Типы систем учета: программное обеспечение или ручное управление
Системы бухгалтерского учета являются важным компонентом успешного бизнеса. Вы можете выбрать один из нескольких типов систем учета, в том числе ручных и программных, для помощи в финансовой деятельности вашей организации.
В этой статье мы определяем системы бухгалтерского учета и их компоненты, перечисляем распространенные типы систем бухгалтерского учета и предлагаем шаги, которые помогут вам выбрать правильную систему бухгалтерского учета для вашего бизнеса.
Что такое учетные системы?
Бухгалтеры используют системы бухгалтерского учета для управления финансовой деятельностью организации, включая доходы, расходы и транзакции. Система бухгалтерского учета помогает бухгалтерам создавать финансовые отчеты, которые помогают бизнесу понимать и регистрировать финансовую информацию.
Конкретные компоненты системы бухгалтерского учета включают:
Кредиторская задолженность
Биллингс
Задолженность на счетах
Основные средства
Инвентарь
Начисление заработной платы
Когда вы создаете оптимизированную систему учета для своего бизнеса, вы можете улучшить ведение учета, упорядочить финансовую информацию и принимать более эффективные финансовые решения для своего бизнеса.
Виды учетных систем
Два разных типа систем бухгалтерского учета различаются тем, как записывается каждая транзакция. В однократной системе регистрируется только одна запись — либо дебетовая, либо кредитовая. Системы двойной записи записывают как дебет, так и кредит.
1. Системы двойной записи
В системах учета с двойной записью каждой учетной записи соответствует запись в другой учетной записи. Многие предприятия предпочитают использовать двойная бухгалтерия потому что это может повысить точность данных. Бухгалтерское программное обеспечение может помочь правильно управлять системами бухгалтерского учета с двойной записью.
К преимуществам системы двойной записи относятся:
Их легче обнаружить и исправить ошибки в данных, а также оценить прибыль и убытки.
Снижение риска мошенничества и повышение эффективности обнаружения мошенничества
Упрощенное создание финансовой отчетности
2. Системы однократного учета
Системы бухгалтерского учета с одинарной записью отличаются от двойной записи тем, что они включают только одну запись на операцию вместо двух записей в разных счетах. Системы бухгалтерского учета с одной записью часто не требуют программного обеспечения и могут выполняться на простой бумаге или в электронных таблицах.
Хотя многие предприятия выбирают двойную бухгалтерию, чтобы снизить риск ошибок в данных, преимущества систем одиночной записи включают:
Упрощенные процессы учета с информацией в одной электронной таблице
Владение бухгалтерским процессом для малого бизнеса
Программные и ручные методы учета
Каждый тип системы бухгалтерского учета имеет разные преимущества и лучше всего подходит для разных предприятий. Существует два способа структурирования систем бухгалтерского учета: программный и ручной.
Бухгалтерское программное обеспечение
Многие предприятия используют программное обеспечение для бухгалтерского учета или компьютеризированные системы бухгалтерского учета для обработки финансовой информации. Различные типы программного обеспечения для бухгалтерского учета предлагают различные функции, и вы обычно можете настроить их с помощью дополнительных опций.
Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета имеет много преимуществ, в том числе:
Сокращение времени на ручной учет
Снижение риска ошибок данных
Данные в реальном времени
Автоматизированные бизнес- и бухгалтерские процессы
Правильное программное обеспечение сочетает в себе функции, необходимые для вашего бизнеса, которые могут включать автоматизированные процессы, облачные сервисы и интеграцию с другими приложениями для повышения производительности.
Примеры вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета включают в себя:
Фрешбукс
Интуит QuickBooks
Бухгалтерия GoDaddy
Зохо Книги
Ксеро
Система ручного учета
Вы также можете использовать ручную систему учета. В отличие от компьютеризированной системы бухгалтерского учета, в которой используется бухгалтерское программное обеспечение, система ручного учета предполагает ведение счетов вручную с использованием физических книг и регистров. Некоторые малые предприятия могут использовать системы ручного учета из-за их более низких затрат.
Некоторые из ключевых преимуществ использования системы ручного учета включают в себя:
Экономия средств на настройке системы учета
Снижение риска потери или повреждения данных
Как выбрать учетную систему
Вот пять шагов, которые помогут вам выбрать правильную систему учета для вашего бизнеса:
1. Подумайте о потребностях вашего бизнеса
Знание конкретных потребностей вашего бизнеса поможет вам выбрать эффективную систему учета. Вы можете подумать, если ваши потребности включают следующее:
Интеграция вашей бухгалтерской программы с другими программами для бизнеса
Ведение вашей бухгалтерской системы в рамках бюджета
Использование системы учета, которая соответствует навыкам ваших сотрудников
Включение дополнительных функций для ваших бизнес-функций
Настройка систем под ваш бизнес
Автоматизация учетных процессов
2. Учитывайте особенности
Также полезно рассмотреть конкретные функции, которые вы хотите иметь в системе учета. Это может помочь вам решить, хотите ли вы компьютеризированную или ручную систему, а также выбрать конкретную систему или программное обеспечение. Вы можете подумать о поиске таких функций, как:
Начисление заработной платы
Выставление счетов
Бюджетирование
Продажи
Управление контактами
Деловые операции
3. Оцените свои ресурсы
Еще одним ключевым шагом к выбору системы учета является оценка ресурсов вашего бизнеса. Подумайте о таких ресурсах, как бухгалтерские навыки ваших сотрудников и ваш бюджет. Это может помочь вам определить, какой тип системы учета работает с уже имеющимися у вас ресурсами.
4. Сравните системы
Вы также можете сравнить ключевые преимущества и компоненты различных систем учета, а также то, как каждый тип системы может удовлетворить ваши потребности.
5. Проконсультируйтесь со своим бухгалтером
Если в вашей компании есть назначенный бухгалтер, они могут использовать свой опыт и знания в области финансов организации, чтобы помочь вам выбрать систему бухгалтерского учета, которая подходит как для их навыков, так и для потребностей вашего бизнеса. Если в вашем бизнесе нет назначенного бухгалтера, вы можете просто выбрать систему, которая соответствует навыкам ваших сотрудников и вашим предпочтениям в отношении рабочего процесса.