Узнайте о том, как быть исполнительным секретарем
Что делает исполнительный секретарь?
Исполнительный секретарь – это помощник, который оказывает канцелярскую поддержку руководителю организации или другому администратору высокого уровня. Эта должность часто служит первой точкой контакта для внутренних и внешних сторон, связывающихся с руководителем или администратором. Исполнительный секретарь осуществляет административную поддержку, такую как:
Управление сложным календарем профессиональных встреч, конференций, личных встреч и поездок
Прием и переадресация телефонных звонков, надлежащая переадресация сообщений и отслеживание запросов
Управление входящей корреспонденцией, включая электронную почту, заметки, факсы и почту, иногда требующую высокого уровня осмотрительности
Проведение отраслевых исследований и систематизация важных файлов, часто составление сопроводительной документации для презентаций, конференций и совещаний.
Подготовка и корректура отчетов и других отраслевых документов, имеющих отношение к роли руководителя, иногда с анализом данных
Ведение бухгалтерского учета по отделам, выставление счетов и отслеживание складских запасов в офисе
Средняя зарплата
Многие исполнительные секретари работают полный рабочий день, хотя некоторые из них могут работать неполный рабочий день или в качестве временных сотрудников. Заработная плата исполнительных секретарей варьируется в зависимости от уровня образования и соответствующего опыта работы, а также от отрасли работодателя, размера компании и географического положения. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: $17,92 в час
Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 35,60 долларов в час.
Требования к исполнительному секретарю
Получение должности исполнительного секретаря может включать определенные требования в зависимости от уровня работы, на которую вы претендуете, в том числе:
Образование
Исполнительные секретари начального уровня должны иметь как минимум аттестат о среднем образовании или сертификат общего образования (GED) в дополнение к сертификатам навыков. Для некоторых должностей требуется как минимум степень младшего специалиста, и, в зависимости от отрасли, для некоторых должностей может даже потребоваться степень бакалавра.
Лица могут получить степени в различных дисциплинах, включая бизнес, коммуникации и гуманитарные науки. Некоторые работодатели и отрасли могут предпочесть университетское образование по конкретным дисциплинам, которые лучше подготовят этих исполнительных секретарей к конкретным отраслевым задачам. Некоторые из этих дисциплин могут включать финансы, государственную политику и здравоохранение.
Те, у кого нет ученых степеней, также могут пройти технические курсы, которые обеспечат твердые навыки, необходимые для работы исполнительным секретарем, включая деловое письмо, документацию, регистрацию и организацию, обработку данных и ведение бухгалтерского учета. Некоторые роли могут принимать соразмерный опыт вместо образовательных требований.
Повышение квалификации
В целях обучения многие исполнительные секретари изучают конкретные методы и технологии, связанные с их ролью во время работы. Это обучение может быть частью процесса адаптации в новой компании и может длиться от нескольких недель до месяца. Обучение часто включает в себя слежку за действующими исполнительными секретарями и выполнение обязанностей под наблюдением до тех пор, пока они не освоятся достаточно, чтобы выполнять задачи самостоятельно. После общего периода обучения они могут обратиться к этому руководителю по конкретным вопросам.
Исполнительные секретари с предыдущим соответствующим опытом могут передать административные навыки, такие как обслуживание клиентов и управление временем, для работы на нового работодателя.
Сертификаты
Сертификаты позволяют профессионалам подтвердить свою квалификацию нынешним и будущим работодателям. Исполнительные секретари могут получить сертификаты, чтобы получить больше теоретических знаний о своих обязанностях, проверить свои профессиональные навыки и продвинуться по карьерной лестнице. Вот два наиболее распространенных сертификата для этой профессии:
Сертифицированный административный специалист (CAP)
Созданный Международной ассоциацией административных специалистов (IAAP), CAP представляет собой экзамен, который охватывает шесть тем, относящихся к обязанностям административных специалистов, включая организационную коммуникацию, деловую документацию и письмо, технологии и информацию, ведение документации, управление мероприятиями и проектами и бизнес. функции. Этот экзамен представляет собой цифровой тест с множественным выбором из 200–225 вопросов, на выполнение которого уходит примерно три часа, и его можно сдать в утвержденных IAAP центрах тестирования по всему миру. IAAP предоставляет материалы для подготовки к тесту на своем сайте и предлагает тест тем, у кого уже есть соответствующий опыт работы и образование.
Специалист по Microsoft Office (MOS)
Эта сертификация оценивает технические навыки использования приложений Microsoft, обычно используемых административными работниками. В настоящее время Microsoft предлагает сертификаты уровня Associate для каждого конкретного приложения, включая Word, Excel и PowerPoint. Чтобы стать ассоциированным специалистом Microsoft Office, испытуемые должны сдать каждый экзамен уровня младшего специалиста. Чтобы получить звание эксперта-специалиста по Microsoft Office, заработайте звание ассоциированного специалиста по Microsoft Office, а затем сдайте два дополнительных экзамена на уровень эксперта. В дополнение к этим приложениям Microsoft предлагает сертификаты для приложений эпохи 2016 года, таких как Microsoft Office 365 и Skype для бизнеса. Сертификаты MOS доступны для всех, кто заинтересован в проверке своих практических знаний о приложениях Microsoft.
Навыки и умения
Исполнительным секретарям требуется несколько жестких и мягких навыков, чтобы преуспеть в офисе. Некоторые навыки включают в себя:
Организация
Этот навык включает в себя создание простых методов для решения сложных задач и создания порядка на рабочем месте. Исполнительные секретари используют организационные навыки, чтобы аккуратно хранить документы, фильтровать входящие и исходящие сообщения и устанавливать процессы для выполнения повседневных обязанностей.
Тайм-менеджмент
Этот навык включает в себя планирование серии ежедневных задач и определение приоритетов определенных обязанностей в зависимости от важности, продолжительности времени выполнения и крайних сроков. Исполнительные секретари используют тайм-менеджмент, чтобы планировать свои дни, недели, месяцы и кварталы, чтобы выполнять задачи вовремя и по порядку. Они также используют этот навык при управлении календарем для руководителя или администратора, которого они поддерживают, чтобы наилучшим образом планировать встречи, поездки и другие встречи каждый день.
Письменное сообщение
Этот важный навык включает в себя интерпретацию письменных сообщений и правильное написание ответов. Эти специалисты используют письменное общение для координации мероприятий и встреч, делегирования обязанностей и подачи запросов. Письменное общение также включает в себя обобщение информации и использование делового письма и профессионального этикета при создании сообщений, отчетов и другой важной документации.
Вербальная коммуникация
Этот мягкий навык требует понимания этикета на рабочем месте, чтобы говорить и делиться четкими сообщениями. Это также включает в себя активное слушание, чтобы понять сообщение говорящего, чтобы правильно и надлежащим образом ответить или предпринять какие-либо действия. Ответственные секретари используют вербальное общение при разговоре по телефону и лично. Они используют сигналы, такие как язык тела и тон, для оценки взаимодействия и эффективного реагирования.
Межличностные навыки
Эти навыки предназначены для того, чтобы помочь профессионалам поддерживать уважительное общение с другими людьми. Они включают в себя навыки эффективного письменного и устного общения, а также такие качества, как эмпатия и эмоциональный интеллект, чтобы лучше понять, что нужно другому человеку и почему. Исполнительные секретари часто используют свои навыки межличностного общения, чтобы бескорыстно помогать другим решать проблемы, отвечать на вопросы и выполнять задачи.
Технические навыки
Эти навыки позволяют профессионалам правильно использовать технологии при выполнении повседневных обязанностей. Исполнительные секретари получают технические навыки использования компьютеров и цифровых приложений для выполнения своей работы. Некоторые технические навыки включают онлайн-исследования, программное обеспечение для устранения неполадок, обработку слов и данных и управление цифровыми финансами.
Рабочая среда исполнительного секретаря
Эти специалисты работают в различных офисных условиях со следующими характеристиками:
Сидеть за столом в течение длительного периода времени
Использование компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов и другой обычной офисной техники
Регулярное общение с другим внутренним административным персоналом и руководителем или администраторами, которых они поддерживают
Облегчение связи между внешними сторонами и руководителем или администратором, которого они поддерживают
Отслеживание отгрузки и прибытия поставок поставщиков
Навыки, качества и опыт исполнительных секретарей часто применимы в самых разных отраслях. Эти административные специалисты обычно предлагают свою поддержку руководителям и администраторам в следующих отраслях:
Предприятия и корпорации
Правительство
Образование, включая начальную школу и высшее образование
Некоммерческие организации
Научные исследования и здравоохранение
Как стать исполнительным секретарем
Вот наиболее распространенные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы стать квалифицированным исполнительным секретарем, готовым к работе:
1. Продолжить образование.
Вам следует просмотреть списки вакансий в выбранной вами отрасли или географическом регионе, чтобы определить уровень образования, который обычно требуется. Получите уровень образования, наиболее распространенный для этих должностей в вашей отрасли или регионе. Вы также можете заниматься конкретными дисциплинами, если ваша предполагаемая отрасль предпочитает их.
2. Получите соответствующий опыт работы.
Вы можете получить соответствующий опыт работы на временных или неполных административных должностях. Вы даже можете найти должности волонтеров, которые помогают исполнительным секретарям или другим административным специалистам выполнять больше контролируемых обязанностей и учиться на работе. Подумайте о том, чтобы работать в любой из этих ролей в качестве студента, пока вы получаете диплом или степень.
3. Получите технические сертификаты.
В зависимости от вашего образования и опыта работы, вы можете подумать о получении технических сертификатов по деловому письму, делопроизводству или программным приложениям, чтобы подготовить вас к ежедневным обязанностям исполнительного секретаря.
4. Подготовьте свое резюме.
Вы можете указать свой самый высокий уровень образования, технические или другие соответствующие сертификаты и свой соответствующий опыт работы в резюме. Раздел вашего опыта работы должен включать название компании или организации, даты, когда вы там работали, и краткое изложение ваших обязанностей, вклада и достижений. Это эффективное резюме может помочь вам найти работу исполнительного секретаря, которую вы хотите.
5. Подать заявку на поддержку руководителей высокого уровня.
Получив образование, сертификаты и опыт, просмотрите текущий рынок труда для вашей предполагаемой отрасли и географического местоположения. Выберите должности, на которые вы имеете право, исходя из требуемого многолетнего опыта, а также уровня и типа образования. Этот шаг может гарантировать, что вы оптимизируете поиск работы и повысите вероятность того, что работодатели свяжутся с вами для собеседования. Используйте составленное вами резюме, а также сопроводительное письмо, в котором резюмируется ваша пригодность для этой конкретной должности и компании.
Пример должностной инструкции ответственного секретаря
Офис генерального директора в настоящее время ищет исполнительного секретаря с опытом работы от трех до пяти лет в административной поддержке динамично развивающейся компании, предпочтительно в финансовом секторе. Исполнительный секретарь обрабатывает все входящие сообщения, включая телефонные звонки, электронные письма и почту, а также управляет сложным профессиональным календарем, который включает международные поездки. Эта роль также координирует свои действия с отделами маркетинга, связей с общественностью и финансами по особым поручениям. Другие ежедневные обязанности распределяются по мере необходимости. Идеальный кандидат имеет степень бакалавра или соответствующий опыт работы, знаком с назначением менеджеров по личным финансам и может выполнять множество сложных задач одновременно.