Визуальное управление проектами: определение и как его использовать

14 октября 2021 г.

Независимо от масштаба вашего проекта, организованный и прозрачный процесс имеет важное значение. Чтобы завершить свой проект вовремя, вам может быть полезно использовать визуальное управление проектами, стратегию, которая использует визуализацию данных для обмена текущим статусом проекта и предстоящими сроками. Важно, чтобы вы понимали свои варианты использования визуального управления проектами для удовлетворения потребностей вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое визуальное управление проектами, его наиболее распространенные типы и инструменты, которые вы можете использовать для реализации этого подхода.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это стратегия, позволяющая руководителям проектов отображать данные и планы визуально. Это может помочь организовать информацию и донести ее до команды, повышая производительность и ясность. Стратегию можно использовать для обмена идеями и помощи команде увидеть, какую роль их задачи играют в жизненном цикле проекта.

Визуальное управление проектами может включать календари, графические отчеты, доски и другие инструменты для управления рабочим процессом. Эти инструменты часто обновляются в режиме реального времени, что позволяет команде оставаться в курсе событий даже при изменении планов и ожиданий. Вместе эти инструменты обеспечивают четкое представление о ходе проекта и нерешенных задачах.

Использование для визуального управления проектами

Визуальное управление проектом может улучшить совместную работу над сложным проектом. Это может помочь разбить проект на более управляемые сегменты и отображать информацию в удобном для понимания формате. Вот несколько распространенных способов визуального управления продуктом:

Коммуникация

Визуальное управление проектами предлагает ресурсы, которые может просмотреть любой, кто ищет обновление статуса. Большинство этих инструментов позволяют выполнять обновления в режиме реального времени. Наличие централизованного документа, содержащего важные детали проекта, позволяет всей команде оставаться на связи. Многие инструменты визуального управления проектами содержат такие сведения, как ответственный за задачу и сроки ее выполнения, что упрощает поиск ответов.

Ресурсы

Руководители проектов часто несут ответственность за распределение ресурсов. Визуальное управление проектами предоставляет информацию о том, как используется команда и бюджет, и, при необходимости, руководители проектов могут быстро вносить изменения и видеть их отражение в режиме реального времени. По этой причине визуальное управление проектом может помочь проекту уложиться в бюджет.

Сроки выполнения

Многие распространенные визуальные инструменты управления проектами сосредоточены в первую очередь на управлении временем. Эти инструменты обычно показывают членам команды, насколько близка задача к завершению, что нужно сделать для ее завершения и сколько времени осталось для ее завершения. Это обеспечивает организованность рабочего процесса проекта и позволяет членам команды нести ответственность за завершение своей работы. Это особенно важно, когда над одним и тем же проектом работают разные члены команды.

Выявление проблемы

Визуальное управление проектами дает четкое представление об общем состоянии проекта и обычно разбивает каждый сегмент проекта на задачи. Многие инструменты также указывают, насколько завершена каждая задача. Это позволяет руководителям проектов определять, с какими задачами борется команда, чтобы они могли решить проблему и продвинуть продукт вперед.

Прозрачность

Визуальное управление проектами позволяет менеджерам проектов, заинтересованным сторонам и лидерам легко контролировать работу членов своей команды. Публичное отслеживание индивидуального и коллективного прогресса может мотивировать сотрудников на своевременное достижение своих целей. Менеджерам также легче инициировать беседы один на один с сотрудниками, которые могут стоять за , чтобы они могли вместе работать над решением.

Методы управления проектами, использующие визуальные инструменты

Вы можете включить визуальное управление проектами в большинство виды управления проектами. Потребности проекта в визуализации, вероятно, зависят от таких факторов, как масштаб, размер команды, требования и бюджет. В то время как большинство типов управления проектами могут извлечь выгоду из визуальных инструментов, некоторые подходы, которые, как правило, используют этот метод:

Канбан

Методология канбан согласуется с визуальным управлением проектами, поскольку основным инструментом является канбан-доска. Канбан-доска распределяет проектные задачи по категориям невыполненных работ, выполняемых и выполненных. Канбан-подход ценит гибкость и позволяет легко проверять статус любой задачи.

Гибкий

Agile — популярный подход, который рассматривает этапы проектов. Команда завершает этап, прежде чем перейти к следующему. Команды, использующие гибкую методологию, могут оценить инструменты визуального управления проектами для быстрого просмотра своего текущего сегмента.

Скрам

Scrum — это динамичный подход к управлению проектами. Команды, использующие скрам-подход, завершают свой проект спринтами. В спринте команда фокусируется на ограниченном наборе задач, надеясь выполнить их за короткий промежуток времени, например, за две недели. В конце каждого спринта команда оценивает свою работу и вносит изменения.

Команды, использующие этот метод, обычно используют схваточную доску. Скрам-доска — это визуальный инструмент для организации задач на основе статуса, аналогичный канбан-доске. Вместо того, чтобы подробно описывать весь жизненный цикл проекта, скрам-доска отображает только задачи, связанные с текущим спринтом.

Худой

Бережливый подход к управлению проектами минимизирует используемые ресурсы и нацелен на максимально эффективный процесс. Команда, использующая бережливое производство, стремится устранить ненужную работу. Как и другие инструменты визуального управления проектами, бережливое производство может повысить эффективность и производительность. Например, канбан-доска может устранить необходимость в чтении и написании длинных сообщений электронной почты. Визуальное управление проектами может помочь командам быстро находить важную информацию, ускоряя процессы.

Инструменты для визуального управления проектами

Вот некоторые общие инструменты для визуального управления проектами:

Канбан-доски

Использование канбан-досок — популярный способ организации и контроля задач в зависимости от стадии их выполнения. Многие цифровые системы для визуального управления проектами предлагают шаблоны канбан-доски, но вы также можете создать канбан-доску вручную, используя бумагу или доску. Эти доски могут помочь вам визуализировать план проекта от начала до конца.

Скрам-доски

Scrum-доски также представляют собой информационные панели, которые маркируют задачи по их текущему этапу выполнения, но они фокусируются на задачах спринта. Scrum-доски помогают командам визуализировать спринты и улучшают отчетность. Эти доски хорошо подходят для небольших групп или групп, которые стремятся быстро доставить продукт.

Хронология

Временные шкалы — это наглядные диаграммы, которые отображают различные этапы и задачи, ведущие к завершению вашего проекта, в хронологическом порядке. Этот стиль визуализации может быть полезен, если у вашего проекта есть четкая дата окончания. Например, если вы планируете ужин по сбору средств, временная шкала может помочь вам выделить время для таких задач, как поиск места проведения, заключение контрактов с поставщиками и украшение.

Календари

Календари являются ценным инструментом для визуализации времени. Календарь проекта может быть полезен для сложного проекта с несколькими крайними сроками или текущего проекта без даты запуска продукта или даты окончания. Календари проекта могут позволить вам планировать на несколько месяцев вперед. Чтобы получить более подробный инструмент краткосрочного планирования, рассмотрите возможность дополнения календаря проекта доской канбан.

Структура декомпозиции работ (WBS)

WBS — это наглядная диаграмма, разделяющая сложный проект на несколько уровней задач. Диаграмма обеспечивает высокоуровневое представление ожидаемой работы и связанных с ней членов команды, но редко показывает продолжительность времени, затраченного на каждый уровень или задачу. WBS может быть полезен при оценке бюджета, распределении ресурсов и распределении обязанностей между членами команды.