Управление закупками проекта: определение и процессы

13 мая 2021 г.

Проекты в различных отраслях промышленности требуют внешних материалов и ресурсов для успешного достижения своих целей. Управление закупками проекта — это выбор, координация и обслуживание этих товаров и услуг, что является важной частью успешного завершения проекта. Понимание процессов, преимуществ и способов использования управления закупками проекта может помочь вам более эффективно достичь целей вашего проекта. В этой статье мы даем определение управлению закупками проектов, обсуждаем, кто его использует, его преимущества и процессы, а также описываем обязанности менеджеров по закупкам проектов.

Что такое управление закупками проекта?

Управление закупками проекта — это создание и поддержание отношений с внешними ресурсами, необходимыми для завершения проекта. Менеджер по закупкам проекта связывается с поставщиками, чтобы купить, арендовать или заключить контракт на продукты и услуги, необходимые для достижения целей проекта. Чаще всего выбор поставщиков происходит после того, как они подали заявки на партнерство с предприятиями, которые ищут их продукты или услуги. Затем менеджер по закупкам проекта определяет, какие предложения и партнерские отношения наиболее выгодны для его целей. Дальнейшие переговоры могут иметь место для обеспечения справедливого представления интересов обеих сторон.

Кто использует проектное управление закупками?

Управление проектными закупками может быть необходимо для различных отраслей, где реализуются проекты, требующие сторонних материалов или услуг. Следующие отрасли обычно используют управление закупками проекта для достижения своих проектных целей:

• Строительство

• Производство

• Инжиниринг

• Технология

• Финансы

• Здравоохранение

Преимущества управления проектными закупками

Добавление управления закупками к проектам разного размера и сложности дает несколько преимуществ, в том числе:

Повышенное качество

Управление закупками проекта позволяет организациям заключать подробные контракты на обслуживание, чтобы наилучшим образом удовлетворить их потребности, и может повысить уверенность в высоком качестве товаров и услуг. Повышение уверенности в качестве может помочь заинтересованным сторонам почувствовать себя более уверенными в успехе проекта и может привести к будущим инвестициям и финансированию.

Снижение риска

Процесс составления и согласования контрактов на обслуживание может помочь организациям более четко понять свои варианты поставщиков, определяя затраты, процессы и качество обслуживания. Это может помочь снизить риск нарушения условий контракта, что может задержать или негативно повлиять на успех проекта.

Контролируемая стоимость

Тщательно согласованные условия закупок — отличный способ сократить затраты и контролировать расходы. Управление закупками может помочь организациям лучше понять затраты, необходимые для завершения проекта, и может помочь им выбрать продукты и услуги от поставщиков, которые наилучшим образом соответствуют их потребностям, не выходя за рамки бюджета.

Процессы в управлении проектными закупками

Существует четыре ключевых процесса, связанных с управлением закупками продукции:

1. Планирование закупок

Планирование закупок включает в себя ряд шагов, которые помогают определить, какие ресурсы нужны организации для завершения проекта и размер ее бюджета. Менеджеры по закупкам проектов часто учитывают следующие аспекты при планировании закупок:

• Материалы и ресурсы, необходимые для завершения проекта

• Материалы и ресурсы, которые у них уже есть и которые необходимо передать на аутсорсинг

• Требования контракта для внешних закупок

• Требования к дате поставки

• Ключевые вехи проекта и их сроки

• Юридические условия

• Промышленные стандарты безопасности материалов и ресурсов

• Поиск поставщиков и продавцов

• Критерии партнерства

Чаще всего менеджеры используют письменный документ в качестве плана закупок проекта, в котором рассматриваются вышеизложенные соображения и детализируется любая другая важная информация, например, как обрабатывать изменения в датах поставки или условиях контракта.

2. Проведение закупок

После планирования закупок менеджеры по закупкам проекта оценивают предложения поставщиков и выбирают партнеров в зависимости от потребностей своего проекта. На этом этапе закупок часто происходят любые переговоры с поставщиками, и все вовлеченные стороны подписывают согласованные контракты. Менеджеры по закупкам проекта также могут осуществлять платежи за продукты и услуги в это время.

3. Контроль закупок

Как только контракты становятся активными, контроль и управление закупками становятся важными элементами поддержания партнерских отношений с поставщиками и обеспечения того, чтобы услуги и продукты функционировали так, как они предназначены, на протяжении всего проекта. Контроль закупок часто включает в себя:

• Оценка регулярных внутренних обновлений статуса

• Проверка договоров с подрядчиками

• Проверка прогресса и обновлений производительности от поставщиков

• Проведение проверок и аудитов

• Оценка заказов на работу

• Выдача доплаты при необходимости

4. Закрытие закупки

Закрытие закупок включает в себя все необходимые шаги для прекращения партнерства или контракта. Это часто включает обзор выполненных работ или услуг, пересмотр любых изменений в первоначальных условиях контракта и подтверждение произведенных и полученных платежей. Организации также могут подать официальное заявление об освобождении от ответственности после закрытия закупки. Этот контракт подтверждает, что поставщик выполнил условия первоначального контракта и больше не несет ответственности за какое-либо дополнительное участие в проекте.

Обязанности руководителя проекта при закупках

В ходе проектных закупок есть несколько обязанностей менеджеров проекта. Они могут варьироваться в зависимости от проекта и его целей, но есть пять общих обязанностей менеджеров по закупкам проекта:

1. Инициация проекта

Менеджер по закупкам проекта может начать процесс закупок во время инициации проекта. Они часто общаются с руководством, руководителями и членами команды, назначенной для проекта, для обсуждения целей и сроков. Это может также включать обсуждение бюджета, внутренних возможностей и ожиданий высокого уровня.

2. Планирование закупок

План закупок является важной частью согласования ожиданий и организации процессов. Во время планирования закупок руководители проектов часто создают списки и документы, в которых указываются необходимые ресурсы и материалы, сроки и этапы, а также потенциальные способы связи с поставщиками. Они также могут рекламировать свою потребность в подрядчиках через рекламные объявления, сайты онлайн-сетей и через свои профессиональные сети.

Менеджеры по закупкам проекта могут также работать с руководством и руководителями для обсуждения требований поставщиков и действий после закупок.

3. Координация заинтересованных сторон

В проектах часто участвуют несколько заинтересованных сторон, в том числе владельцы бизнеса, руководство, руководители, проектные группы, специалисты по ответственности и консультанты. Менеджер по закупкам проекта отвечает за координацию этих команд и отдельных лиц, чтобы обеспечить взаимное понимание целей и задач проекта. Для этого пусть они определят всех важных заинтересованных сторон и привлекут их в соответствующее время на протяжении всего проекта.

4. Координация поставщиков

Часто несколько поставщиков могут участвовать в одном проекте. Важно, чтобы менеджеры по закупкам проектов эффективно координировали усилия нескольких подрядчиков. В ходе этого процесса руководитель проекта может составлять графики коллективных собраний или демонстраций поставщиков и при необходимости облегчать общение между подрядчиками.

5. Сообщение о прогрессе

По мере развития и продвижения проекта менеджер по закупкам проекта сообщает об этих изменениях и достижениях всем заинтересованным сторонам. Это может помочь гарантировать, что все команды и отдельные лица, работающие над проектом, будут проинформированы о сроках и изменениях графика. Менеджеры по закупкам проектов часто определяют, какая информация необходима для передачи, собирают эту информацию от заинтересованных сторон и поставщиков и передают ее соответствующим сторонам. Они также могут отправлять еженедельные обновления по электронной почте, чтобы информировать всех членов команды о текущем статусе проекта.