Управление ИТ-активами: определение и преимущества

15 июля 2021 г.

Компании часто имеют огромное количество данных и активов для отслеживания. Запланированные действия по обслуживанию, такие как обновления, безопасность, метаданные и версии, иногда записываются в разных местах, от электронных таблиц до электронных писем, что приводит к дополнительной ручной работе и непоследовательным практикам. Система управления ИТ-активами может решить эти проблемы за счет автоматизации процессов и хранения данных в одном месте компании. В этой статье мы узнаем больше об управлении ИТ-активами, в том числе о его преимуществах, и обсудим, как выбрать правильную программу управления для своей организации.

Что такое управление ИТ-активами?

Управление ИТ-активами, также известное как ITAM, представляет собой сочетание методов и процессов, которые защищают и систематизируют физическую и интеллектуальную собственность компании. ИТ-активы — это технологии, которые использует компания, такие как оборудование, программное обеспечение, устройства и информация. Компании часто обращаются к ITAM для оптимизации своих технологических активов и обеспечения их эффективного использования в течение всего жизненного цикла. Большинство организаций имеют аналогичный жизненный цикл своих технологий, который включает планирование новой технологии, ее приобретение, запуск, обслуживание и вывод из эксплуатации.

Существует несколько инструментов ITAM, которые могут использовать предприятия, в том числе:

• Автоматизированная инвентаризация активов

• Управление лицензиями

• Управление версиями

• Каталог товаров

• Система основных средств

• Управление цифровыми активами

Преимущества управления ИТ-активами

Управление ИТ-активами может улучшить все области бизнес-операций. Некоторые из основных преимуществ включают в себя:

Единый источник информации

Компаниям необходимо вести учет и управлять своими технологическими запасами. Когда ITAM не используется, различные отделы, группы и отдельные лица часто используют электронные таблицы для сбора важных для них данных, таких как количество устройств, серийные номера, информация о пользователе, обновления операционной системы или другие технические детали. Когда компании хранят информацию об инвентаризации в разных местах, ею сложнее управлять и обновлять. Управление ИТ-активами обеспечивает эффективный способ управления этими технологическими активами путем консолидации хранилища информации. Он вносит порядок и точность в систему.

Улучшенное использование системы

Иногда у компаний слишком много или слишком мало учетных записей для технологического программного обеспечения и услуг. Например, когда человек покидает позицию, если система не удаляет его учетные записи, компания может продолжать платить дополнительные пользовательские сборы. Управление ИТ-активами предоставляет информацию о том, как компании могут сэкономить деньги, отказавшись от ненужных покупок и неиспользуемых лицензий. Иногда ITAM может определить, есть ли какие-либо приложения, дублирующие функцию, и помочь удалить ненужные процессы.

Повышенная производительность

Когда команды не используют ITAM, они могут тратить время на преобразование файлов, загрузку различных программ для чтения, передачу файлов между отделами и консолидацию информации. Управление ИТ-активами позволяет командам использовать одну и ту же технологию на совместимых устройствах, что может повысить их производительность и эффективность. Затем отделы могут сосредоточиться на выполнении более важных обязанностей, таких как обеспечение безопасности, поддержка, ремонт и техническое обслуживание устройств.

Поддерживаемые технологические услуги

Поскольку управление ИТ-активами обеспечивает быстрый и простой доступ к данным, оно может улучшить технологические услуги, такие как отчеты об инцидентах и ​​отслеживание проблем. Они могут получить доступ к более полной информации для более быстрого и простого решения проблем, сокращая время, необходимое для решения каждой проблемы. ITAM также может отслеживать распространенные проблемы или пользовательские тенденции, чтобы помочь группам поддержки выявлять проблемы и поддерживать свои услуги, данные и программное обеспечение.

Повышение безопасности и соответствия требованиям

Управление ИТ-активами помогает организациям минимизировать риски безопасности и обеспечивает соответствие корпоративным и правовым стандартам. Это побуждает сотрудников использовать отслеживаемые и поддерживаемые программы, а не загружать и устанавливать отдельные приложения для использования. Отслеживая это, ИТ-отделы могут убедиться, что пользователи выполняют необходимые обновления системы и безопасности. Компаниям также может потребоваться предоставить определенные сведения о процессах или данные третьим сторонам, чтобы продемонстрировать соблюдение требований в своей деловой практике. ITAM может обеспечить, чтобы системы собирали соответствующие данные, чтобы они могли избежать штрафов или других санкций.

Как выбрать программу управления ИТ-активами

Хотя анализ может занять некоторое время, выбор программы управления ИТ-активами может повысить общую эффективность вашего бизнеса. Вот несколько шагов, которые помогут вам выбрать программу управления активами:

1. Определите свои потребности

Чтобы начать процесс, определите свои насущные потребности, которые может удовлетворить управление ИТ-активами. Некоторые распространенные причины для изучения программного обеспечения ITAM включают в себя:

• Управление затратами: Ваша компания ищет способы сэкономить деньги.

• Управление данными: вы управляете большим количеством неорганизованной информации и данных в различных электронных таблицах в разных отделах.

• Управление ростом: Ваша компания пережила внезапный рост.

• Управление соответствием: вашей компании нужны более простые средства организации данных для обеспечения соответствия.

2. Просмотрите свои активы

После того, как вы поставили цели, проведите ручную инвентаризацию активов, которыми вы хотели бы управлять. Поработайте с другими отделами, чтобы узнать, есть ли какие-то особые лицензии, программы или устройства, которые нужны каждой команде для выполнения своей работы. Если вы ищете систему управления цифровыми активами для отслеживания разрешений или чего-то подобного, рассмотрите тип данных, которые вам нужно собирать. Это может помочь вам решить, какая система лучше. При определении своих активов обязательно укажите:

• Устройства

• Лицензии и другие данные

• Метаданные и атрибуты

• Финансовые данные для текущих систем и программ

• Зависимости

3. Определитесь с системой

Зная свои цели и активы, которыми вы хотели бы управлять, пришло время оценить, какая система лучше всего подходит для вас. Подумайте о бюджете и масштабах вашего проекта, а также о том, сколько денег эти инвестиции могут сэкономить вам в будущем. Например, если вашей основной целью является повышение безопасности на всех ваших устройствах, рассмотрите возможность использования исправления или средства управления версиями, но если вы хотите стандартизировать инструменты, используемые сотрудниками, вы можете выбрать каталог продуктов. Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что этот инструмент справится с прогнозируемым ростом вашей компании.

4. Проясните свои процессы

Прежде чем выбрать программу, определите текущие процессы, чтобы она могла легко определить, как сотрудники и технические группы взаимодействуют с различными технологиями. Например, некоторые данные, такие как имена пользователей и пароли, могут потребоваться сотрудникам, но технические группы могут инициировать уведомления об обновлениях программного обеспечения, когда новые операционные системы выпускают новые исправления безопасности.

5. Запустите вашу систему ITAM

Перед запуском новой системы управления активами необходимо установить несколько моментов:

• Обучение технологических команд и сотрудников

• Процедура задавать вопросы или сообщать о проблемах

• Процесс переноса данных из существующих электронных таблиц

• Планы перехода, если вы выводите из эксплуатации старые программы

Хотя многие программы управления активами могут быть сразу готовы к использованию, предварительная работа может гарантировать получение правильных и полных данных. Планируйте заранее, чтобы помочь пользователям узнать, как использовать и контролировать успех этого нового инструмента.