Типы карт процессов и когда их использовать
16 декабря 2021 г.
Картирование бизнес-процессов помогает сотрудникам понять обязанности и основные виды деятельности, которые выполняют предприятия и сотрудники. Существуют специальные карты процессов для рассмотрения различных действий или процессов в бизнесе, таких как рабочий процесс. Если вы ищете способы улучшить коммуникацию или эффективность вашей рабочей группы, вам может быть полезно научиться использовать картографирование процессов. В этой статье вы узнаете, что такое картирование процессов, какие типы карт процессов использовать в различных ситуациях и как создать карту процессов для вашего бизнеса.
Что такое картирование процесса?
Карта процесса — это инструмент, помогающий управлять рабочим процессом проекта и проектировать его. Карта процесса может отображать требуемые задачи и людей, выполняющих каждую задачу. Вы можете использовать различные символы для представления идей, времени, людей и действий на карте процесса. Карта процесса может соответствовать многим функциям планирования и управления людьми или рабочим проектом. Вот 6 типов карт процессов и когда их использовать:
Основная блок-схема
Базовая блок-схема — это простейшая из диаграмм, которую можно использовать для картирования процессов. Используя фигуры, базовая блок-схема помогает визуализировать процесс. Вы можете использовать базовую блок-схему, когда:
Планирование новых проектов
Документирование процессов компании
Решение проблем
Помогать командам обмениваться идеями
Карта потока создания ценности
Карта потока создания ценности показывает последовательность событий, которые приводят к доставке продукта потребителям. Это блок-схема, которая помогает выявить потери в процессе доставки вашего продукта. Карты потока создания ценности лучше всего использовать, когда:
Документирование потока информации и материалов
Определение фокуса будущих проектов
Попытка понять процессы принятия решений
Карта цепочки создания стоимости
Карта цепочки создания стоимости — это диаграмма, на которой показаны основные виды деятельности, выполняемые бизнесом. Это общая карта процесса, в которой не рассматриваются детали деятельности. Вы можете использовать карту цепочки создания стоимости, когда:
Идентификация этапов процесса
Проектирование бизнес-процесса
Определение бизнес-процесса
Кросс-функциональная карта
Кросс-функциональная карта, также известная как диаграммы плавательных дорожек, определяет связи между этапами процесса и идентифицирует людей или системы, которые участвуют в процессе. Компании используют кросс-функциональное картирование, когда:
Определение ключевых ролей, участвующих в процессе, и их взаимосвязь.
Показ того, как процесс работает во всем бизнесе
Определение сбоев, избыточности и других проблем, которые могут повлиять на процесс
Подробная карта процесса
Подробная карта процесса показывает все детали, которые включает в себя бизнес-процесс. Этот тип карты процессов помогает определить, какие события или задачи необходимо выполнить компании для достижения конечного результата. Вы можете использовать детальную карту процесса, когда:
Документирование решений в процессе
Определение всех деталей, включенных в бизнес-процесс
СИПОК
SIPOC представляет поставки, входы, процессы, выходы и клиентов. SIPOC — это карта процессов, которая использует эти элементы и информацию для создания обзора процессов компании. SIPOC — это карта процесса, наиболее полезная, когда:
Определение сложного процесса
Определите элементы процесса
Измерение улучшений процесса
Какова цель картирования процессов?
Цель картирования процесса — помочь команде людей спланировать и понять, как выполнить задачу. Разбивая проект на небольшие задачи и четко определяя, кто отвечает за каждый этап, команда может лучше общаться и может выполнять проект более эффективно. Картирование процессов помогает в организации и может использоваться для определения процессов всей компании.
Преимущества картирования процессов
Повышение эффективности: когда команда составляет план своего процесса, цели и задачи становятся ясными, что может помочь команде выполнить задачи быстрее.
Помогает выявить проблемы: некоторые карты процессов могут помочь определить, где возникают проблемы в вашем рабочем процессе.
Облегчает улучшения: выявляя проблемы, картирование процессов также помогает улучшить рабочий процесс и назначение задач.
Помогает командам понять процесс: возможность визуализировать процесс с помощью карты может помочь людям полностью понять свои обязанности и рабочий процесс.
Улучшает коммуникацию: картирование процессов помогает сообщать о планах и идеях, записывая идеи и визуализируя ожидаемый рабочий процесс.
Как создать карту обработки
Выполните следующие действия, чтобы создать карту обработки:
1. Определите, какой процесс использовать
Каждый тип карты процесса имеет особое применение, где он наиболее успешен. Определите, какая карта процесса лучше всего подходит для ваших целей. Полезно определить проблему, которая затем может подсказать вам, какую карту процесса использовать. Например, если вам нужно выяснить, как сообщить потребителям о новом продукте, вы можете выбрать карту потока создания ценности для разработки своего процесса.
2. Соберите команду
После того, как вы выбрали процесс, вы можете выяснить, кто должен участвовать в планировании процесса и создании карты процесса. Сюда входят менеджеры и члены команды, которые работают над конкретным проектом. Привлечение необходимого персонала важно для эффективности планирования и выполнения процесса.
3. Планируйте шаги вашего процесса
Обсудите с вашей командой все шаги, необходимые для этого процесса. Подумайте, кто отвечает за определенные задачи, и создайте общую временную шкалу, чтобы определить, когда вы должны выполнить каждый шаг. Определите каждую деталь, которая включает в себя процесс. Рассмотрим эти элементы:
Текущий процесс: Нарисуйте процесс, используемый в настоящее время для справки.
Рабочий процесс: определите общий рабочий процесс в вашей компании.
Задачи: запишите каждую задачу, которую требует рабочий процесс.
События: определите события, которые происходят между каждой задачей, например утверждение менеджерами.
Связи: определите, как каждая задача и событие связаны друг с другом.
Люди: Определите, кто участвует в процессе и каковы их роли.
Системы: определите системы, используемые процессом.
4. Организуйте этапы процесса
Определите последовательный порядок выполнения каждого шага процесса. Этот этап упрощается, если вы создали временную шкалу во время сеанса мозгового штурма. Организация шагов устанавливает четкий путь от начала до конца процесса.
5. Нарисуйте карту процесса для стратегии или рабочего процесса.
Теперь у вас есть вся информация, необходимая для карты процесса, и вы можете нарисовать карту процесса. Форма или символ могут использоваться для представления каждого шага процесса. Например, стрелки показывают связь между аспектами процесса, а ромбы могут обозначать решение.
6. Просмотрите карту процесса
Просмотрите карту процесса и определите этапы процесса, которые могут быть проблемой. Это может быть недостаточная эффективность или избыточность. Огромным преимуществом картирования процессов является то, что они показывают, где ваша команда может внести улучшения.
7. Внедрите новый процесс, используя карту процесса в качестве руководства.
Протестируйте новый процесс и следите за его успехом. Убедитесь, что все участники следуют процессу, указанному в карте процесса. Если у вас есть предложения по улучшению, иногда лучше протестировать в небольшом масштабе, например, в одном рабочем проекте, чтобы убедиться, что это улучшение действительно работает и полезно.
При внедрении нового процесса в масштабах компании, такого как разработка продукта, вы можете захотеть проработать свой процесс в меньшем масштабе с одной командой, прежде чем обучать и внедрять процесс во всей компании.
Советы по использованию карты процесса
Ниже приведены советы о том, как сделать картирование процессов эффективным инструментом:
Знакомство с символами. В картировании процессов используется более 30 символов для представления таких аспектов процесса, как идеи и принимаемые решения. Изучите каждый из этих символов и как их использовать, чтобы избежать путаницы при рисовании карты процесса.
Попробуйте программное обеспечение для составления карт процессов: существует программное обеспечение, которое поможет создать карту процессов для вашего бизнеса. Использование этого инструмента может сократить время, необходимое для рисования карты процесса, и может помочь вам в использовании правильных символов.
Управляйте деталями: включите необходимые детали и постарайтесь удалить все детали, которые не нужны для улучшения, при просмотре карты. Иногда слишком много деталей может замедлить ваш процесс.
Будьте проще: создайте простую карту процессов, которую сможет понять любой член вашей команды или компании. Это помогает в общении и реализации процесса.
Четко определите начало и конец: убедитесь, что ваша карта процесса четко показывает, где процесс начинается, когда и как он заканчивается.
Начните с большого: вы можете начать картирование с более крупных концепций и идей, чтобы упростить процесс и добавлять детали, когда вам будет удобно рисовать карту процесса.
Получите обратную связь: может быть полезно получить обратную связь от как можно большего числа людей, вовлеченных в процесс. Эта обратная связь не только укрепляет команду и заставляет всех чувствовать себя ценными, но также может быть полезна для улучшения процесса.