Внедрение рабочих процессов: 9 шагов

Эффективное внедрение процессов может положительно повлиять на рост, эффективность и производительность вашего бизнеса. Многие предприятия стремятся к постоянному совершенствованию, что побуждает руководителей компаний внедрять новые процессы. Следование плану реализации процесса может сделать переход легким и упорядоченным. В этой статье мы обсудим, почему важен процесс внедрения и как реализовать новый процесс на работе.

Почему важен процесс внедрения?

Процесс внедрения важен, потому что он может обеспечить успешную и воспроизводимую основу для изменения или создания бизнес-процессов. По мере того, как бизнес меняется и развивается, вполне вероятно, что его процессы также будут адаптироваться и меняться. Эти изменения могут объяснить потенциальное увеличение числа сотрудников, более высокие требования бизнеса или повышение эффективности и производительности. Процесс реализации позволяет лидерам превращать планы и потенциальные стратегии в действия, которые отвечают новым целям и способствуют общему росту.

Процесс реализации так же важен для развития бизнеса, как и этапы планирования, и имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы бизнес выполнял свои планы в срок и в рамках бюджета. Полезно выделить столько же ресурсов на процесс внедрения, сколько и на процесс планирования, чтобы ваша команда добивалась успеха на каждом этапе перехода.

Есть много способов, которыми бизнес может извлечь выгоду из внедрения улучшений процессов, в том числе:

• Преодоление операционных проблем

• Оптимизация текущих рабочих процессов

• Содействие росту бизнеса

• Создание успешного конечного продукта

Как внедрить процесс на работе

Четкий и эффективный процесс внедрения может помочь сотрудникам с энтузиазмом относиться к изменениям в процессах и поддерживать их. Следующие шаги могут быть полезны при внедрении нового рабочего процесса:

1. Определите свою цель и бизнес-цели

Определите, какой бизнес-процесс команде необходимо изменить или адаптировать, и конечную цель реализации этого процесса. Спросите себя, чего вы надеетесь достичь. Чтобы понять, что можно улучшить в бизнесе, посмотрите на проекты, которые регулярно требуют, чтобы члены команды переделывали работу или повторяли задачи.

Улучшение такого рода процессов может помочь компании оптимизировать использование времени, денег и энергии. Определение ваших процессов может помочь определить потенциальные области улучшения и наметить вашу новую стратегию.

2. Спросите отзывы у сотрудников

В начале процесса внедрения может быть полезно получить отзывы от людей, которые будут вовлечены в этот новый процесс или затронуты им. Обращение к членам команды за их мнением может помочь им почувствовать себя включенными и позитивными в отношении новых изменений процесса, побуждая их играть активную роль во внедрении и исполнении.

Вы можете привлекать сотрудников из разных отделов, включая управление персоналом и стратегическое управление, чтобы получить обратную связь и улучшить процесс. Вовлечение сотрудников разных отделов может помочь всей компании увидеть ценность нового процесса.

3. Выделите необходимые ресурсы

Наличие достаточных средств и достаточного количества времени, выделенного для реализации, может помочь команде легко завершить процесс. Внедрение может включать в себя сотрудников, которые берут на себя дополнительные обязанности или действия, и признание дополнительного времени и энергии, затрачиваемых на эти процессы, может помочь поддерживать реалистичный и позитивный стратегический план.

4. Расскажите о процессе реализации

После того, как команда определила процесс, который необходимо улучшить, следующим шагом является информирование остальных сотрудников о плане реализации этого изменения. Объясните преимущества этого улучшения процесса сотрудникам, которых это изменение может затронуть. Вы также можете подробно описать общую ценность этого нового процесса для всей компании. Вы можете сообщить эту информацию во время групповых звонков, встреч или последующих электронных писем, чтобы подчеркнуть важность этой новой системы.

5. Определите лидеров и возьмите на себя ответственность

Когда лидеры четко выражают ценность и важность нового процесса, это помогает создать успешную стратегию внедрения. Если члены команды возьмут на себя ответственность за реализацию процесса, это поможет установить четкие обязанности. Рассмотрите различных вовлеченных сотрудников, в том числе их сильные стороны, и посмотрите, есть ли какие-то конкретные части процесса внедрения, которыми они могли бы руководить. Возложение на них обязанностей и объяснение результата, которого вы хотите, чтобы они достигли, может помочь им больше инвестировать в изменения.

6. Назначьте людей в команду проекта

Создание кросс-функциональной команды может помочь вам понять, как внедрение может повлиять на другие отделы и бизнес в целом. Это позволяет руководителям компаний гарантировать, что новый процесс положительно повлияет на рабочий процесс во всех отделах. Рассмотрите возможность создания проектной группы, состоящей из сотрудников из разных отделов, обладающих глубокими знаниями о том, как новый процесс может изменить способ работы их команд.

7. Рассмотрите организационную структуру и культуру

Рассмотрите потенциальное значение этих изменений для организационной культуры и структуры компании. Спросите себя, может ли новый процесс изменить культуру компании или основные ценности, и учитывают ли ваши планы этот потенциал. Подключение сотрудников к любым новым ценностям может помочь им почувствовать себя вовлеченными в изменения.

Окончательная структура руководства может создать четкую и открытую коммуникацию между сотрудниками и помочь в отслеживании прогресса и эффективности плана. Коммуникация может варьироваться в зависимости от структуры компании, хотя более гибкий подход может помочь сотрудникам чувствовать себя комфортно и с энтузиазмом адаптироваться к новым процедурным изменениям.

8. Разработайте метод разработки процесса

Помимо определения областей улучшения, этот шаг включает в себя определение лучших практик для измерения эффективности новой процедуры, оценку потенциальных проблем, которые могут возникнуть, и определение того, как эти изменения могут повлиять на клиента, бизнес и сотрудников. Чтобы повысить производительность и качество, рассмотрите возможность разработки стандартизированного процесса, который поможет обеспечить предсказуемые результаты.

9. Протестируйте новые улучшения и измените

Наконец, команда проекта может протестировать новый процесс, оценить его успешность и соответствующим образом скорректировать план реализации. Обычно заинтересованные стороны, которые инвестируют в создание и внедрение нового процесса, также проводят тестирование. После того, как команда завершила тесты, показывающие, что новый процесс приводит к значительным улучшениям и дает желаемые результаты, команда может внедрить этот процесс во всей компании или в соответствующих отделах. Важно, чтобы тестирование было тщательным, и проектная группа учитывала вклад сотрудников на протяжении всего процесса тестирования.