Узнайте, как стать помощником офис-менеджера

1 апреля 2021 г.

Профессиональные офисные помощники являются жизненно важной частью работы руководителей и других специалистов и необходимы для координации и поддержки общей деятельности фронт-офиса при минимальном контроле. Они помогают своим руководителям выполнять поручения на рабочих местах, включая закупки, электронную почту, планирование, планирование производства, организацию приемов и координацию объектов. Если вы делаете эту карьеру, у вас должна быть квалификация, необходимая для того, чтобы подать заявку на эту должность. В этой статье мы обсуждаем помощника офис-менеджера, чем занимается помощник менеджера, навыки, необходимые для того, чтобы им стать, зарплату, перспективы работы и часто задаваемые вопросы о помощниках офис-менеджеров.

Кто такой помощник офис-менеджера?

Офис-менеджер — это сотрудник, отвечающий за административную поддержку и обеспечение бесперебойной работы офиса. Работа включает в себя широкий спектр обязанностей, включая редактирование, прием и поддержку при подаче документов в определенные отделы или определенный тип документов. Самые успешные помощники менеджеров используют свой обширный опыт в делопроизводстве, чтобы хорошо выполнять свои обязанности. Они также полагаются на свое знание приложений Microsoft Office, таких как Excel и Word, для выполнения своих задач.

Помощники офис-менеджера – это профессионалы, которые координируют и организуют офисные процедуры и административные обязанности. Их роль заключается в создании и поддержании отличной рабочей среды, обеспечении высокой коммуникации, безопасности и организационной эффективности.

Чем занимается помощник офис-менеджера?

Обязанности и обязанности помощника офис-менеджера включают в себя различные виды деятельности, такие как обеспечение общей офисной поддержки сотрудников компании. Эти специалисты также занимаются планированием встреч, приветствием посетителей и оформлением заказов на канцелярские товары. Предыдущий опыт работы в качестве офисных администраторов или офис-менеджеров может помочь помощникам офис-менеджеров успешно выполнять свои обязанности. Им также требуется знание офисного программного обеспечения, такого как базы данных, инструменты электронной почты и электронные таблицы, для точного выполнения офисных административных обязанностей.

Часто помощник офис-менеджера может обеспечить бесперебойную работу офиса, улучшая процедуры компании и выполняя другие повседневные обязанности, в том числе:

• Заказ расходных материалов

• Выполнение технического обслуживания

• Походы по магазинам

• Выполнение поручений

• Обслуживание оборудования

• Оплачивать счета

• Планирование встреч и встреч

• Заказ оборудования и канцтоваров

• Организация планировки офиса

• Партнерство с отделом кадров для поддержания и обновления политик офиса по мере необходимости

• Контроль офисных процедур и операций

• Взаимодействие с ИТ-отделом по вопросам оргтехники.

• Подтверждение того, что все товары включены в счета и оплачены вовремя

• Ведение переговоров по ценам и договорам с арендодателями офисов, поставщиками офисных услуг и поставщиками услуг

• Обеспечение своевременной и точной отчетности и управления бюджетом офиса

• Оказание поддержки посетителям

• Помощь в адаптации новобранцев

• Помощь в решении вопросов сотрудников по вопросам управления офисом (организация командировок, канцелярские товары, оборудование и т. д.)

• Взаимодействие с поставщиками объектов, включая службы общественного питания, уборки и охраны.

• Планирование нерабочих мероприятий, таких как вечеринки, конференции, спорт и праздники.

Помощники офис-менеджеров обеспечивают выполнение всех своих обязанностей и обязанностей для повышения производительности организации. Они также сотрудничают с другими членами команды, чтобы предоставлять услуги и продукты своим клиентам и достигать их целей. Независимо от рабочей среды, сотрудники на этой должности должны четко выполнять свои обязанности и развивать свою карьеру, чтобы получать больше преимуществ от компании, включая продвижение по службе, повышение заработной платы и улучшение условий труда.

Как стать помощником офис-менеджера

Вдумчивый подход к процессу поиска работы и подготовке может помочь вам получить успешный опыт. Некоторые шаги, чтобы стать помощником офис-менеджера, включают в себя:

1. Изучите рынок труда

Прежде чем начать карьеру помощника офис-менеджера, изучите рынок труда. Убедитесь, что навыки, которые вы хотите получить, помогут вам заниматься любимой работой. Учитывайте другие вопросы рабочей среды, тип работодателя, вероятность карьерного роста, заработную плату и время для продолжения обучения.

2. Получите аттестат о среднем образовании

Большинство специалистов, работающих помощниками офис-менеджеров, могли бы начать свою карьеру с дипломированных специалистов. С этим образовательным цензом вы можете устроиться на работу в любую организацию, которая ищет помощников офис-менеджеров. Изучая аттестат о среднем образовании, вы можете изучать бухгалтерский учет, науку, торговлю и деловое администрирование.

Эти предметы помогут вам получить аттестат о среднем образовании для получения следующей образовательной квалификации, включая степень младшего специалиста и степень бакалавра. Некоторые работодатели также рассматривают кандидатов с высшим образованием для найма на должность помощника офис-менеджера.

3. Получите степень бакалавра

Если вы хотите добиться успеха в области помощника офис-менеджера, рассмотрите возможность получения степени бакалавра в области делового администрирования, офисного управления или других смежных степеней. Эти степени научат вас нескольким жестким и социальным навыкам, включая управление офисом и составление бюджета, которые необходимы для поддержки вашей карьеры в качестве помощника офис-менеджера.

4. Отточите свои навыки

Есть много навыков, необходимых для того, чтобы быть успешным помощником офис-менеджера. Некоторые навыки, которые необходимо учитывать, включают надежность организации, навыки межличностного общения, коммуникативные навыки, гибкость и навыки управления временем. Те, кто преследует эту карьеру, должны улучшить свои навыки в этих областях и стать потенциальными кандидатами на эту должность.

5. Получите соответствующий опыт управления офисом

Прежде чем занять должность помощника офис-менеджера в компании, вам необходимо набраться опыта для привлечения работодателей. Административные роли — это лучший способ получить практические знания, связанные с помощью, и показать менеджерам по найму, что у вас есть большой опыт для заполнения открытой вакансии. Подумайте о стажировках в различных организациях, которые связаны с обязанностями офис-менеджера, и получите соответствующий опыт, необходимый для того, чтобы стать профессионалом в этой области.

6. Освойте Microsoft Outlook, Excel и Word.

Использование программного обеспечения, предпочтительно QuickBooks, может быть чем-то, что необходимо помощникам офис-менеджеров для успешного выполнения своих обязанностей. Это означает, что им требуются знания компьютера для применения при выполнении задач в Microsoft Excel, Outlook и Word. Вы можете изучать компьютерные курсы во время получения диплома средней школы или во время четырехлетнего обучения на степень бакалавра. Вы также можете исследовать компьютеры после завершения программ на получение степени и повысить свой потенциал трудоустройства в качестве помощника офис-менеджера.

7. Подумайте о сертификации

Многие сертификаты, связанные с управлением офисом, могут дать вам необходимую квалификацию и помочь вам стать помощником офис-менеджера. Хотя сертификация не является обязательной, она может помочь работодателям поверить в то, что вы сможете хорошо работать на этой должности. Вы можете получить сертификат сертифицированного специалиста по администрированию через Международную ассоциацию администрирования или соответствующий сертификат, который сделает вас лучшим кандидатом на работу.

8. Создайте сильное резюме

Те, кто хочет заполнить открытые вакансии в компаниях по найму в качестве помощников офис-менеджеров, должны создать резюме и приложить сопроводительное письмо. Напишите резюме, которое может включать в себя всю вашу квалификацию, опыт работы и другие важные детали. Хорошо написанное резюме может привлечь работодателей и показать информацию, которая соответствует потребностям компании работодателя.

9. Отправьте заявку

После того, как вы приобрели необходимый опыт, вы можете начать подавать заявки на работу в качестве помощника офис-менеджера. Если вы новичок в этой карьере, продолжайте искать работу и никогда не сдавайтесь, пока не найдете должность, которая наилучшим образом соответствует вашим интересам и навыкам.

Навыки, необходимые помощнику офис-менеджера

Чтобы стать помощником офис-менеджера, необходимо обладать некоторыми навыками, в том числе:

Административный

Вы должны выполнить некоторые административные задачи, в том числе провести оценку эффективности, уволить и нанять сотрудников, контролировать и обучать членов команды. Вы также должны утверждать официальные заявки, вести документацию, вести кадровый учет и вести бизнес-операции. Административные навыки могут помочь вам сосредоточиться на таких вещах, как:

• Процесс рассылки

• Планирование

• Решение конфликта

• Принимать решение

• Делегация

аналитический

Частью ваших обязанностей может быть поиск лучших способов выполнения своей работы. Вам нужно определить области с неэффективностью и разработать решение, которое может сэкономить деньги работодателей и избавить членов вашей команды от множества проблем. Отличный помощник офис-менеджера оценит все процессы, процедуры и практики в компании. Они могут использовать следующие стратегии для улучшения своих показателей:

• Оптимизация

• Креативность

• Критическое мышление

• Решение проблем

• Управление процессом

Внимание к детали

Как помощник офис-менеджера, сотрудники полагаются на вас. Вы будете нести ответственность за своевременный заказ канцелярских принадлежностей для организованного и точного ведения учета. Внимание к деталям поможет вам улучшить:

• Точность

• Проактивность

• Бухучет, ведение учета, делопроизводство

• Интуиция

Коммуникация

Как помощник офис-менеджера, вы часто принимаете посетителей. Если вы единственный, кто принимает посетителей, действуйте как эффективный секретарь, выполняя другие обязанности. Отличные коммуникативные навыки помогут вам эффективно справляться с посетителями и успешно работать на этой должности. Развивайте навыки письменного и устного общения, которые помогут вам эффективно взаимодействовать с коллегами, руководителями и клиентами. Убедитесь, что ваши коммуникативные навыки всегда дружелюбны, точны, эффективны и профессиональны.

Компьютер

Как помощник офис-менеджера, вам требуется широкий спектр навыков работы с компьютером. Специфика вашего работодателя может определить, подходите ли вы для этой должности, но, как правило, обладание электронными таблицами, базами данных и ИТ-способностями может сделать вас успешным на этой должности. Управление офисами может включать в себя огромный объем работы, который может потребовать от вас преуспеть в выполнении задач, в том числе:

• Ввод данных

• Операционная система

• Цифровой календарь

• Устранение неполадок программного обеспечения

• Обмен файлами

Финансы

В ваши обязанности может входить ведение бухгалтерского учета, составление бюджета, составление бюджета, выставление счетов и бухгалтерский учет. Им также может понадобиться, чтобы вы управляли платежной ведомостью, QuickBooks и мелкими денежными операциями. Предоставление ежеквартальных и годовых отчетов также может быть вашей обязанностью. Вы можете преуспеть в качестве помощника офис-менеджера, если обладаете финансовыми навыками.

Лидерство

В качестве помощника начальника, возможно, большой группы офисных операторов, вам потребуется поддерживать координацию и мотивацию всех. Отличные лидерские качества зависят от сотрудничества, чтобы обеспечить развитие организации и помочь другим в их карьере. Эти аспекты помогут вам улучшить свои лидерские качества:

• Работа в команде

• Координация

• Мотивация

• Руководство

• Управление и формирование ожиданий

Зарплата и перспектива работы

Средняя национальная зарплата помощников офис-менеджеров в США составляет 43 499 долларов в год. Эта заработная плата может варьироваться в зависимости от вашего опыта работы, географического положения и типа работодателя.

Согласно Бюро статистики труда США, перспективы помощников офис-менеджеров могут вырасти на 6 процентов в период с 2019 по 2029 год, быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Такие задачи, как управление объектами, предприятиями и подготовка к чрезвычайным ситуациям, останутся ключевыми в различных отраслях.