Узнайте о том, как стать координатором

10 декабря 2019 г.

Что делает координатор?

Координатор занимается логистикой мероприятий, администрированием, планированием и бизнес-операциями. Они работают в самых разных отраслях, в первую очередь сосредоточившись на объединении людей, продуктов, клиентов и ресурсов для компании. Некоторые дополнительные обязанности координаторов могут включать:

• Прием телефонных звонков и ответы на вопросы клиентов

• Создание и экспорт данных с информацией о каждом событии

• Помощь в планировании крупных мероприятий

• Составление бюджета для каждого мероприятия и соответствующее распределение средств

• Обработка счетов от поставщиков

• Бронирование площадок, спикеров и стендов

• Осмотр общественных мест до и после мероприятий

• Руководство охранным и логистическим персоналом

• Помощь в продвижении имиджа бренда в социальных сетях

• Обработка итоговых отчетов

• Посещение мероприятий и соблюдение графика

Средняя зарплата

Координатор обычно работает полный рабочий день и может работать сверхурочно, по вечерам или в выходные дни, когда запланированы мероприятия. Зарплата координатора варьируется в зависимости от географического положения работодателя и уровня опыта координатора.

• Обычная зарплата в США: $15,96 в час

• Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 35,65 долларов в час.

Требования к координатору

Для получения должности координатора требуется опыт работы, соответствующий должности, на которую вы претендуете, в том числе:

Образование

Для большинства должностей координатора требуется степень младшего специалиста или бакалавра. Степень координатора можно получить в различных дисциплинах, включая организацию мероприятий, гостиничный бизнес, деловое администрирование или другую смежную область. Поскольку координатор может работать в различных отраслях, полезно иметь степень, соответствующую выбранной отрасли.

Повышение квалификации

Координатор получает подготовку на курсах в колледже, стажировках и опыте работы начального уровня. Курсы колледжа дают студентам базовые знания и навыки, необходимые для начала работы в области координации мероприятий, логистики или бизнес-операций. Студенты часто ищут стажировки или соответствующую подработку, чтобы лучше понять отрасль, в которую они готовятся войти, и получить практический опыт в координации мероприятий. Роли координатора начального уровня в индустрии мероприятий и услуг предусматривают краткосрочное обучение на рабочем месте, чтобы помочь студенту изучить стандартные операционные процедуры компании и продолжить рост в качестве координатора.

Сертификаты

Сертификаты подтверждают способности координатора и помогают продвигаться по карьерной лестнице. Наиболее часто получаемые сертификаты включают в себя:

Сертифицированный специалист по специальным мероприятиям (CSEP)

Эта лицензия присуждается профессионалам в области организации мероприятий, которые продемонстрировали опыт во всех областях проведения специальных мероприятий. Эта сертификация была разработана Международной ассоциацией событий жизни, чтобы стандартизировать и повысить уровень профессии организатора мероприятий. Экзамен на получение лицензии проводится с помощью компьютера, но его необходимо сдавать лично в местном центре тестирования.

Экзамен длится 4,5 часа и состоит из 100 вопросов с несколькими вариантами ответов и письменной части. Профессионалы поддерживают сертификацию, зарабатывая 25 баллов каждые пять лет. Баллы можно заработать благодаря профессиональному опыту, членству в отраслевых организациях, курсам повышения квалификации и волонтерской деятельности.

Сертифицированный планировщик встреч (CMP)

Совет индустрии мероприятий (EIC) управляет этой международной лицензией для оценки навыков профессионалов в области проведения встреч, конференций и выставок. Предварительные условия для сдачи экзамена CMP включают 36 месяцев работы в отрасли на полную ставку и 25 часов непрерывного образования.

Однако, если у вас есть степень в области организации мероприятий или гостиничного бизнеса, вам потребуется всего 24 месяца работы на полную ставку. Кроме того, соответствующая стажировка может засчитываться в 25 часов непрерывного образования. После получения эта сертификация должна обновляться каждые пять лет.

Обработчик еды ServSafe

Эта сертификация охватывает надлежащие методы обработки для обеспечения безопасности пищевых продуктов и может быть получена лично или через Интернет. Этот сертификат обычно действителен в течение трех лет, но это может варьироваться в зависимости от штата и работодателя.

Навыки и умения

Успешный координатор обладает рядом навыков и качеств, включая следующие:

Коммуникация

Этот навык включает в себя четкое письменное и устное взаимодействие с другими людьми на рабочем месте. Способность формулировать планы, направления и графики важна для сильных коммуникативных навыков. Координаторы должны иметь возможность эффективно сообщать планы мероприятий и логистические требования другим сотрудникам. Они также регулярно поддерживают связь с клиентами и поставщиками, чтобы убедиться, что они понимают, что будет происходить на протяжении всего мероприятия.

Лидерство

Лидер обеспечивает руководство и мотивацию в достижении целей для других. Координатор возглавляет группу логистики мероприятия и обеспечивает проведение мероприятия в соответствии с планом.

Способность решать проблемы

Это включает в себя выявление неэффективных областей и решение этих проблем быстро и эффективно. Координатор должен уметь быстро соображать, чтобы исправить любые проблемы или задержки в день мероприятия. Они также решают, следует ли и когда информировать клиента о любых проблемах.

Тайм-менеджмент

Координаторы работают со многими клиентами, поставщиками и сотрудниками логистики одновременно, и они должны убедиться, что все стороны получают информацию относительно своих ролей. Координатор также отвечает за эффективное управление своим временем, чтобы гарантировать, что все клиенты получат качественное обслуживание.

Внимание к детали

Этот мягкий навык предполагает тщательность и аккуратность при выполнении задачи. Координатор анализирует сложные планы и обеспечивает рассмотрение всех деталей на этапах планирования и выполнения.

Условия работы координатора

Координаторы работают в различных условиях, включая офисы, конференц-центры и места проведения мероприятий. Их рабочий день сильно различается, но часто включает в себя следующее:

• Сидя за столом за компьютером, встречаясь с клиентами или заполняя документы

• Поездка на места и к различным продавцам

• Значительную часть дня проводить стоя и ходить по месту проведения мероприятия

Как стать координатором

Вот наиболее распространенные шаги, чтобы стать квалифицированным координатором:

1. Продолжить образование

Ознакомьтесь с образовательными требованиями для работы, которая вас интересует, и получите соответствующую обычно требуемую степень. Большинство координаторов имеют степень младшего специалиста или бакалавра, соответствующую координирующим услугам, которые они предоставляют.

2. Получите необходимые сертификаты

Подумайте о том, чтобы сдать экзамены, чтобы стать сертифицированным специалистом по организации специальных мероприятий или сертифицированным планировщиком встреч, если это применимо к вашей отрасли. Если вы ищете должность, на которой вы можете заниматься приготовлением и подачей еды или контролировать ее, пройдите сертификацию ServSafe по обработке пищевых продуктов. Обладание этими лицензиями показывает потенциальным работодателям вашу мотивацию войти в отрасль и преуспеть в своей роли.

3. Ищите открытые вакансии

Найдите доступные роли координатора мероприятий или услуг рядом с вами. Должности координатора обычно доступны как для начинающих, так и для опытных кандидатов. Просмотрите описания отдельных вакансий на предмет желаемой квалификации, чтобы определить, подходит ли вам эта вакансия.

4. Напишите сильное резюме

Создайте резюме, в котором укажите свое образование, соответствующий опыт, навыки и любые сертификаты, которые вы получили. Рассмотрите возможность использования формулировок в описаниях вакансий, чтобы описать свой опыт и навыки, чтобы лучше привести свою квалификацию в соответствие с ожиданиями ваших потенциальных работодателей.

5. Подготовьтесь к собеседованию

При собеседовании на должность координатора подчеркните свои лидерские и коммуникативные навыки, а также любой профессиональный опыт, который вы приобрели. Во время интервью вы можете поделиться примерами успешных мероприятий, в которых вы участвовали, и какие проблемы вам пришлось преодолеть при координации этого мероприятия.

Пример должностной инструкции координатора

Наш конференц-центр с полным спектром услуг ищет координатора мероприятий, который присоединится к нашей команде по организации мероприятий. Вы будете подчиняться директору по мероприятиям и операциям и будете нести ответственность за надзор за персоналом мероприятия. Мы проводим различные мероприятия, в том числе бизнес-конференции, выставки, концерты и официальные балы. Для этой должности требуется от трех до пяти лет опыта координации крупномасштабных мероприятий и руководства командой. Идеальный кандидат будет иметь страсть к планированию уникальных и запоминающихся мероприятий. Вы также должны обладать сильными коммуникативными навыками, отличными способностями к тайм-менеджменту и харизматичной личностью. Если это похоже на вас, мы с нетерпением ждем вашего ответа.

Связанные карьеры

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать координатором, вас также может заинтересовать одна из следующих связанных профессий: