В чем важность ведения протокола собрания? (с 12 шаблонами)
Протоколы собраний содержат важную информацию о планах проектов, обучении команды, бизнес-решениях и других деталях стратегии компании. Эти протоколы собраний обобщают собрание для дальнейшего использования и отслеживания обсуждений. В зависимости от темы вашей встречи протокол может быть более подробным, чем другие, или иметь другие разделы и форматирование. В этой статье мы обсудим важность ведения протокола собрания и 12 шаблонов, которые вы можете использовать для своих собраний.
В чем важность ведения протоколов совещаний?
Ведение протокола собрания важно для документирования деталей собрания, таких как то, что обсуждала группа, рассмотренные отчеты, предлагаемые действия и будущие темы для следующего собрания. Эти детали позволяют присутствующим вспомнить важную информацию и подготовиться к будущим встречам. Те, кто не смог присутствовать на собрании, также могут получить доступ к протоколу собрания, чтобы получить представление о статусе отдела или целях всей компании. Документирование протоколов совещаний также полезно для отслеживания прогресса компании.
Во время встречи вы можете просматривать отчеты о производительности и ход проекта с другими командами, чтобы определить области для улучшения для оптимизации рабочих процессов. В протоколах собраний фиксируются ключевые моменты, а также сильные и слабые стороны конкретных задач проекта, которые вы можете сравнить с предыдущими протоколами собраний. В протоколах собраний также отслеживается, кто руководит определенными проектами и задачами, чтобы увидеть статус выполнения. Документы с отметками времени позволяют отслеживать прогресс с течением времени с подробными сведениями о проделанной работе.
Что входит в протокол собрания?
Вы можете настроить содержимое протокола собрания в соответствии со своими целями. У вас могут быть общие собрания, проверки проектов, официальные предложения или неофициальные объявления, которые содержат различные ключевые детали, которые вы должны принять к сведению. Протокол собрания обычно содержит несколько общих разделов, таких как дата, время, место, участники и темы. Вы можете дополнительно указать информацию об участниках, с которыми отсутствовал, кто делал протокольные заметки и способствовал встрече или кто представил темы.
Другие разделы протокола собрания могут включать:
Объявления. Объявления являются общими обновлениями собрания и могут не иметь отношения к конкретной теме собрания.
Призыв к порядку: Призыв к порядку является официальным началом собрания. Звонки на заказ перечисляют точное время начала обсуждения темы встречи.
Основные выводы. Основные выводы — это важная информация, которую следует запомнить, и они могут быть краткими пояснительными выводами или дополнительными замечаниями.
Повестка дня собрания. В повестке дня собрания перечислены темы для обсуждения на собрании и кто представляет тему.
Утверждение протокола. Утверждение протокола включает в себя утверждение ведущего протокола и фасилитатора собрания. Это одобрение может потребоваться перед распространением протокола после собрания.
Цель: Цель указывает, чего собирается достичь собрание, и может быть кратким описанием цели собрания или подробным обзором проекта.
Замечания: Замечания — это заявления, сделанные во время собрания. Обычное время для открытых замечаний – в начале собрания перед обсуждением тем официальной повестки дня.
Отчеты: на собраниях могут обсуждаться отчеты и другие дополнительные документы, а протоколист перечисляет эти отчеты для справки и может указывать, где вы можете найти эти отчеты.
Секретарь: Секретари делают протокольные заметки во время собраний и могут указать себя в протоколе, чтобы разрешить это.
12 шаблонов для ведения протоколов совещаний
Вот 12 шаблонов протоколов собраний, которые вы можете использовать:
Шаблон 1
[Organization name]
[Meeting topic] протокол заседаний
[Date], [Time], [Location]
Участники
Настоящее время: [List of present meeting members]
Нет на месте: [List of absent meeting members]
Цель: [Statement of meeting purpose]
Повестка дня
[Agenda item 1]
[Agenda item 2]
[Agenda item 3]
Основные выводы
[Important information to note]
[Important information to note]
[Important information to note]
Пункты действий
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
Незавершенные объекты
[Item for next meeting discussion]
Дата следующей встречи: [Date], [Time]
Шаблон 2
[Meeting topic] протокол заседаний
[Organization name]
Призывать к порядку
[Date], [Time]
[Location]
[Opening remarks]
Фасилитатор: [First and last name]
Секретарь: [First and last name]
Участники: [List of those present]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Старый бизнес
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
Новое дело
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
Отсрочка
[Time]
Шаблон 3
[Organization name]
[Meeting topic] минуты
Призывать к порядку
[Organization name]
[Location]
[Date], [Time]
Утверждение протокола
Минуты по: [First and last name]
Утверждено: [First and last name]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Пункты действий
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
[Action leader] [Item]: [Deadline] [Status]
Другие примечания: [Additional information]
Шаблон 4
[Date]: [Meeting name]
[Time]
[Organization name]
Участники
Настоящее время: [List of present meeting members]
Нет на месте: [List of absent meeting members]
Объявления: [Important announcement]
Обсуждение
[Important discussion updates, proposals and other item to note]
[Important discussion updates, proposals and other item to note]
[Important discussion updates, proposals and other item to note]
Обновления
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
Ведущий заметок: [First and last name] [Date]
Шаблон 5
Протокол заседаний
[Organization name]
[Date], [Time]
[Location]
Участники: [List of present meeting members]
Повестка дня
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Пункты действий
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Основные выводы
[Important information]
[Important information]
[Important information]
Шаблон 6
Протокол заседаний
Цель: [Statement of meeting purpose]
Призывать к порядку
[Organization name]: [Location], [Date], [Time]
Участники: [List of present meeting members]
Не присутствовавшие участники: [List of absent meeting members]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Старый бизнес
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
Новое дело
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter] [Previous meeting topic] [Time allowance]
Объявления: [Important announcement]
[Minute taker] [Date]
Шаблон 7
Протокол встречи для [Organization name]
[Date]
[Time]
Участники
[List of attendees]
Отсутствия
[List of absentees]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Повестка дня
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Пункты действий
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Другие примечания: [Additional information]
Минуты по: [Secretary]
Утверждено: [Facilitator]
Шаблон 8
Протокол заседаний: [Meeting topic]
[Organization name]
[Date], [Time]
Ведущий встречи: [First and last name]
Участники: [List of present meeting members]
Секретарь: [First and last name]
Предлагаемый проект: [Project description]
Руководитель проекта: [First and last name]
Подробности проекта
[Evaluation of project costs and predicted return on investment]
[Evaluation of project costs and predicted return on investment]
[Evaluation of project costs and predicted return on investment]
Рекомендация: [Project approval, disapproval or reevaluation]
Шаблон 9
[Organization name]
[Meeting topic]
[Date], [Time]
Участники
Настоящее время: [List of present meeting members]
Нет на месте: [List of absent meeting members]
Повестка дня
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Вопросы для обсуждения
[Main discussion point]
[Main discussion point]
[Main discussion point]
Принятые решения
[Decision from discussion]
[Decision from discussion]
[Decision from discussion]
Следующие шаги
[Step for teams or individuals toward the decisions made]
[Step for teams or individuals toward the decisions made]
[Step for teams or individuals toward the decisions made]
Следующая встреча: [Date], [Time]
Шаблон 10
Участники: [List of present meeting members]
Не присутствовавшие участники: [List of absent meeting members]
Призывать к порядку
[Organization name]
[Location]
[Date], [Time]
Фасилитатор: [Facilitator name]
Вступительное слово: [Initial meeting statements]
Утверждение протокола
Утверждено: [First approval name], [Date]
Прикомандирован: [Second approval name], [Date]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Обсуждение
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
Отсрочка: [Time]
Следующая встреча: [Date], [Time]
Шаблон 11
[Organization name]
[Date], [Time]
[Location]
Цель: [Statement of meeting purpose]
Фасилитатор: [First and last name]
Счетчик минут: [First and last name]
Участники: [List of present meeting members]
Повестка дня
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Старый бизнес
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
Новое дело
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
[Topic presenter]: [Previous meeting topic] [Time allowance]
Обновления
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
[Speaker]: [Topic] [Topic update] [Time allowance]
Следующая встреча: [Date], [Time]
Шаблон 12
Минуты: [Meeting topic]
[Date], [Time], [Location]
Цель: [Statement of meeting purpose]
Участники
Настоящее время: [List of present meeting members]
Нет на месте: [List of absent meeting members]
отчеты
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
[Relevant meeting report]
Пункты действий
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
[Item]: [Presenter] [Due Date]
Обсуждение
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
[Important discussion updates, proposals and another item to note]
Основные выводы
[Important information]
[Important information]
[Important information]
Объявления: [Important announcement]
Отсрочка: [Time]