Тон и стиль письма: советы и почему это важно на рабочем месте

Письмо для вашего работодателя требует, чтобы вы корректировали свой тон и стиль для всего, что вы создаете. Коммуникации между офисами и контент для клиентов включают в себя разные типы письма. Независимо от того, пишете ли вы электронные письма, сообщения в блогах или описания продуктов, знание элементов, влияющих на ваш тон и стиль, может помочь вам создавать более качественный контент. В этой статье мы поделимся советами, как задать правильный тон и стиль в вашем профессиональном письме.

Что такое тон в письме?

Тон – это отношение писателя либо к теме произведения, либо к аудитории. Например, если вы отвечаете на жалобу по электронной почте, вы можете сохранять серьезный и профессиональный тон. Тон может быть более неформальным, если вы пишете коллеге, которого знаете много лет. При рассмотрении вашего тона на рабочем месте вы можете учитывать следующее:

Цель

Определите, почему вы пишете электронное письмо, публикацию или другой контент. Если вы сообщаете о положительных результатах продаж, рассмотрите возможность использования ободряющих слов и изменения тона с помощью знаков препинания, таких как восклицательные знаки. Определите свою цель, прежде чем писать, и просмотрите ее после того, как вы напишете, как если бы вы были получателем. Это может помочь вам определить, ясна ли ваша цель и поддерживает ли ее тон.

Аудитория

Ваша аудитория — это читатель или читатели вашего письма. Тон при письме клиенту, которого вы привлекаете в первый раз, и постоянный клиент может стать более разговорчивым по мере того, как вы строите отношения. Как и в случае с целью, определите свою аудиторию до того, как начнете писать. Если вы создаете публикацию в социальной сети, ваш тон может соответствовать другому вашему фирменному контенту.

Сообщение

Сообщение — это то, что вы хотите, чтобы получатель узнал, рассмотрел или понял из вашего письма. Вы можете использовать сильные слова, такие как «мы должны закончить это немедленно», если вы хотите, чтобы получатель знал, что он опаздывает, или что-то более мягкое, например, «давайте проверим статус этого», если вы приближаетесь к крайнему сроку. В этой ситуации цель вашего письма — получить обновление статуса, а сообщение — для того, чтобы ваши получатели поняли вашу срочность. С сообщениями в блогах подумайте над своим сообщением, чтобы потребитель запомнил ваш бренд после того, как они закончили читать.

Что такое стиль в письме?

Стиль — это сочетание приемов, которые использует писатель, таких как синтаксис, выбор слов и тон. Подобно тону, стиль также может варьироваться в зависимости от аудитории. Например, вы можете использовать сленговые слова и быть более снисходительными к правилам грамматики с членом вашей команды, но в служебных записках клиентов может использоваться убедительный язык, идеальная грамматика и приветственный тон.

Существует четыре основных стиля письма, каждый из которых вы можете использовать на рабочем месте:

пояснительный

Разъяснительное письмо – это информационное письмо, которое стремится проинформировать читателя или предоставить ему конкретную информацию. Вы можете использовать статистику, анекдоты, диаграммы или сравнения при написании пояснительного текста. Примеры разъяснительного письма включают практические руководства или газетные статьи. Вы можете включить описательный текст в более широкое повествование сообщения в блоге, чтобы проинформировать читателя, но при этом оставаться в соответствии с голосом вашего бренда.

Повествование

Нарративное письмо — это рассказывание историй. Это может включать в себя традиционные элементы истории, такие как сеттинг, персонажи и сюжет, или вы можете структурировать письмо как традиционные повествования с началом, серединой и концом. Это важно в цифровом брендинге, когда вы объясняете, кто вы как компания, куда вы планируете двигаться и какое влияние оказывает ваш бренд. Например, если вы представляете оздоровительную компанию, продвигающую здоровую пищу, вы можете включить рецепты. Рассказ о том, как вы впервые приготовили конкретное блюдо, — это написание повествования. Используйте этот стиль письма, когда пытаетесь связаться со своими клиентами.

Описательный

Описательное письмо — это стиль, который включает сенсорные детали, образный язык и конкретную информацию для описания чего-либо. Примером этого являются описания продуктов. Вместо того, чтобы включать повествовательные элементы, описания связаны с их аудиторией через опыт и воспоминания. Подумайте о том, чтобы написать описательное описание на странице обзора бизнеса. Если вы продаете свитера, вы можете включить информацию о воздухопроницаемости, мягкости и долговечности вашей продукции.

убедительный

Убедительное письмо — это стиль, который стремится воздействовать на свою аудиторию. Примеры убедительного письма включают в себя:

• Объявления

• Маркетинговые материалы

• Предложения

• Запросы на встречи

Вы должны быть четкими и прямыми и включать призыв к действию. Как и в случае с другими типами письма, вы должны учитывать свою аудиторию, сообщение и цель при выборе правильного тона. Например, если ваш менеджер поручил вам найти новое программное обеспечение для редактирования, вы можете просмотреть пять программ и представить предложение с подробным описанием того, почему вашей компании следует выбрать определенный бренд. Вы хотите сохранить профессиональный тон, будучи убедительным.

Различия между тоном и стилем

Принципиальное различие между тоном и стилем заключается в том, что тон является элементом стиля. Вы пытаетесь создать определенный тон в электронном письме или фрагменте контента, выбирая разные стили. Затем читатель, в своей интерпретации вашего письма, определяет тон. Например, если вы набросаете короткое электронное письмо с короткими предложениями и множеством восклицаний, они могут счесть тон срочным, нервным или разочарованным. Даже если вы сообщаете что-то объективное, например статистику, ваш выбор письма создает тон, и вы хотите, чтобы он отражал содержание. В то время как тон влияет на общее настроение произведения, стиль усиливает его эффективность.

Советы по использованию тона и стиля в письме

Вот несколько советов по использованию стиля и тона, чтобы писать на работе более эффективно:

Будьте прямолинейны

Быть прямолинейным в письме означает использовать активный язык и говорить именно то, что вы имеете в виду. По возможности сведите к минимуму слова-паразиты, а также предлоги и наречия в большинстве ситуаций. Если вы отклонитесь от темы, рассмотрите окончательный обзор, чтобы убедиться, что все, что вы включили, необходимо для достижения вашей цели. Вы все еще можете поддерживать позитивный, дружелюбный тон даже в прямом стиле письма.

Дважды проверьте свой тон

При чтении вашего контента убедитесь, что ваш тон отражает вашу цель и сообщение. В неформальном электронном письме коллеге вы можете начать со слов «Привет», тогда как столь небрежное обращение к новому или потенциальному клиенту может показаться непрофессиональным. Отдельные слова могут оказать существенное влияние на ваше сообщение. Например, при описании квартиры вы можете выбрать слово «уютная», а не «маленькая».

Определить точку зрения

Точка зрения – это ваше отношение к тому, что вы говорите. Использование второго лица обращается к отдельным лицам напрямую, тогда как первое лицо включает в себя и вас, и адресата в содержании. Обратите внимание на разницу в тоне утверждений «Вам нужно закончить это к завтрашнему дню» и «Нам нужно закончить это к завтрашнему дню». Решите, какая точка зрения доставляет ваше сообщение в соответствии с контекстом.

Адаптируйтесь с заданиями

Адаптация вашего тона и стиля означает определение того, как лучше всего передать свое сообщение в каждом письме. Вы можете написать официальные электронные письма, неофициальные электронные письма, сообщение в блоге, презентацию нового продукта и рекламный слоган за одну неделю. Они требуют корректировки тона и стиля каждый раз. Подумайте о типе стиля и компонентах тона, прежде чем писать, чтобы создать наиболее эффектное произведение.

Изменить тон и стиль

Отредактируйте свой текст, чтобы проверить правильность грамматики и правописания, убедившись, что ваш текст понятен, а порядок информации логичен. Для практики вы можете написать три черновика приглашения на встречу: один — вашему руководителю, второй — неформальному коллеге и третий — незнакомому клиенту. Выбор слов от приветствий до информации, которую вы можете включить или опустить, влияет на тон. Это может помочь вам ознакомиться со стилем и тоном и улучшить свои навыки редактирования.