Как написать ответ по электронной почте с подтверждением (и пример)

18 августа 2021 г.

Электронная почта является важной частью ежедневного общения компаний для обмена информацией друг с другом и клиентами. Они быстрые, удобные и позволяют сотрудникам отправлять данные общедоступным способом.

Понимание того, как отвечать на электронные письма или подтверждать их в профессиональной обстановке, может помочь вам максимально раскрыть свой профессиональный голос и продемонстрировать уважение к отправителю. В этой статье мы покажем вам, как подтверждать ответы по электронной почте, и предоставим полезный шаблон и пример.

Что такое ответы по электронной почте с подтверждением?

Ответы по электронной почте с подтверждением — это ответы на электронное письмо, которые сообщают отправителю, что вы получили электронное письмо. Это помогает им отслеживать их электронные письма и может показать им, что вы уважаете и цените их время. Как правило, ответы по электронной почте с подтверждением являются краткими и отправляются вскоре после получения электронного письма от коллеги, руководителя или клиента.

Почему важно подтверждать ответы на электронные письма?

Подтверждение электронного письма или ответа на электронное письмо важно, потому что оно помогает отправителю узнать, что вы успешно получили его электронное письмо. Это также может помочь улучшить общение между коллегами и установить продуктивные каналы связи. Электронные письма иногда содержат важное вложение, поэтому сообщение отправителю о получении электронного письма также может подтвердить, что оно дошло до нужного получателя.

Как подтверждать ответы по электронной почте

Подтвердить ответ по электронной почте просто, если вы понимаете некоторые основные шаги в этикете электронной почты. Вот пять простых шагов для подтверждения ответов на электронные письма:

1. Определите правильный ответ

При ответе определите правильный ответ для вашего электронного письма с подтверждением. В зависимости от ситуации и характера первоначального электронного письма вы можете составить ответ, который завершает заказ, отвечает на вопрос или создает линию связи с отправителем.

Например, если клиент отправляет заказ по электронной почте в ваш магазин электронной коммерции, вы можете создать другое электронное письмо с подтверждением, чем для клиента, который отправляет вопрос о ваших продуктах. Кроме того, определите тон и цель ответа, прежде чем составлять свой ответ.

2. Напишите приветствие

Приветствие — это простое приветствие в верхней части электронного письма для подтверждения отправителя. Это поможет поддержать профессиональный тон письма и покажет получателю, с чего начать. Вы можете использовать такие фразы или слова, как «Уважаемый господин или госпожа», «Здравствуйте» или «Приветствия», чтобы придать письму профессиональный тон. Приветствие обычно идет выше первого абзаца и включает имя получателя, но это не является обязательным требованием. Старайтесь использовать профессиональный язык в своих приветствиях и избегайте жаргонных или других терминов, которые могут показаться менее профессиональными.

3. Набросайте текст письма

Составьте текст письма, используя несколько абзацев и профессиональный тон. Сохраняйте информацию краткой и включите любую важную информацию, касающуюся цели электронного письма. Например, заказ клиента может гарантировать отправку по электронной почте дополнительных предложений, помимо подтверждения самого заказа.

Начните с введения и сообщите отправителю, что вы получили его предыдущее электронное письмо. Ваш начальный абзац обычно содержит информацию о запросе или вопросе отправителя, а следующие абзацы содержат контекст и детали.

4. Проверьте свою электронную почту

Проверьте свое электронное письмо на наличие орфографических, грамматических, пунктуационных или тональных ошибок. Убедитесь в профессионализме во всем и используйте программу проверки орфографии, чтобы проанализировать текст на наличие ошибок. Важно просматривать электронные письма перед их отправкой, чтобы вы знали, что отправляете профессиональный взвешенный ответ. Получатель может оценить письмо, которое имеет структуру и не содержит грамматических ошибок.

Кроме того, попросите коллегу просмотреть вашу электронную почту, если вы не знаете, как писать профессиональным тоном, или вам нужна помощь, чтобы ответить на вопрос. Клиенты могут найти ваше электронное письмо более профессиональным и интересным, если оно вычитано и написано кратким языком.

5. Отправьте электронное письмо

Отправьте свое электронное письмо после того, как вы его откорректируете и подпишете, и проверьте адрес, чтобы убедиться, что оно отправлено правильному получателю. В зависимости от электронного письма и расписания получателя время ответа также может варьироваться. Также важно включать строку темы в каждое электронное письмо, чтобы получатели могли сразу определить, о чем электронное письмо.

Делайте строки темы краткими и старайтесь не отправлять электронные письма без темы. Кроме того, при создании строки темы учитывайте характер вашего электронного письма, чтобы оно не попадало в папку со спамом получателя, так как это может увеличить время ответа.

Например, если вы отправляете по электронной почте ответ о недавнем заказе, попробуйте написать в строке темы, например, «ваш недавний заказ» или «вот ваша квитанция по вашему заказу». Такой адрес электронной почты может помочь вашему электронному письму не быть помеченным как спам и не дойти до клиента.

Шаблон подтверждения электронной почты

При создании подтверждения по электронной почте рассмотрите этот шаблон:

[Subject]

[Salutation]
[Intro sentence] Спасибо за недавнюю покупку [item or service purchased]. [Details about item shipping, order quantity or other information]. [Closing sentence] Спасибо за ваш бизнес [promotional coupon or item].

[Salutation]

[Sender name and title or company]

Пример подтверждения по электронной почте

Вот пример ответа с подтверждением на электронное письмо с заказом:

Мэри Коллинз: Ваш недавний заказ в Orchard Homestead Foods

Привет,

Спасибо за заказ в Orchard Homestead Foods. Мы рады предоставить вам цельные продукты премиум-класса. Ваш заказ на 10 единиц попкорна Homestead в настоящее время обрабатывается и должен быть выполнен примерно через один рабочий день. Как только мы обработаем ваш платеж и закончим упаковку ваших товаров, мы отправим их вам по почте. Время доставки занимает от одного до трех рабочих дней для континентальной части США. Благодарим вас за сотрудничество и воспользуйтесь рекламным купоном, прикрепленным к этому письму, на скидку 20% на следующий заказ!

Искренне,

Майк Рэнди

генеральный директор Orchard Homestead Foods