Структуры отдела кадров: подробное руководство

3 января 2022 г.

Наличие отдела кадров важно в любой компании, независимо от размера организации. Организационная структура отдела кадров может иметь большое влияние на бизнес-функции, производительность и эффективность. В этой статье мы объясним, что такое отдел кадров, его функции, структуру отдела кадров, пошаговые инструкции по организации отдела кадров и несколько советов по организации отдела кадров.

Что такое отдел кадров?

Отдел кадров (HR) — это подразделение компании, которое управляет сотрудниками, обеспечивает их удовлетворенность и наличие у них всего необходимого для выполнения своей работы. Отделы кадров работают над тем, чтобы дать компании определенную структуру и повысить производительность компании и культуру на рабочем месте. В бизнес-среде, которая постоянно меняется, отделы кадров могут облегчить компаниям поиск квалифицированных сотрудников.

Чем занимается отдел кадров?

Отдел кадров занимается деятельностью, связанной с персоналом организации. Отделы кадров часто несут ответственность за поиск, проверку, собеседование, адаптацию и обучение кандидатов на работу. Отделы кадров также контролируют компенсационные и льготные программы сотрудников. Они следят за тем, чтобы компания соблюдала все законы о труде, в том числе применимые правила занятости в зависимости от географического региона, в котором работает бизнес, например, количество допустимых перерывов для сотрудников.

Еще одна обязанность отдела кадров включает в себя управление отношениями с сотрудниками и урегулирование конфликтных ситуаций для поддержания эффективной рабочей среды. Отделы кадров часто поощряют сотрудников сообщать им о своих проблемах напрямую. Отдел также может играть решающую роль в обеспечении того, чтобы сотрудники оставались продуктивными и выполняли поставленные задачи. Многие отделы используют планы повышения производительности, чтобы помочь сотрудникам повысить уровень своей производительности и лучше выполнять поставленные задачи. Многие отделы кадров также регулярно оценивают удовлетворенность сотрудников с помощью опросов и анкет.

Как устроен отдел кадров?

Такие факторы, как тип отрасли, размер организации, деловой климат и бюджет организации, могут влиять на то, как компания решает структурировать свой отдел кадров. Вот различные способы, которыми компании могут структурировать свои отделы кадров:

Централизованная структура

Большинство крупных организаций имеют централизованную структуру управления персоналом, где корпоративный офис принимает решения от имени всей организации и поддерживает деятельность всей компании. Централизованные структуры часто работают иерархически, с назначенным менеджером по персоналу, который отчитывается перед высшим руководством, которое дает им набор целей для встречи с командой HR. Часто есть отдельные менеджеры по найму и развитию сотрудников, которые подчиняются назначенному менеджеру по персоналу компании.

Компании, которые используют централизованную структуру, нанимают HR-персонал с опытом и обучением, особенно в области человеческих ресурсов. Консолидация HR-операций в одном месте также может повысить эффективность работы, поскольку все подразделения и компоненты организации проходят одинаковое последовательное обучение и компенсацию.

Децентрализованная структура

Благодаря децентрализованной структуре компания распределяет функции управления персоналом между различными подразделениями бизнеса, такими как географическая область, продуктовая линейка или отдел. Команда HR часто работает независимо от других подразделений, и есть несколько инстанций, которые принимают решения. Децентрализованная структура также может означать, что каждый отдел компании принимает активное участие в принятии решений, прежде чем HR примет окончательное решение.

Одним из преимуществ децентрализованной структуры управления персоналом является то, что она часто может повысить уровень общения между сотрудниками и руководством и улучшить рабочие отношения между ними. Децентрализованная модель также может повысить гибкость компании, поскольку позволяет отделам обращаться к руководству по отдельности.

Матричная структура

Матричная структура сочетает в себе централизованную и децентрализованную структуру с центральным отделом, но независимыми функциями управления персоналом, характерными для разных бизнес-подразделений. В этой структуре персонал может подчиняться назначенному менеджеру по персоналу, а также отчитываться перед отдельными отделами компании.

Многие предприятия используют матричную структуру, потому что это может упростить назначение отдельного специалиста по персоналу для управления определенным аспектом человеческих ресурсов, таким как вознаграждения работникам, по мере роста компании. Матричная структура может быть выгодной, потому что наличие разных уровней HR может помочь обеспечить широкое распространение важной информации, что позволит быстрее реагировать.

Аутсорсинговая структура

При аутсорсинговой структуре компания часто нанимает внешнее агентство или третью сторону, которая берет на себя полную ответственность за основные функции управления персоналом в компании. Эта структура распространена в небольших организациях, у которых обычно нет ресурсов или бюджета для найма штатных сотрудников отдела кадров. Аутсорсинговая структура может быть выгодна для компании, которая хочет контролировать расходы и экономить время, что позволяет руководству больше сосредоточиться на бизнес-процессах внутри компании.

Как структурировать отдел кадров

Прежде чем принимать решение о структуре, важно знать, как выглядят прогнозы роста вашей компании и каковы ваши потребности. Вот несколько шагов, которые помогут вам эффективно структурировать свой отдел кадров:

1. Понимание ключевых функций и потребностей компании

Понимание и определение функций отдела кадров и того, как они укрепляют организационные цели, является важным первым шагом в структурировании отдела. У большинства компаний есть постоянная потребность в найме, обучении и развитии, разрешении конфликтов и управлении компенсациями и льготами. Небольшие компании часто имеют разные потребности в персонале, чем крупные, и определение конкретных потребностей вашей компании в персонале может помочь вам выбрать правильную структуру.

2. Выберите структуру, соответствующую вашим целям

Размышление об отдельных подразделениях вашей компании, размере вашей компании и операционном плане вашей компании может помочь вам выбрать структуру, которая наилучшим образом соответствует потребностям организации. При выборе структуры управления персоналом важно учитывать размер вашей команды.

Если у вас крупная компания, вы можете подумать о найме на разные должности, которые контролируют отдельные аспекты человеческих ресурсов. Если у вас небольшая компания, вы можете рассмотреть возможность аутсорсинга отдела кадров и убедиться, что выбранная вами третья сторона предлагает все, что вам нужно.

3. Определите компетенции вашей HR-команды

Компетенции – это знания, навыки, способности и характеристики, которые способствуют индивидуальной деятельности. При создании HR-команды вы можете искать определенные ключевые компетенции, чтобы лучше убедиться, что ваш отдел кадров может эффективно управлять сотрудниками в компании. Вот некоторые компетенции, которые часто требуются от эффективного специалиста по персоналу:

• Коммуникация: поскольку HR-специалисты часто взаимодействуют со многими сотрудниками из разных областей, включая управление, способность эффективно общаться очень важна.

• Лидерство: Способность руководить компанией в создании благоприятной среды для сотрудничества и вовлечении сотрудников помогает компаниям удерживать таланты и поддерживать высокий уровень удовлетворенности сотрудников.

• Деловая хватка**:** Глубокое знание видения, миссии, стратегических целей и культуры организации может помочь специалисту по персоналу разработать политику и мероприятия, которые наилучшим образом отвечают интересам организации.

• Управление отношениями: большая часть управления сотрудниками связана с умением управлять отношениями, и наличие навыков в этой области может помочь специалистам по персоналу отстаивать интересы сотрудников.

4. Учитывайте размер отдела

Размер отдела кадров будет варьироваться в зависимости от размера организации и сферы деятельности отдела кадров. Например, отдел кадров, который использует обширные программы обучения и развития для улучшения бизнес-результатов через организацию, скорее всего, будет значительно больше, чем отдел, который занимается только подбором персонала, льготами и расчетом заработной платы. Когда бизнес фокусы меняются, отдел кадров также может подвергнуться реструктуризации, чтобы лучше приспособиться к сдвигу.

5. Определите показатели успеха

Если у вас есть свой отдел кадров, определение показателей успеха может помочь вам убедиться, что компания работает на правильном уровне. HR-метрики используют различные данные для измерения эффективности HR-программы компании. Общие HR-метрики включают производительность на рабочем месте, текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников, удовлетворенность менеджеров и эффективность обучения.

Советы по организации отдела кадров

Вот несколько советов по организации отдела кадров таким образом, чтобы он приносил пользу:

Выберите правильного провайдера

При аутсорсинге отдела кадров важно тщательно выбрать поставщика услуг, который может наилучшим образом удовлетворить потребности и стратегическое видение вашей организации. Вы можете создать список своих конкретных потребностей, чтобы упростить поиск нужного поставщика для вашей компании. Оцените каждого потенциального поставщика по таким факторам, как стоимость, послужной список и финансовая стабильность.

Используйте бенчмаркинг

С помощью бенчмаркинга вы можете сравнить свой отдел кадров с отраслью или с аналогичными организациями. Вы также можете установить внутренние ориентиры, сравнивая данные из разных мест, бизнес-подразделений или моментов времени. Это может дать вам представление о том, как методы управления персоналом влияют на производительность и что необходимо улучшить.

Учитывайте разнообразие

Разнообразный отдел кадров может лучше понять индивидуальные перспективы и потребности сотрудников. При выборе HR-команды рассмотрите ту, которая лучше всего отражает всю организацию. Также важно учитывать местные различия, если ваша команда находится в разных местах.