Управление проблемами: процесс, преимущества и когда его использовать

Важной целью любого бизнеса является быстрое выявление и устранение проблем. Это позволяет им предоставлять более качественные услуги или продукты своим клиентам. Для этого предприятия могут использовать систему управления проблемами для решения любых возникающих проблем. В этой статье мы обсудим, что такое управление проблемами, его преимущества и способы реализации процесса управления проблемами.

Что такое управление проблемами?

Управление проблемами — это процесс решения любых проблем, возникающих в ходе проекта или внутри организации. Когда возникает проблема, важно решить ее как можно быстрее, чтобы ограничить негативное влияние. Для этого руководители проектов внедряют структуру для решения любой проблемы, которая может возникнуть. Это включает в себя оценку серьезности проблемы и поиск наилучшего потенциального решения.

Некоторые распространенные типы проблем включают в себя:

• Продукты низкого качества, такие как неисправное программное обеспечение

• Члены команды, которым не хватает определенных навыков, таких как навыки обслуживания клиентов

• Проекты, выходящие за рамки бюджета или сроков, например, требующие дополнительных ресурсов для завершения продукта.

• Неэффективное общение между членами команды, например, языковой барьер или отсутствие совещаний

• Технические проблемы, например, не работает коммуникационное программное обеспечение.

• Проблемы с поставщиком, например, отсутствие ответа от контактного лица поставщика

Преимущества управления проблемами

Наличие структурированного процесса управления проблемами дает несколько преимуществ, в том числе:

Улучшенная организация

Зная, кто занимается каждой проблемой и статус этой проблемы, процесс решения проблемы становится более организованным. Это гарантирует, что кто-то работает над каждой проблемой и что руководитель проекта знает, к кому обращаться. Также легче просматривать текущие и прошлые проблемы, если есть документация по каждому инциденту.

Упрощенная оценка проблемы

Определение серьезности проблемы помогает руководителям проектов назначать соответствующее количество ресурсов. Как документация, так и назначенный супервайзер по проблеме могут помочь уточнить ресурсы, необходимые для решения проблемы. Упрощая оценку серьезности проблем, менеджеры проектов могут быстрее решать их и возвращаться к работе над другими задачами.

Лучшие решения

Проводя оценку проблем, менеджеры проектов и менеджеры проблем могут принимать более эффективные решения о том, как предвидеть будущие проблемы. Это потому, что у них будет больше информации, которую они собирают и документируют всякий раз, когда возникает проблема. Затем они могут обсудить возможности друг с другом или со своей командой и реализовать наилучшее решение.

Более быстрые результаты

Когда в рамках проекта возникает проблема, руководители проектов часто хотят решить ее как можно быстрее. Установленная структура управления проблемами позволяет членам команды более эффективно сообщать о проблемах. Оптимизированный процесс отчетности позволяет менеджеру по проблемам затем назначать задачу кому-то для решения.

Когда использовать управление проблемами

Руководители проектов используют управление проблемами во время большинства проектов. Они разрабатывают структуру до начала проекта, а затем используют эту структуру при возникновении проблем во время проекта. Руководители проектов могут использовать его для решения задач любого масштаба, поскольку он создает более организованный подход для всей команды.

Другой способ использования системы управления проблемами — это проблемы внутри компании. Например, менеджер может создать систему управления проблемами, в которой сотрудники могут записывать проблемы, с которыми они сталкиваются во время работы, такие как медленный интернет или неисправная система отопления. Затем у менеджера есть запись о любых проблемах, и он может систематически решать их по мере их возникновения. Это позволяет им вносить улучшения для своих сотрудников и делать их счастливыми.

Как создать процесс управления проблемами

Хотя системы управления проблемами различаются, они обычно содержат следующие шаги:

1. Создайте журнал

Создание журнала, в который менеджер или член команды может внести информацию о каждой проблеме, упрощает отслеживание процесса решения. Этот журнал содержит важную информацию, такую ​​как тип проблемы, серьезность и время ее возникновения. В зависимости от размера команды, работающей над проектом, менеджеры проектов могут попросить каждого члена команды добавлять проблемы по мере их возникновения или назначить задачу отслеживания проблем нескольким избранным членам. Журнал может быть простым документом, или менеджер проекта может внедрить программное обеспечение для управления проблемами.

2. Оцените проблему

Выполнение оценки проблемы информирует руководителя проекта о серьезности проблемы. Есть вопросы, которые требуют немедленного решения, а есть менее срочные. Зная серьезность проблемы, менеджер проекта может принять более взвешенное решение о том, как ее решить, например, сколько времени или ресурсов ему нужно потратить.

3. Назначьте ответственность

Назначение ответственности за проблему гарантирует, что кто-то реализует решение. Выбирая одного человека или команду для решения проблемы, вы снижаете вероятность того, что команда забудет о проблеме, или вероятность того, что несколько человек попытаются реализовать разные решения. Руководители проектов могут публично назначать ответственных за проблему, чтобы все знали, кто назначен ответственным за проблему.

4. Отслеживайте прогресс

Чтобы убедиться, что назначенные члены команды решают проблемы, руководители проектов могут отслеживать их прогресс. Обычно это включает в себя обращение к ответственному лицу и запрос обновлений. У них также может быть место в журнале проблем или в программном обеспечении для управления проблемами, где назначенный менеджер проблем может предоставлять обновления.

5. Закрыть вопрос

После того, как менеджер задач решит проблему, менеджер проекта закрывает ее, записывая эту информацию в журнал. Это удаляет его из списка и позволяет членам команды сосредоточиться на других задачах. Он также сообщает всем остальным участникам, что проблема больше не вызывает беспокойства.

Понимание проблем и рисков

Управление проблемами очень похоже на управление рисками, но менеджеры выполняют эти шаги в разное время. Риск — это потенциальное негативное влияние, а проблема — негативное воздействие, которое происходит в настоящее время. Поэтому управление рисками обычно происходит до начала проекта, а управление проблемами — при их возникновении.