Управление событиями: определение, ключевые аспекты и навыки

30 марта 2022 г.

Проведение различного рода мероприятий является обычной деловой практикой для многих организаций. Управление событиями может быть сложной задачей, поскольку требует ряда навыков и специальных знаний. Изучение того, как работает управление событиями, может помочь организациям направить на него надлежащие усилия и ресурсы. В этой статье мы обсудим управление мероприятиями и навыки, которые вам понадобятся, чтобы добиться успеха в этой роли.

Что такое управление событиями?

Управление событиями — это процесс планирования и проведения различных общественных и частных мероприятий в общественных или деловых целях. Это могут быть масштабные или мелкие мероприятия, которые могут включать бизнес-конференции, обучающие семинары, отраслевые конференции, торговые выставки, церемонии, вечеринки, концерты, фестивали и пресс-конференции. Для этого организаторы мероприятий должны следовать инструкциям клиентов и работать в рамках определенного бюджета и по заранее определенному графику. Чтобы настроить события, они должны сотрудничать с рядом поставщиков.

Разница между управлением событиями и планированием событий заключается в том, что в то время как планирование событий связано с выработкой работоспособных идей событий и действий, которые будут происходить во время событий, управление событиями больше склоняется к управлению проектами и занимается организацией и проведением мероприятия. планы. Однако роли часто пересекаются, и менеджеры мероприятий могут также участвовать в творческом планировании мероприятий.

Как для уже существующих, так и для новых компаний организация мероприятий может быть важным аспектом их маркетинговой стратегии. Организация небольших или крупных мероприятий может помочь в продвижении бренда и продвижении интересов бизнеса. Мероприятия создают возможности для людей, которые посещают эти мероприятия, чтобы узнать о продуктах и ​​услугах принимающей организации, и могут даже превратить посетителей в постоянных клиентов.

Кроме того, мероприятия, которые организуют компании, не только делают их бренды более известными, но и способствуют обучению и обучению их сотрудников в области маркетинга. Они могут стимулировать сплочение команды, улучшать отношения между различными отделами и укреплять сетевое взаимодействие между отраслями. Мероприятия также могут отмечать вехи бизнеса и собирать деньги на различные цели.

Аспекты управления событиями

Планирование, организация и проведение мероприятия может быть очень сложным процессом, и он требует, чтобы организаторы мероприятий контролировали все творческие, технические и логистические элементы. Вот некоторые из обязанностей и действий, которые они должны предпринять для успешного управления мероприятиями:

• Разрабатываем действующую концепцию мероприятия

• Планирование маркетинговой стратегии

• Написание и доработка сценария мероприятия

• Работа над аудиовизуальной продукцией

• Получение необходимых разрешений для проведения мероприятия

• Получение страховки

• Подбор и бронирование места

• Разработка плана помещения для киосков и других помещений

• Соблюдение стандартов здоровья и безопасности

• Общение и согласование тарифов на услуги с различными поставщиками

• Приглашение спикеров и аниматоров

• Организация транспорта и размещения гостей

• Заказ еды и напитков

• Найм охраны на мероприятие

• Создание планов на случай непредвиденных обстоятельств

• Координация мероприятия

• Контроль события

• Отслеживание окончания мероприятия

• Закрытие мероприятия

Навыки для event-менеджеров

Организаторы мероприятий должны обладать определенными навыками, чтобы справляться с требованиями профессии. Умение сохранять спокойствие под давлением является обязательным для организаторов мероприятий. Также они должны обладать следующими навыками:

• Навыки планирования

• Организационные навыки

• Навыки общения

• Межличностные навыки

• Навыки многозадачности

• Креативные навыки и умение решать проблемы

• Навыки ведения переговоров

• Технологические навыки

Навыки планирования

В то время как организатор мероприятий обычно занимается планированием мероприятия, менеджер мероприятия может сотрудничать с ним по различным аспектам мероприятия. Это может включать определение бюджета мероприятия, разработку расписания мероприятия и выбор места проведения мероприятия и мероприятий. Способность планировать и учитывать все возможности имеет решающее значение для последующего успеха мероприятия.

Организационные навыки

Ивент-менеджер должен организовать и провести мероприятие в полном объеме. Будь то небольшая вечеринка по случаю дня рождения или крупномасштабное мероприятие, организатор мероприятия должен отвечать за все его детали и следить за тем, чтобы все происходило по графику и в соответствии с планом. Они также должны планировать непредвиденные обстоятельства на случай, если что-то пойдет не так.

Навыки общения

Работа по управлению мероприятиями включает в себя общение напрямую с поставщиками или связь с ними по электронной почте или по телефону, а также найм их для конкретных услуг, связанных с мероприятием, и согласование цен на них. Затем менеджеры мероприятий должны контролировать и координировать работу различных поставщиков услуг. Кроме того, они должны решать проблемы клиентов и выполнять маркетинговые требования. Организаторы мероприятий также должны уметь четко выражать свои мысли в устной и письменной форме, чтобы избежать дорогостоящих ошибок, которые могут возникнуть из-за недопонимания.

Межличностные навыки

Поскольку организаторы мероприятий должны координировать и сотрудничать с разными людьми и командами при планировании различных мероприятий, они должны обладать отличными навыками межличностного общения. Они должны уметь ладить и хорошо работать с разными личностями. Кроме того, они должны знать, как разрядить напряженные ситуации и предотвратить конфликты.

Навыки многозадачности

Организация и управление мероприятием требует внимания ко многим различным аспектам, таким как освещение, конструкция сцены, рассадка и установка стендов. Организаторы мероприятий должны иметь возможность одновременно выполнять несколько задач и контролировать выполнение различных задач. Они должны убедиться, что все аспекты хорошо согласованы друг с другом.

Креативные навыки и умение решать проблемы

При организации мероприятий нередко возникают неожиданные и сложные задачи. Быстрое решение этих проблем без влияния на расписание мероприятий имеет первостепенное значение для организаторов мероприятий. Они также должны быть в состоянии определить, какие из них являются наиболее срочными, и отсортировать все доступные варианты, чтобы найти решения, которые не вызовут негативной реакции или будут иметь наименьшую негативную реакцию. Однако для таких решений организаторам мероприятий придется покончить с регламентированным мышлением и постараться быть более непредубежденными и творческими.

Навыки ведения переговоров

Наряду с арендой площадок для мероприятий организаторам мероприятий приходится нанимать кейтеринга, декораторов и подрядчиков по освещению. Они должны договориться о программе с ораторами и артистами или их агентами. Чтобы осуществлять эти взаимодействия и получать именно те услуги, которые им нужны, не выходя за рамки бюджета мероприятия, менеджеры мероприятий должны обладать острыми навыками ведения переговоров. Они должны понимать ценность своего бизнеса и разумно использовать это в своих переговорах.

Технологические навыки

Технологические навыки необходимы, поскольку менеджеры мероприятий должны использовать программное обеспечение для управления мероприятиями для управления всеми данными, связанными с мероприятием, от маркетинга по электронной почте до веб-сайтов мероприятий, регистраций, опросов посетителей и поиска мест проведения. Они также могут использовать программное обеспечение для создания бюджетов, организации задач и планирования ресурсов. Кроме того, менеджеры мероприятий используют программное обеспечение для планирования рассадки, разработки планов мероприятий и планирования выступлений и встреч. Технологические знания также полезны для использования интерактивных мобильных приложений для делового общения, общения, взаимодействия с аудиторией во время мероприятия и сбора отзывов.

Управление событиями играет важную роль в способности компании визуализировать события и добиваться их успешного выполнения. Поскольку эти события могут повлиять на общественное мнение о компании и ее бизнесе, компетентные организаторы мероприятий востребованы во всех отраслях.