Узнайте о том, как стать офисным помощником

Чем занимается помощник в офисе?

Офисный помощник — это бизнес-профессионал, который поддерживает повседневную работу офиса и его сотрудников. Эта роль включает в себя приветствие гостей, поддержание чистоты и привлекательности офисного пространства и выполнение связанных с этим задач под руководством офис-менеджера, исполнительного секретаря или старших руководителей офиса. Дополнительные обязанности включают в себя:

• Оперативно отвечать на телефонные звонки, электронные письма и другие письменные сообщения

• Заказ, контроль, распределение и пополнение запасов канцелярских товаров

• Разработка и внедрение основных организационных систем

• Ведение протоколов заседаний, повесток дня и других важных документов

• Ввод данных, кредиторская задолженность или легкие бухгалтерские обязанности

• Организация распорядка дня и организации поездок для офисных сотрудников и руководителей

Средняя зарплата

Зарплата офисного помощника варьируется в зависимости от размера компании и уровня ответственности. Опыт кандидата также влияет на его типичный диапазон заработной платы. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.

• Обычная зарплата в США: $13,90 в час

• Заработная плата варьируется от 7,25 до 24,60 долларов в час.

Требования к офисному помощнику

В зависимости от того, где вы хотите работать, могут быть формальные и неформальные требования для найма офисного помощника, в том числе:

Образование

Хотя аттестат о среднем образовании, как правило, является минимальным требованием для того, чтобы стать офисным помощником, есть также два варианта формального образования, которые могут получить начинающие офисные помощники:

• Диплом профессионального училища: Этот тип программы предусматривает обучение устному и письменному общению, распространенному программному обеспечению и программам обработки текстов, навыкам ввода данных и обслуживания клиентов. Программы предлагаются очно и онлайн в местных колледжах или технических школах, и обычно для их завершения требуется один год.

• Степень бакалавра: существуют программы младшего специалиста и бакалавра в областях, связанных с бизнесом, таких как деловое администрирование, маркетинг или коммуникации, которые подготовят вас к работе помощником в офисе. При зачислении на полный рабочий день эти программы на получение степени обычно занимают два или четыре года соответственно.

Повышение квалификации

Обучение, чтобы стать офисным помощником, может включать в себя вышеупомянутые возможности формального образования или неформальное обучение путем волонтерства или стажировки в офисе. Обучение под руководством офисного помощника обычно включает в себя моделирование ожидаемых задач и тщательный контроль до тех пор, пока вы не научитесь выполнять задачи самостоятельно. Офисным стажерам, скорее всего, поначалу будут даваться задачи более низкого уровня, такие как приготовление кофе, изготовление копий или подшивка документов. Сложность назначенных задач обычно увеличивается со временем в зависимости от производительности. Каждый офис определяет свои собственные требования к обучению, которые соответствуют уникальным потребностям офиса и более крупной организации.

Эти специалисты также могут пройти обучение в качестве новых офисных помощников, чтобы изучить конкретные процессы и потребности компании. Это обучение может также включать в себя слежку за текущим офисным помощником или офис-менеджером, пока они не освоят самостоятельное выполнение задач. После работы в одном офисе многие навыки и обязанности, полученные в ходе этого обучения, могут быть применены в будущих ролях и условиях.

Сертификаты

Начинающие офисные помощники могут выбрать получение сертификата административного помощника, чтобы еще больше выделиться среди других кандидатов. Этот сертификат направлен на оснащение людей навыками общения, организации и обслуживания клиентов, ожидаемыми от офисного помощника. Особое внимание уделяется развитию навыков работы с программным обеспечением для обработки текстов и управления данными, такими как Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Диплом средней школы или GED является обязательным условием для получения этого сертификата. В дополнение к курсовой работе, успешное завершение этого сертификата требует сдачи экзамена на сертификат помощника по административным вопросам. Курсовая работа и экзамен обычно занимают один год.

Навыки и умения

Чтобы быть эффективным помощником в офисе, требуется уникальный набор навыков, который включает в себя как технические, так и социальные навыки. К наиболее важным навыкам, которыми должны обладать офисные помощники, относятся:

• Навыки межличностного общения: теплая и гостеприимная личность, которая заставляет гостей, клиентов и сотрудников чувствовать себя желанными в офисе, очень важна. Эти навыки помогают создать положительное первое впечатление о компании у посторонних лиц, посещающих офис.

• Коммуникация: Необходимы сильные письменные, устные и личные навыки общения, в том числе умение эффективно задавать вопросы и отвечать на них, давать четкие и краткие указания, точно объяснять процедуры и быстро делиться важными сообщениями.

• Многозадачность: офисных помощников часто просят делать несколько дел одновременно и работать в сжатые сроки для получения результатов. Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты задач в зависимости от срочности — очень ценные навыки.

• Организация: офисные помощники должны организовать физическое пространство, материалы, расписания, файлы и многое другое. Наличие сильных организационных навыков для создания эффективных систем для каждой из этих обязанностей имеет решающее значение для успеха в качестве офисного помощника.

• Работа с текстом: способность быстро и точно печатать будет способствовать эффективному выполнению часто необходимых коммуникативных задач. Этот навык включает в себя внутреннюю и внешнюю коммуникацию в форме электронной почты, заметок, писем, отчетов и многого другого.

Рабочая среда офисного помощника

Офисные помощники работают в небольших или крупных офисах в частном, государственном и некоммерческом секторах. Типичное рабочее время с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу с возможностью сверхурочных или альтернативных часов в зависимости от конкретной компании. Например, школьный офис-ассистент, скорее всего, будет отдыхать летом, а корпоративный офис-ассистент, скорее всего, будет работать круглый год. Виртуальные офисные помощники работают удаленно, в то время как все остальные офисные помощники работают в самом офисе. Тип офиса также влияет на общий тон офиса и на то, требуется ли формальный или неформальный дресс-код.

Как стать помощником в офисе

Вдумчивый подход к подготовке и процессу поиска работы может помочь вам получить успешный опыт. Вот пять важных шагов, чтобы стать офисным помощником.

1. Исследуйте рынок труда.

Хотя некоторые должностные обязанности могут различаться у разных работодателей, полезно изучить навыки и рабочие функции, ожидаемые от офисных помощников в выбранной вами отрасли. Будь то с помощью онлайн-исследований или общения с теми, кого вы знаете в этой области, постарайтесь узнать как можно больше о должностях офисных помощников, прежде чем подавать заявку.

2. Получите соответствующий опыт.

Подумайте о том, чтобы подать заявку на должность волонтера или стажера в офисе, чтобы познакомиться с повседневным функционированием офисной среды и конкретным опытом офисного помощника. Если вы зачислены на программу бакалавриата или профессионально-технического образования, в вашем учебном заведении может быть центр карьеры, который может помочь вам найти такую ​​возможность. Используйте этот опыт, чтобы определить, подходит ли вам эта профессия.

3. Подумайте о сертификации.

Эти учетные данные могут помочь вам отличиться от других кандидатов. Если вас интересует специализированная область, например, юриспруденция или медицина, узнайте, требуются ли специальные сертификаты в дополнение к более универсальным вариантам. Сравните элементы программы, такие как стоимость, кредитные требования, местоположение и районы сосредоточения, чтобы определить, какой вариант лучше всего подходит для вас.

4. Создайте сильное резюме.

Создайте краткое, хорошо написанное резюме, в котором подчеркиваются уникальные навыки и опыт, которыми вы обладаете и которые делают вас высококвалифицированным кандидатом. Используйте информацию, которую вы знаете о потенциальном работодателе, чтобы настроить свое резюме и сопроводительное письмо для конкретной организации и должности, на которую вы претендуете. Не забудьте указать все сертификаты и соответствующий опыт работы.

5. Отправьте заявку.

Подайте заявку на работу офисного помощника, на которую вы имеете право. Немедленно отреагируйте на свое заявление, где-то через одну-две недели после подачи, чтобы убедиться, что работодатель получил ваше заявление, подтвердить свой интерес к должности и спросить о следующих шагах в процессе подачи заявления.

Пример должностной инструкции офис-менеджера

Филиал нашей национальной стоматологической сети в Нью-Йорке ищет офисного ассистента, который поможет с составлением расписания пациентов, ведением документации, страховыми претензиями и общими офисными операциями. Офисный помощник будет отвечать за приветствие всех посетителей, поддержание чистоты и порядка в офисе, помощь пациентам в заполнении документов и ведение четких и лаконичных записей обо всех основных операциях. Необходимы сильные организаторские, коммуникативные навыки и навыки обслуживания клиентов. Приветствуются сертификат помощника администратора и базовые навыки работы с программами Microsoft Office, особенно Word и Excel.

Связанные карьеры