Узнайте, как вести учет возмещения

8 апреля 2021 г.

Контракты и проекты иногда могут повлечь за собой непредвиденные расходы, будь то дорожные расходы, чтобы забрать материалы, или почтовые расходы, чтобы отправить почти готовый черновик. Малый бизнес или фрилансер могут выставить счет своему клиенту за эти расходы, поскольку расходы были необходимы для завершения работы для этого клиента. Затем клиент возвращает фрилансеру эти расходы, называемые возмещением. В этой статье мы обсудим, как записывать каждый шаг процесса возмещения и как решить, какие расходы должны быть возмещены.

Что такое возмещение в бухгалтерском учете?

Возмещение клиенту или оплачиваемый расход — это непредвиденный расход, который бизнес оплачивает для завершения проекта для клиента. Затем они выставляют клиенту счет за эти расходы, и клиент возмещает общую стоимость, которую они заплатили. Возмещение может включать в себя широкий спектр расходов, от стоимости профессиональной конференции или инструмента до дорожных расходов, таких как гостиница, питание или деньги на бензин. Поскольку клиент в конечном итоге возмещает бизнесу расходы, возмещаемые расходы отличаются от других расходов, которые бизнес вычитает из своей чистой прибыли.

Сотрудник также может потребовать от своего работодателя возмещения командировочных или деловых расходов, которые он должен оплачивать из своего кармана, таких как питание или гостиничные счета. Работодатель обычно имеет четкую политику в отношении того, какие расходы могут быть возмещены, и заботится о бухгалтерском учете, поэтому сотрудникам не нужно вести собственный учет возмещения.

Как зафиксировать возмещение

Вот шаги для записи возмещения в качестве фрилансера или малого бизнеса:

1. Решите, является ли это действительным возмещением

Во-первых, оцените, являются ли эти расходы подходящим оплачиваемым расходом для этого клиента. Подумайте, могли бы вы выполнить свою работу для них без него, и разумно ли и практично ли брать с них плату за это. Если это большие расходы по сравнению с их счетом или если это инструмент или ресурс, который вы можете использовать для многих клиентов, вы можете вместо этого записать это как обычные деловые расходы.

Пример: Вы консультант по дизайну интерьера, у которого есть контракт на отделку интерьера ресторана. Вы с клиентом договариваетесь о наборе итальянских ламп, но они продаются только за 250 миль в соседнем городе. Вы отслеживаете свои мили и стоимость газа, чтобы пойти за лампами и выставить счет своему клиенту, поскольку вы не могли бы закончить ресторан, не забрав лампы.

2. Сохраняйте чеки

Важно вести точный учет своих расходов. Вы можете приложить копии квитанций к своему отчету о расходах, который вы предоставляете клиенту, поэтому сделайте фото или сохраните сами квитанции. Вы также можете отслеживать дату, клиента или проект и точную сумму в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для собственного бюджета и налоговых отчетов. Некоторое коммерческое программное обеспечение может автоматически отслеживать возмещение, чтобы хранить эти квитанции в цифровом виде вместе с остальными вашими финансовыми записями. Если вы используете программное обеспечение для отслеживания расходов, может быть проще всего отслеживать расходы на возмещение как временную ссуду клиенту.

3. Добавьте расходы на возмещение в счет клиента.

Сложите все расходы по проекту и добавьте эту сумму к счету клиента. То, как вы отформатируете расходы в счете-фактуре, может зависеть от клиента. Вы можете добавить одну строку для оплачиваемых расходов или разделить расходы на разные категории. Некоторым клиентам может потребоваться отчет о расходах вместе со счетом, который представляет собой запись соответствующих квитанций по проекту и пояснения о том, как были использованы деньги или материалы. Даже если клиенты этого не требуют, в том числе можно показать свою открытость и выстроить отношения с клиентом.

4. Выставляйте счета клиенту до согласованных лимитов

Срочно выставляйте счет. Это может помочь вам быстрее получить компенсацию. Для некоторых долгосрочных проектов целесообразно периодически выставлять счета клиенту, а не ждать окончания проекта. Для более коротких проектов может быть лучше просто добавить расходы в единый окончательный счет. Следите, как и с другими счетами, и обязательно отвечайте на любые проблемы клиентов или отвечайте на любые вопросы о возмещении.

5. Определите, облагается ли это налогом

Большинство возмещений не являются налогооблагаемым доходом. Хранение необлагаемых налогом статей отдельно от других доходов может упростить подачу налоговой декларации. Вы можете хранить копии всех квитанций и заметок о возмещении расходов вместе с вашими записями за финансовый год. В случае аудита эти записи могут помочь вам доказать IRS, что эти суммы были возмещением, а не налогооблагаемым доходом.

6. Добавьте в свои записи

Добавьте расходы и возмещения в свои бухгалтерские записи. Вы можете добавить возмещение в виде краткосрочной ссуды, чтобы оно исчезло из ваших книг после того, как клиент выплатит его. Другой вариант — перечислить ваш первоначальный платеж в составе расходов, а погашение от клиента — в составе доходов или доходов. Это может быть более простой вариант для записи информации, но может быть неясным при подаче налоговой декларации, поскольку компенсационные платежи обычно не облагаются налогом, как другие доходы.

Советы по сбору возмещения

Вот несколько замечаний по сбору возмещения:

Знай, прежде чем идти

Как фрилансер или подрядчик, включите переговоры о возмещении в свой контракт. Обычно это касается либо максимальной суммы, которую вы можете попросить клиента возместить, либо конкретных предметов, таких как проезд или расходные материалы, за которые клиент возместит вам расходы. Помимо этого, вы покроете все расходы.

Будь благоразумен

Если ваш клиент или работодатель предлагает возместить вам некоторые расходы, выставьте им счет за все разумные расходы. Их обязанность — дать вам возможность выполнять свою работу. Если вы не попросите возмещения, вы можете столкнуться с тем, что оплачиваете бизнес-расходы из своих личных финансов.

Однако, если у вас накапливается много оплачиваемых расходов по ходу проекта, подумайте, сколько вы уже выставили счет клиенту. Целесообразно учитывать ваши отношения с ними и масштабы проекта, когда решаете, за что выставлять счет.

Сделать дубликаты квитанций

Было бы разумно хранить копии квитанций более чем в одном месте. Вы можете хранить одну копию с вашими записями для определенного клиента и другую копию в своих файлах за этот финансовый год, чтобы вы могли легко найти их в случае необходимости и могли воссоздать записи, если один набор потерян.