Узнайте, как стать файл-клерком
Чем занимается файл-клерк?
Файловый клерк отвечает за организацию и ведение документов компании, а также ее системы хранения и категоризации. Файловые клерки должны иметь систему проверки для обеспечения точности регистрации. Они также отвечают за создание материалов или бумажных файлов для ведения учета. Они также обновят и подтвердят точность цифровых файлов. Другие обязанности файловых клерков могут включать:
Сбор данных от сотрудников или клиентов
Сканирование и загрузка бумажных документов для хранения в цифровом формате
Создание организованной системы упорядочивания бумажных и электронных файлов
Общение с сотрудниками, чтобы сообщить им, где найти определенные файлы
Отвечать на телефонные звонки и направлять их соответствующему сотруднику
Средняя зарплата
Типичная зарплата файл-клерка зависит от уровня его опыта, отрасли, в которой он работает, и места работы. При большем опыте возможен более высокий заработок. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: $13,54 в час
Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 22,70 долларов в час.
Требования к файл-клерку
Файловые клерки должны иметь соответствующую подготовку и навыки перед подачей заявления, в том числе:
Образование
Большинство файл-клерков могут получить должность с дипломом средней школы. Однако некоторые работодатели предпочитают, чтобы у кандидата также была степень младшего специалиста или бакалавра. Те, кто заинтересован в том, чтобы стать файл-клерком, могут повысить свои шансы на получение работы, посещая компьютерные курсы, которые охватывают такие навыки, как создание электронных таблиц или использование системы обработки текстов.
Повышение квалификации
Предварительное обучение не требуется, но работодатели могут предпочесть тех, кто имеет опыт работы в сфере обслуживания клиентов или на должности клерка. После начала работы сотрудники часто проходят обучение на месте, которое может длиться несколько недель. За это время их научат пользоваться компьютерными программами в компании, а также любым канцелярским процедурам. Если файл-клерк работает в специализированной области, например, в правительстве или здравоохранении, ему может потребоваться несколько месяцев обучения, чтобы узнать о отраслевых правилах.
Сертификаты
Чтобы стать делопроизводителем, не требуется специальных сертификатов, но их получение может помочь улучшить знания, навыки и возможности трудоустройства сотрудника. Некоторые из этих сертификатов могут включать:
Сертификаты Microsoft Office: кандидаты могут посещать различные курсы, чтобы улучшить свое понимание Word и Excel. Они могут пройти многие из этих курсов онлайн.
Сертификация клерка по вводу файлов и данных: несколько технических и общественных колледжей предлагают сертификат по вводу файлов и данных, что может дать кандидату конкурентное преимущество.
Сертификация управления цифровой информацией: этот сертификат может помочь кандидату лучше познакомиться с управлением цифровыми данными. Вы можете взять это онлайн через техникумы.
Навыки и умения
Файловые клерки должны иметь различные навыки, чтобы подготовиться к должности. Они должны обладать отличными коммуникативными навыками при получении информации от клиентов или сотрудников, поскольку может возникнуть необходимость сообщить другим сотрудникам, где они могут найти определенные файлы. Возможно, им также придется быть внимательными к возможным ошибкам в почтовых адресах и исправлять их. Файловые клерки также должны преуспеть в следующих навыках:
Организация
Файловые клерки должны обладать отличными организаторскими способностями, так как они отвечают за большое количество файлов. Им потребуется эффективная система для организации как бумажных, так и цифровых файлов, чтобы они могли быстро их найти. Система должна быть легко понятна другим сотрудникам, которым может понадобиться доступ к ней.
Самомотивация
Они часто работают с минимальным контролем, поэтому файл-клерк должен быть в состоянии мотивировать себя, чтобы выполнять требуемый объем работы каждый день. Может быть полезно создать методы для организации их работы каждый день с помощью контрольных списков или календарей. Им также необходимо знать, как расставлять приоритеты в своих задачах и решать, в каком порядке выполнять каждую из них.
Навыки работы с компьютером
Файловый клерк должен иметь хорошие навыки работы с компьютером и владеть различными компьютерными программами. Это могут быть Microsoft Office и другие программы для обработки текстов. Они также могут выполнять ввод данных на основе полученных бумажных файлов. Файловым клеркам может понадобиться знать, как создавать документы на компьютере, печатать их и сканировать.
Внимание к детали
Они должны быть ориентированы на детали, чтобы они могли хранить документы в нужных местах. Файловый клерк может помочь организатору компании с документами, необходимыми для уплаты налогов, поэтому он должен знать, как обеспечить безопасность данных. Они также могут вводить большие объемы данных на компьютер, и им необходимо подтвердить правильность всей информации перед ее отправкой.
Навыки общения
Файловые клерки могут приветствовать клиентов, когда они входят в компанию, в зависимости от среды, в которой они работают. Они должны знать, как отвечать на общие вопросы клиентов или посетителей и направлять их соответствующим сотрудникам. Файловый клерк также может нести ответственность за ответы на телефонные звонки и переадресацию телефонных звонков, когда это необходимо.
Физическая подготовка
Несмотря на то, что большая часть их работы не является напряженной, файловым клеркам иногда может потребоваться поднимать и переносить тяжелые коробки, полные файлов. У них должна быть сила, чтобы поднять их и, при необходимости, переносить через офис. Файловый клерк также должен знать правильные методы подъема и сгибания, чтобы предотвратить травмы.
Рабочая среда файл-клерка
Файловые клерки работают в разных средах, включая офисы, правительственные здания, школы, библиотеки и общественные организации. Большая часть их работы будет выполняться в офисе их компании, но они могут путешествовать, чтобы получить необходимые им данные. Они будут проводить большую часть своего дня, сидя за компьютером, но также будут вставать на ноги, чтобы сканировать документы или вручную подшивать документы. Некоторые делопроизводители работают в основном в одиночку с минимальным взаимодействием с другими сотрудниками, в то время как другие могут регулярно взаимодействовать с коллегами и общественностью.
Делопроизводитель использует различное оборудование, включая компьютеры, шредеры, телефоны, сканеры и принтеры. Делопроизводитель может работать неполный рабочий день или работать полный рабочий день, в зависимости от потребностей компании. Часто они работают в дневные смены, но могут понадобиться и в вечернее время или в выходные дни.
Как стать делопроизводителем
Некоторые должности файл-клерка позволяют кандидатам начать с минимального опыта, но может быть полезно иметь некоторый соответствующий опыт или образование. Кандидаты должны предпринять следующие шаги, чтобы стать файловым клерком:
1. Получите аттестат о среднем образовании.
Все кандидаты должны будут завершить свое среднее образование, получив диплом или эквивалент. Хотя должность часто является начальным уровнем, может быть полезно получить степень младшего специалиста, чтобы иметь конкурентное преимущество перед другими кандидатами.
2. Пройдите соответствующие курсы или сертификаты.
Еще один способ увеличить ваши шансы получить работу файл-клерка — пройти курсы, соответствующие задачам, за которые вы будете нести ответственность. Посещение компьютерных классов может быть полезным, чтобы начать изучать навыки, необходимые для должности файл-клерка. Вы также можете посещать занятия по управлению данными, компьютерному программному обеспечению и организации онлайн или лично в местных колледжах.
3. Обновите свое резюме.
Каждый кандидат должен убедиться, что в его резюме указано самое последнее образование и опыт работы. Вы также должны убедиться, что это актуально, и перечислить все навыки, необходимые для должности делопроизводителя. Вы можете адаптировать резюме в зависимости от того, какие навыки и требования указаны в списке вакансий.
Пример должностной инструкции делопроизводителя
Мы ищем идеального кандидата на должность делопроизводителя в Mountain Insurance. Этот человек должен быть высоко мотивирован и способен работать с минимальным контролем. Они будут нести ответственность за сканирование всех бумажных документов и их подачу в электронном виде, а также за подачу документов. Кандидат должен иметь отличные организаторские способности, преуспевать в общении и понимать, как хранить записи в безопасности. Они также должны быть физически способны поднимать ящики весом до 30 фунтов.
Эта позиция рассчитана на полный рабочий день и будет работать в дневное время в течение недели, но иногда могут потребоваться вечерние часы. Все кандидаты должны иметь аттестат о среднем образовании, но степень младшего специалиста приветствуется. Они также должны иметь базовые навыки работы с компьютером, знание программ обработки текстов и опыт ввода данных.