В чем разница между канцелярскими и административными работами?

19 августа 2021 г.

Во многих организациях есть канцелярские и административные должности, которые помогают улучшить повседневную работу. Если вы заинтересованы в том, чтобы применить свои офисные навыки и опыт ведения бизнеса для повышения эффективности компании, вы можете подумать о том, чтобы устроиться на канцелярскую или административную должность. Понимание различий между этими двумя профессиями также может помочь вам решить, какая из них подходит именно вам. В этой статье мы определяем канцелярские и административные должности и исследуем различия между ними, включая их обязанности и заработную плату, которую они обычно получают.

Что такое канцелярская работа?

Канцелярский помощник или клерк – это профессионал, который отвечает за общие офисные задачи. Многие розничные и торговые компании нанимают клерков для поддержки своих офисных операций. Некоторые общие должности клерка включают:

• Работник по вводу данных

• Служащий на стойке регистрации отеля

• Продавщица

• Служащий службы поддержки

• Продавец гастронома

• Клинический клерк

• Делопроизводитель

Что такое административная работа?

Административные должности — это рабочие места, которые обеспечивают непосредственную поддержку сотрудников компании или организации. Они также могут поддерживать руководителей высокого уровня и давать советы по бизнес-операциям. Многие организации нанимают административных специалистов в корпоративные отделы, такие как выставление счетов, бухгалтерский учет, финансы, управление документацией, приемная или управление офисом. Некоторые общие административные должности включают:

• Административный помощник

• Исполнительный помощник

• Юридический секретарь

• Медицинский секретарь

• Специалист службы поддержки

• Офис-менеджер

• Координатор программы

Канцелярские и административные должности

В то время как многие канцелярские и административные должности обеспечивают поддержку эффективной работы офиса, эти две должности предлагают разные уровни поддержки компании. Вот подробный взгляд на несколько ключевых различий между канцелярскими и административными должностями:

Обязанности

Многие канцелярские должности обеспечивают базовую поддержку офисных операций компании. Некоторые общие обязанности среди канцелярских должностей включают ввод данных, заполнение форм, ведение записей, помощь клиентам и ответы на телефонные звонки. Административные роли часто контролируют канцелярские должности, поддерживая деловые операции. Некоторые общие обязанности административных специалистов включают ведение бухгалтерского учета, ответы на запросы клиентов, подготовку деловой переписки и управление календарями компании.

Образование

Многим организациям требуется только диплом GED или средней школы для канцелярских должностей. Некоторые организации могут запросить сертификат, демонстрирующий опыт и знание офисных технологий. Те, кто занимает канцелярские должности с образовательными требованиями, могут выполнить большинство предварительных условий в течение одного-двух лет.

Административные должности обычно предполагают большую ответственность, поэтому организации обычно предъявляют к сотрудникам более высокие требования к образованию. Некоторые административные специалисты могут иметь двухлетнюю степень, в то время как другие, поддерживающие руководителей компаний, имеют четырехлетнюю степень бакалавра. Некоторые общие пути получения степени для административных специалистов включают:

• Бизнес-администрирование

• Управление

• Бухгалтерский учет

• Управление логистикой

Сертификация

Многие канцелярские и административные должности стремятся пройти сертификацию, чтобы подчеркнуть свои навыки и опыт. Некоторые сертификаты, которые могут рассмотреть канцелярские работники, включают медицинскую терминологию, медицинскую транскрипцию или сертификат офисного помощника. Помимо формального образования, некоторые административные специалисты стремятся получить следующие сертификаты:

• Сертифицированный административный специалист (CAP)

• Специалист Microsoft Office (MOS)

• Профессиональная административная сертификация передового опыта (PACE)

Навыки и умения

Канцелярские должности обычно следуют установленным рабочим процессам и руководящим принципам, которые могут повторяться. Некоторые общие навыки для канцелярских работников включают внимание к деталям, организацию, хранение документов, обслуживание клиентов и ответы на телефонные звонки. Многие административные должности имеют специальные наборы навыков, поскольку они поддерживают работу различных отделов. Некоторые навыки, которыми могут обладать административные специалисты, включают основные принципы бухгалтерского учета, управление бизнесом, сбор данных, оперативное планирование и критическое мышление.

Уровень контроля

Офис-менеджер или другой административный специалист контролирует и контролирует многие канцелярские должности и обязанности. Некоторые обязанности, такие как регистрация записей или ввод данных, могут иметь меньше контроля. Административные должности обычно контролируют персонал и сами имеют минимальный прямой контроль.

Рабочая среда

Многие канцелярские и административные работники работают в аналогичных офисных условиях. Некоторые дополнительные общие характеристики этих двух рабочих сред включают в себя:

• Сидеть за столом в течение длительного времени

• Использование обычной оргтехники

• Общение с офисным персоналом

• Отслеживание поставок поставщиков

Зарплата

Клерки получают среднюю зарплату по стране 40 597 долларов в год. Эта заработная плата может варьироваться в зависимости от местоположения человека, работодателя и уровня опыта. Помощники по административным вопросам получают среднюю заработную плату по стране 43 613 долларов в год. Эта зарплата также может увеличиваться в зависимости от сертификации, опыта и местоположения. Например, помощник по административным вопросам с опытом работы более 10 лет может получать среднюю заработную плату в размере 50 222 доллара в год.

Перспективы работы

Перспективы работы для каждого специалиста варьируются в зависимости от отрасли и отдела. По данным Бюро статистики труда, перспективы трудоустройства офисных клерков могут ухудшиться на 5% в период с 2019 по 2029 год. Текущие перспективы занятости в административных службах – это рост 6%, по данным бюро статистики труда. Рост в этих профессиях быстрее, чем в среднем по всем профессиям, из-за важной роли, которую эти профессионалы играют в различных отраслях.

Советы по работе на канцелярских или административных должностях

Если вы рассматриваете любой из этих типов должностей, вот несколько советов:

Развивать навыки

Посещение курсов или онлайн-семинаров может помочь вам развить важные навыки для канцелярских и административных должностей. Поиск сетевых мероприятий, волонтерских возможностей или учебных занятий также может дать вам возможность попрактиковаться в своих навыках. Наблюдение за другими профессионалами в административных или канцелярских ролях может помочь вам определить основные навыки и включить их в свой собственный набор навыков.

Получать опыт

Волонтерство или поиск возможностей для развития ваших канцелярских и административных способностей может помочь отделить ваше резюме от других кандидатов. Это полезно, если вы только начинаете работать на канцелярских или административных должностях. Кроме того, этот опыт может помочь вам определить, какая роль вам подходит.

Создайте целевое резюме

Просмотр описания работы для каждой канцелярской или административной должности, на которую вы претендуете, может помочь вам создать уникальное резюме, в котором будут подчеркнуты ваши применимые навыки. Включение ключевых слов, которые можно найти в описании работы компании, также может увеличить вероятность того, что системы отслеживания кандидатов продвинут ваше резюме на следующий этап процесса найма. Убедитесь, что вы также указали опыт, квалификацию и полученное образование, которые применимы к вашей предполагаемой должности.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.