Управление проектами Канбан: что это такое и как это реализовать

Канбан-управление проектами — это ведущая методология управления проектами, которая использует непринужденный и эффективный подход к управлению проектами. Разделив проекты на этапы, ваша команда сможет выполнять задачи сфокусированно, ясно и легко. Канбан ограничивает количество выполняемых задач и позволяет всей команде видеть масштаб проекта. В этой статье мы обсудим, что такое управление проектами Канбан, кто может его использовать, как внедрить его в свой рабочий процесс и его преимущества.

Что такое Канбан-управление проектами?

Канбан — это стиль управления проектами, который зародился на японском автомобильном заводе как способ сокращения отходов. Подбирая запасы фабрики для удовлетворения спроса, сотрудники могут работать в соответствии со своими возможностями. Канбан в переводе с японского означает «знак», поэтому, возможно, методология фокусируется на визуализации проекта и предстоящих задач.

В качестве методологии Канбан ограничивает ресурсы, чтобы каждый сотрудник мог сосредоточиться на своей текущей задаче и поддерживать четкое видение конечной цели. Канбан реорганизует проекты в этапы, через которые проходят отдельные задачи, пока проект не будет завершен. Этот стиль управления проектами получил широкое распространение в ряде отраслей благодаря своей гибкой структуре.

Каковы основные принципы управления проектами Канбан?

Канбан-управление проектами основано на четырех основных принципах:

• Принцип первый: начните с того, что вы должны сделать сейчас. Наложите канбан поверх вашего текущего рабочего процесса, и со временем вы сможете внести положительные изменения.

• Второй принцип: согласитесь проводить изменения вместе со своей командой. Канбан поощряет непрерывные, небольшие и постепенные изменения.

• Принцип третий: уважайте текущий процесс, роли и обязанности членов команды. Есть ценность в том, что в настоящее время эффективно в вашей системе.

• Принцип четвертый: поощряйте лидерские качества всех членов вашей команды. Каждому необходимо постоянное совершенствование для достижения оптимальной производительности команды.

Каковы ключевые практики управления проектами Канбан?

В управлении проектами Канбан есть шесть ключевых практик:

• Практика первая: визуализируйте рабочий процесс

• Практика вторая: ограничение незавершенной работы

• Практика третья: управление рабочим процессом

• Практика четвертая: Сделайте политики процесса явными

• Практика пятая: внедрите циклы обратной связи

• Практика шестая: совершенствоваться совместно, используя модели и научный метод

Кто может использовать управление проектами Канбан?

Любой, кто хочет управлять рабочим процессом проекта для себя или своей команды, может использовать управление проектами Канбан. Поскольку это визуально и совместно, все члены команды участвуют в процессе. Разделение проекта на этапы делает проект более доступным за счет распределения рабочей нагрузки. Визуальный компонент Канбана в сочетании с упрощенным назначением задач облегчает рабочий процесс, который может видеть каждый, способствуя ответственности команды. Практика совместного улучшения поощряет всех членов команды вносить свой вклад и развивать процесс проекта команды.

Как использовать Канбан для управления проектами

Используйте следующие шаги, основанные на принципах и практиках Канбан, в качестве руководства по управлению проектами Канбан:

1. Определите этапы вашего проекта

Чтобы сузить фокус до одного этапа проекта за раз, определите, как ваша команда может разделить работу. Эти категории могут быть простыми или сложными, если они соответствуют потребностям вашей команды. Например, у вас может быть три категории: «Сделать», «Выполняется» и «Готово». Эта простая разбивка четко разделяет задачи и позволяет всей команде увидеть, что нужно сделать.

2. Настройте доску Канбан

Следуя Канбан-принципу визуализации рабочего процесса, вы затем настраиваете Канбан-доску, доступную для всех членов команды. В зависимости от ваших потребностей создайте либо физическую, либо цифровую доску. Например, вы можете нарисовать на доске три столбца с заметками в каждом столбце, представляющими различные задачи. Эти стикеры служат визуальными инструментами для отслеживания хода выполнения проекта по мере того, как команда перемещает их из одного столбца в другой.

3. Назначайте задачи отдельным лицам

Как только проект станет виден всем через канбан-доску, назначьте членов вашей команды для выполнения определенных задач. Это делегирование ограничивает выполняемые задачи и предотвращает отставание задач на любой стадии проекта. Когда каждый член команды выполняет только свои задания, задачи не накапливаются. Например, если у разработчика программного обеспечения одновременно есть три задачи, и он выполняет одну, он может выбрать другую из столбца «Сделать».

4. Определите, как ваша команда перемещается между этапами

Управление рабочим процессом — еще один важный принцип метода Канбан. Определение того, как ваша команда переходит от одного этапа к другому, — это один из способов персонализировать Канбан для вашей уникальной команды. Например, вы можете решить, что один член команды должен проверять каждую выполненную задачу, прежде чем перемещать ее в столбец «Готово» на канбан-доске.

5. Имейте четкие политики для вашего процесса

Разработка четких правил, например, когда следует переходить от одного этапа проекта к другому и как часто ваша команда может встречаться для обсуждения прогресса, помогает канбан-методу процветать. Внедрение этих правил создает циклы обратной связи, которые продолжают улучшать рабочий процесс вашей команды.

6. Анализируйте показатели прогресса

Когда ваш проект подходит к концу, важно проанализировать различные показатели успеха, чтобы ваша команда могла эффективно расти. Ваша команда может проанализировать, как часто вы соблюдаете сроки, качество работы и сколько задач ваша команда может выполнить за один раз. Выявление неэффективности рабочего процесса может помочь улучшить процесс Канбан и еще больше адаптировать его к потребностям вашей команды.

7. Поддерживайте обсуждение и творческую обратную связь

Как только вы определили области роста, вы можете продвигать обсуждение и поощрять творческую обратную связь со своей командой. Разработка инновационных решений, отвечающих непосредственным потребностям команды, может помочь усовершенствовать процесс Канбан. Генерация идей по улучшению рабочего процесса может повысить эффективность.

Каковы преимущества использования управления проектами Канбан?

Вот некоторые потенциальные преимущества внедрения Канбана в ваши проекты:

• Постепенные улучшения: вместо того, чтобы полностью перестраивать свой стиль управления проектами, вы можете постепенно внедрять Канбан в свою команду. Гибкая структура Канбана может устранить пробелы в процессах вашей команды и постепенно предлагать изменения.

• Гибкая структура: поскольку ваша команда контролирует разделение каждого проекта, вы можете настроить Канбан настолько, насколько это необходимо, чтобы он соответствовал стилю работы вашей команды. Вы также можете подогнать его под структуру конкретных проектов или изменить для достижения максимальной эффективности.

• Расширенный охват: благодаря тому, что задачи организованы в общем, видимом месте, прогресс становится прозрачным, и вся ваша команда может легко увидеть, что еще нужно сделать.

• Повышенная концентрация: с ограничением незавершенной работы ваша команда может больше сосредоточиться на каждой задаче, а не пытаться совмещать несколько задач одновременно, что повышает эффективность работы.

• Облегченная рабочая нагрузка: установка ограничения на количество выполняемых задач облегчает рабочую нагрузку, распределяя работу на заранее определенный период. Вы можете обеспечить это, не перекладывая работу на свою команду, а позволяя вашей команде тянуть работу, когда у них есть возможности.

• Эффективный рабочий процесс и повышенная своевременность: делегирование и ограничение задач, визуализация процесса проекта и повышенная концентрация могут повысить способность вашей команды выполнять проекты быстро.

• Гибкость: по мере того, как ваша команда знакомится с Канбан, процесс может развиваться, чтобы лучше учитывать и управлять рабочим процессом команды.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.