Удаленная работа с белой доской (определение и особенности, которые следует учитывать)
Сотрудничество является важной частью большинства отраслей. Поскольку мир сейчас более взаимосвязан, чем когда-либо прежде, профессионалы находят новые и инновационные способы сотрудничества. Если вы или ваши коллеги работаете в разных местах, может быть полезно узнать о доске и о том, как ее эффективно использовать. В этой статье мы объясняем, что такое удаленная интерактивная доска, описываем, как она работает, рассказываем, что делает ее эффективной, и определяем синхронное и асинхронное сотрудничество.
Что такое удаленная доска
Удаленная доска — это когда профессионалы используют интерактивные доски для удаленной работы, например, из дома или на большом расстоянии. Удаленные доски служат той же цели, что и доски, которые вы можете найти на стене в зале заседаний, поскольку они оба позволяют членам команды обсуждать предложения и идеи. Разница в том, что удаленные доски доступны в виде приложений или инструментов на основе браузера, к которым люди могут получить доступ и внести свой вклад из любого места.
Зачем использовать удаленную доску
Вот несколько причин рассмотреть возможность использования удаленной доски для мозгового штурма:
Способствует сотрудничеству
Если вы когда-либо участвовали в собрании, вы знаете, что люди обмениваются большим количеством информации, и вам может быть трудно внести свой вклад или вспомнить все обсуждаемые вопросы. Использование такого инструмента, как интерактивная доска, где каждый может легко поделиться своими мыслями и идеями в режиме реального времени, может сделать совещание более совместным и эффективным. Благодаря подключению к Интернету это сотрудничество может выйти далеко за пределы зала заседаний. Удаленные интерактивные доски обеспечивают совместную работу, объединяющую команды, разбросанные по офису, региону или даже по всему миру.
Делает встречи более интересными
Если вы работаете удаленно и целыми днями проводите традиционные видеовстречи, то постоянные разговоры и прослушивание могут показаться вам утомительными. Многие считают удаленную интерактивную доску более захватывающим методом совместной работы. Он позволяет каждому принять участие и имеет инструменты, доступные для предоставления информации другими способами, помимо устной речи. Вы можете обмениваться заметками, диаграммами, отчетами о продажах и видео. Вы можете интегрировать множество приложений, что позволит вам найти бесчисленное количество творческих способов представления информации, что сделает ее более интересной для ваших сотрудников.
Удобно и экономично
Удаленные доски — удобный инструмент для пользователей и экономичный для компаний. Компании, которые позволяют сотрудникам работать удаленно, часто используют эти доски. Они позволяют командам проводить импровизированные встречи, поскольку участникам не нужно находиться в точном месте. Сотрудники могут оценить гибкость, заключающуюся в том, что им не нужно идти на встречу на место. Этот инструмент также может избавить компании от ненужных расходов на командировки и создание рабочих мест в нескольких местах. Вместо того, чтобы сотрудники общались в офисе, они могут открывать приложения со своего ноутбука, где бы они ни находились.
Как использовать удаленную доску
Выполните следующие действия, чтобы использовать удаленную доску:
1. Выберите приложение или сайт
Прежде чем использовать удаленную доску, составьте список того, чего вы хотите достичь, используя ее. Рассмотрите доступные функции и проведите небольшое исследование, чтобы определить, какие варианты подходят для ваших нужд. Загрузив приложение или войдя на веб-сайт, ознакомьтесь с доской и убедитесь, что она удобна для пользователя.
2. Создайте доску
Далее создайте доску. Часто на выбор предлагаются различные шаблоны, которые могут удовлетворить различные потребности. Если вы найдете шаблон, который вам нравится, и вы планируете использовать его снова в будущем, вы можете сохранить его в избранное.
3. Добавьте контент
Теперь пришло время добавить контент. Вы можете загружать документы, электронные таблицы, видео и различные другие типы мультимедиа, чтобы сделать вашу доску интересной и помочь вам объяснить сложные темы. Вы всегда можете отредактировать или удалить любой контент, который вы добавляете на доску.
4. Пригласите коллег и устройте мозговой штурм вместе
Как только ваша доска будет готова, пригласите коллег и начните совместный процесс мозгового штурма. Участники могут использовать стикеры для документирования идей и тем для повторного просмотра, которые отображаются на доске в режиме реального времени. Когда пользователь вносит свой вклад в доску, все изменения выделяются. У каждого участника также есть уникальный курсор, что упрощает отслеживание интерактивной доски.
5. Экспортируйте и сохраните
Закончив работу с доской, вы можете экспортировать и сохранить документ. Убедитесь, что вы сохранили его, используя четкий заголовок, например «Доска отчета о рисках за август 2021 года», чтобы его было легко найти. При необходимости поделитесь документом с коллегами.
Какие функции делают удаленную доску эффективной
При выборе удаленной интерактивной доски для нужд вашего бизнеса убедитесь, что она обладает некоторыми из следующих функций:
Доступность: эта функция позволяет вам поделиться своей доской внутри команды или экспортировать ее, если это необходимо.
Бесконечное пространство на доске. Неограниченное пространство для записи помогает вашей команде не оставить места для записи и, как следствие, не иметь возможности документировать важную информацию.
Интеграция со сторонними приложениями: эта функция позволяет вам использовать и делиться информацией, хранящейся в других приложениях, на доске.
Создание заметок: возможность делать заметки позволяет любому члену команды делиться своими идеями в виде заметок, размещенных на доске.
Совместное использование экрана: эта функция позволяет вам делиться документами и другой работой с вашими соавторами.
Поддержка стилуса: поддержка цифрового пера или стилуса может и не быть обязательной, но она предоставляет альтернативный способ работы с доской, который некоторые люди могут счесть более простым и удобным.
Шаблоны и рамки: эта функция позволяет вам использовать готовые шаблоны или создавать собственные рамки, которые помогают поддерживать порядок на доске.
Интеграция с видеоконференциями: эта функция позволяет вам видеть своих соавторов на доске.
Синхронное сотрудничество
Синхронное сотрудничество — это когда два или более человека работают вместе в режиме реального времени. Люди могут находиться в одной комнате или в другой стране друг от друга. Например, если вы участвуете в видеоконференции с вашим региональным менеджером по продажам, который находится в другом состоянии, это синхронное сотрудничество. Некоторые другие примеры синхронного сотрудничества включают:
Личные встречи
Телефонные звонки
Видео/аудио конференции
Задать вопрос своему товарищу по команде на другом конце комнаты для совещаний.
Разговоры во время обеденного перерыва
Синхронное сотрудничество лучше всего подходит для ориентированных на команду людей, которым нравится работать напрямую со своими коллегами. Умение говорить и слушать может помочь вам эффективно ориентироваться в этом типе сотрудничества. По мере развития технологий все более популярными становятся новые способы совместной работы с коллегами в режиме реального времени. Удаленное общение с коллегами, работающими из разных мест, может быть очень эффективным способом общения и достижения целей.
Асинхронное сотрудничество
Асинхронное сотрудничество — это когда два или более человека работают вместе, но это происходит не в режиме реального времени, то есть между перепиской проходит время. Например, если у вас есть вопрос клиента, на который не требуется немедленный ответ, вы можете отправить ему текстовое сообщение. Они быстро отвечают вам через две минуты. Это общение представляет собой асинхронное сотрудничество, поскольку между вами, отправляющим сообщение, и клиентом, интерпретирующим сообщение, проходит время. Этот тип сотрудничества часто происходит удаленно и не планируется. Некоторые другие примеры асинхронного сотрудничества включают:
Эл. адрес
Письма
Текстовые сообщения
Прямые сообщения
Видеозаписи
Асинхронное сотрудничество может быть лучшим для независимых профессионалов, которые мотивированы. Хотя общение может по-прежнему иметь важное значение для выполнения ваших задач, вы можете работать по удобному для вас графику, а также собирать и обмениваться информацией по электронной почте вместо встреч. Этот метод сотрудничества также создает документальный след, на который любой участник может ссылаться при необходимости. При асинхронном сотрудничестве основное внимание уделяется не методу достижения результатов, а результатам работы.