с помощью компьютеров.

Пример: «За всю свою карьеру школьного секретаря я использовал компьютеры для выполнения различных задач с использованием Microsoft Excel, Word, Office и других приложений. Я могу выполнять различные задачи с помощью упомянутого программного обеспечения и предоставлять печатные или опубликованные копии».