Важность управления ресурсами (с 10 преимуществами)
25 марта 2022 г.
Когда менеджеры проектов имеют несколько параллельных проектов, они несут ответственность за соответствующее распределение своих людей, технологий и средств. Управление ресурсами — это формальный процесс, который гарантирует, что все проекты имеют необходимые активы для соблюдения сроков и обеспечения оптимальных результатов. Понимание важности управления ресурсами может побудить руководителей проектов внедрить эту практику и начать пользоваться ее преимуществами. В этой статье мы обсудим важность управления ресурсами, перечислив 10 ключевых преимуществ.
10 причин, почему управление ресурсами важно
Вот 10 причин, почему управление ресурсами важно:
1. Увеличение успеха проекта
Организации могут определять успех проекта по-разному. Кто-то может считать проект успешным, когда команды соблюдают заранее установленные сроки и придерживаются стандартов качества компании. Другие могут определить успех, измеряя прибыль или удовлетворенность клиентов. Управление ресурсами может улучшить эти показатели, обеспечив команду всеми необходимыми людьми, технологиями и средствами.
2. Повышение морального духа сотрудников
Управление ресурсами помогает сотрудникам выполнять проекты, предоставляя им активы, начиная от технологий и заканчивая другими сотрудниками. Такая внимательность к потребностям сотрудников может повысить моральный дух и сделать их рабочую нагрузку более управляемой. Результатом часто является повышение производительности, высокое качество результатов и снижение конфликтов на рабочем месте. Сотрудники также испытывают большее удовлетворение от работы, что может помочь организации сэкономить на найме и переобучении.
3. Более точные оценки
Эффективный процесс управления ресурсами может помочь организациям создавать более точные оценки. Учет расходов на оборудование и заработной платы сотрудников позволяет руководителям проектов составлять отчеты о расходах и рассчитывать размер прибыли. Эти отчеты также могут служить историческими данными, которые будущие менеджеры проектов будут использовать для обращения к заинтересованным сторонам с просьбой о выделении соответствующих средств.
4. Более точные сроки проекта
Управление ресурсами устраняет большую часть догадок по проекту, позволяя руководителям проектов создавать более точные временные рамки. Заинтересованные стороны могут быть более уверены в проекте, когда у них есть точная предполагаемая дата завершения. Сроки проекта также помогают руководителям проектов устанавливать сроки для небольших задач, измерять прогресс и оценивать качество результатов. Сроки выполнения проекта гарантируют клиентам, сообщая им, когда они могут ожидать результатов.
5. Улучшенный поток проекта
Управление ресурсами часто улучшает ход проекта, обеспечивая постоянный доступ к необходимым активам. Например, рассмотрим проект, который требует скоропортящегося сырья на протяжении всего срока его реализации. Руководителю проекта было бы нелогично заказывать все материалы в самом начале, поэтому руководитель проекта решает заказывать их поэтапно. Хороший план управления ресурсами должен учитывать это требование и организовывать заказы до того, как возникнет необходимость в новой поставке. Эта эффективность гарантирует, что рабочие группы всегда будут иметь необходимые ресурсы и не будут прерывать свои рабочие процессы.
6. Эффективное использование существующих ресурсов
Эффективное использование существующих ресурсов может предотвратить потери и обеспечить эффективность организации с ограниченными активами. Например, рассмотрим руководителя проекта, которому требуется графический дизайнер. Если в организации нет назначенного графического дизайнера, менеджер проекта может возложить некоторые обязанности на авторов контента с навыками графического дизайна. Эта находчивость предотвращает необходимость найма новых сотрудников и помогает нынешним сотрудникам развивать свои таланты. Другой пример эффективного использования существующих ресурсов — использование одной программы для нескольких приложений. Платить одну плату за программное обеспечение с несколькими функциями часто бывает выгоднее, чем платить за несколько программ.
7. Оптимизированный процесс найма
Хотя многие инициативы по управлению ресурсами сосредоточены на неодушевленных активах, этот процесс также включает в себя распределение сотрудников. Менеджеры ресурсов оценивают требования проекта, чтобы определить, какие сотрудники необходимы. Например, для рекламной кампании могут потребоваться рыночные аналитики, контент-маркетологи, менеджеры социальных сетей и графические дизайнеры. Организация может оценить свой текущий кадровый резерв, чтобы определить, какие сотрудники способны выполнять эти обязанности.
Если ее сотрудники заняты другими задачами или не имеют надлежащих навыков, организация может отдать на аутсорсинг или нанять новых сотрудников. Управление ресурсами часто упрощает процесс найма, поскольку организации лучше осведомлены об идеальных кандидатах. Они могут составить подробные описания вакансий и найти сотрудников, чьи способности соответствуют требованиям проекта.
8. Повышение рентабельности
Многие организации считают повышение рентабельности одним из самых убедительных преимуществ управления ресурсами. Экономия часто начинается на этапах планирования, поскольку учет необходимых ресурсов может помочь менеджерам проектов работать с нужными поставщиками. Они могут найти высококачественные материалы по низкой цене и убедиться, что у каждого проекта достаточно ресурсов, чтобы уложиться в сроки. Повышение прибыльности также возможно благодаря более эффективному распределению труда и получению удовлетворительных конечных продуктов, что может привести к увеличению продаж и удержанию клиентов.
9. Создает прозрачность
Необходимые люди, инструменты и средства необходимы для успеха проекта. Управление ресурсами может помочь вам использовать все доступные активы организации и оптимизировать шансы на положительные результаты. Если нехватка ресурсов приводит к провалу проекта, план управления ресурсами может быть полезен при общении с заинтересованными сторонами. Прозрачный план может показать, что проект провалился, несмотря на все ваши усилия, и поможет вам привлечь больше ресурсов для будущих проектов.
Прозрачность, которую создает управление ресурсами, также способствует сотрудничеству в масштабах всей компании. Например, рассмотрим отдел продаж, который создает план управления ресурсами для запуска нового продукта. Предоставление этого плана бухгалтерскому отделу может помочь его команде составить более точные бюджеты и при необходимости выделить дополнительные средства.
10. Больше успешных будущих проектов
Когда план управления ресурсами приводит к успешному проекту, организации могут использовать этот план в качестве шаблона для будущих проектов. Придерживаясь схожих стратегий распределения ресурсов, можно помочь менеджерам проектов воспроизвести успешные результаты. Например, организация может назначить такое же количество сотрудников или выделить такое же финансирование, как и на прошлый проект. Шаблоны также сокращают объем работы по управлению ресурсами, позволяя командам сосредоточить больше усилий на задачах, непосредственно связанных с их проектами.