Узнайте о том, как стать помощником программы
10 декабря 2019 г.
Что делает помощник программы?
Ассистенты программы обеспечивают административную и материально-техническую поддержку менеджерам программ и другим членам команды. Задачи включают ответы на телефонные звонки и электронные письма, обработку финансовых документов, ведение записей, бронирование авиабилетов и проживания, а также координацию командной деятельности, такой как встречи и семинары. Помимо этих административных обязанностей, помощники программы могут также проводить исследования программы и сообщать о проблемах клиента соответствующим членам команды. Также помощники программы могут помочь с:
Создание учебных документов и помощь в разработке программных материалов
Назначайте встречи, ведите и распределяйте протоколы
Управление календарями программы
Проекты контрактов и бюджетов под контролем руководства
Взаимодействие с консультантами проекта и сотрудниками полевых офисов
Обновляйте планы программы, чтобы члены команды могли иметь четкое представление о статусе программы.
Ведение веб-сайта программы и учетных записей в социальных сетях
Помощь в наборе новых членов команды
Предоставление справочных материалов и другой документации для внешних встреч
Средняя зарплата
Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: $14,19 в час
Некоторые зарплаты варьируются от 20 000 до 51 000 долларов в год.
Требования к помощнику программы
Чтобы стать ассистентом программы, требуется сочетание образования, подготовки и навыков. Вот несколько способов, которыми эти специалисты могут улучшить свою карьеру:
Образование
Помощникам программы обычно требуется аттестат о среднем образовании или GED. Однако некоторые работодатели могут предпочесть кандидатов со степенью младшего специалиста или эквивалентным уровнем канцелярского опыта. Крупные компании также могут отдать предпочтение кандидатам, имеющим образование в области делового администрирования или в области, имеющей отношение к их отрасли. Кандидаты также могут захотеть изучить офисные программы или программное обеспечение для обработки текстов.
Повышение квалификации
Как правило, руководители программ проходят обучение на рабочем месте, которое помогает им познакомиться с компанией. Кандидаты также могут расширить свои знания самостоятельно, записавшись на онлайн-курсы. Американское общество административных специалистов (ASAP) также предлагает вебинары по запросу.
Сертификаты
Ассистенты программы, желающие расширить свои знания и повысить свою карьеру, могут сделать это, получив профессиональную сертификацию. Вот два уважаемых сертификата для этих профессионалов:
Сертификат сертифицированного административного специалиста (CAP)
Эта сертификация, предлагаемая Международной ассоциацией административных специалистов (IAAP), является аккредитованной NCCA квалификацией для административных специалистов. Чтобы претендовать на эту сертификацию, вам необходимо сочетание образования и опыта. Например, тем, кто не имеет степени, потребуется четыре года опыта, а тем, у кого есть степень младшего специалиста, – три года. Экзамен охватывает широкий круг тем, включая организационные коммуникации, деловое письмо и производство документов, офисные записи, а также управленческие и операционные функции.
Профессиональная административная сертификация передового опыта (PACE)
Американское общество административных специалистов (ASAP) предлагает эту онлайн-квалификацию для административных специалистов. При регистрации на эту сертификацию вы получите учебный план, учебное пособие и обучающие видео. Курс охватывает пять ключевых компетенций: межличностные коммуникации, управление проектами и задачами, цифровые технологии, управленческие навыки и развитие карьеры. Кандидаты должны быть членами ASAP, прежде чем они смогут записаться на этот курс.
Навыки и умения
Ассистент программы часто выступает в качестве связующего звена между различными сторонами программы, такими как менеджеры, члены команды и клиенты, поэтому им необходимы отличные навыки межличностного общения и общения. Навыки общения должны включать активное слушание, поскольку участники программы часто обращаются к ним с просьбами, идеями, заказами и проблемами. Другие навыки, необходимые программному помощнику, включают:
Организационные навыки
Ассистенты программы заботятся о важном планировании, которое имеет жизненно важное значение для успеха проекта. Многие из этих задач требуют тщательного планирования и многозадачности, поэтому программный помощник должен эффективно планировать, организовывать и планировать задачи.
Навыки работы с офисными программами
Большая часть обязанностей ассистента программы связана с использованием электронных таблиц и чтением, набором текста и корректурой документов. Они также могут использовать презентации в виде слайд-шоу при создании материалов для обучения и семинаров. Вам поможет знание обычных офисных программ.
Общая компьютерная грамотность
Помощники по программам должны иметь представление о компьютерах, поскольку им, возможно, придется работать с проприетарным программным обеспечением. Им также может потребоваться взаимодействовать с участниками программы через мгновенные сообщения или видеочат, установить принтер или обновить веб-сайт программы и учетные записи в социальных сетях.
Навыки письма
Помимо общения, программным помощникам также необходимо красноречиво выражаться в письменной форме, поскольку они часто составляют электронные письма, отчеты и письма.
Условия работы помощника программы
Помощники по программам участвуют в программах в самых разных секторах и отраслях, в том числе:
Экологические исследования
Технология
Медицинские услуги
Юридические услуги
Условия работы варьируются в зависимости от программы и характера работы. Тем не менее, рабочая среда может включать в себя:
Полная или неполная занятость, в зависимости от программы и сектора
Работа в офисе, связанная с большим количеством работы за компьютером и использованием другого офисного оборудования, такого как принтеры и факсимильные аппараты.
Регулярная коммуникация с другими участниками программы и клиентами
Как стать помощником программы
Люди идут разными путями, чтобы стать помощником программы. Однако, если вы решили, что это та профессия, которой вы хотите заниматься, рассмотрите следующие шаги:
1. Получите аттестат о среднем образовании или квалификацию GED.
В качестве требования начального уровня для этой карьеры вашим первым шагом будет получение аттестата об окончании средней школы или GED. Вы можете получить высшее образование, чтобы повысить свою квалификацию и увеличить свои шансы на продвижение по службе, но этот шаг обычно не требуется.
2. Получить дополнительную квалификацию.
Получение других квалификаций повысит ваши шансы найти работу в качестве ассистента программы. Вы можете рассмотреть возможность получения квалификации сертифицированного административного специалиста (CAP) или выбрать степень в области делового администрирования.
3. Получите опыт.
Поскольку многие работодатели предпочитают помощников по программам с некоторым канцелярским опытом, вы можете предложить свои услуги в качестве волонтера в программах, в которых вы заинтересованы. Вы также можете пройти стажировку, если вы хотите получить степень в области делового администрирования.
4. Свяжитесь с соответствующими программами.
После получения квалификации и опыта вы можете связаться с соответствующими лицами, принимающими решения, и выразить свою заинтересованность в присоединении к текущим или будущим программам.
Пример должностной инструкции помощника программы
Мы ищем энергичного ассистента программы, который присоединится к захватывающей экологической программе, которую мы в настоящее время запускаем. Обязанности будут включать административные задачи, такие как ответы на телефонные звонки, переписка по электронной почте, регистрация, выставление счетов, управление расходами, а также организация и помощь в проведении встреч и семинаров.
Ассистент программы также будет оказывать материально-техническую поддержку членам нашей команды, например, организовывать транспорт и размещение по мере необходимости, обновлять веб-сайт нашей программы и тесно сотрудничать с нашими поставщиками. Другие обязанности могут включать помощь членам команды в исследованиях и помощь им в документации. Идеальный кандидат должен иметь диплом средней школы и не менее двух лет опыта работы в качестве ассистента программы.