Структура компетенций: что это такое и как ее создать

Для любой организации или компании важно определить и измерить успех и эффективность среди команд и отдельных сотрудников, чтобы помочь вашему бизнесу добиться успеха. Структура компетенций может помочь вам установить навыки, отношение и поведение, необходимые сотрудникам для того, чтобы они хорошо выполняли свою работу. Если вы заинтересованы в лидерстве или управлении талантами, дополнительные знания о системе компетенций и о том, как ее построить, могут помочь вам развить рыночные навыки для вашей карьеры. В этой статье мы исследуем, что такое структура компетенций, как ее разработать, каково практическое использование и преимущества структуры компетенций для тех, кто занимается бизнесом.

Что такое рамки компетенций?

Структура компетенций — это измерение навыков, суждений, знаний и атрибутов конкретной работы или должности, чтобы помочь сотрудникам эффективно выполнять роль и распознавать квалифицированных кандидатов для заявлений о приеме на работу. Он определяет набор компетенций для каждой роли в вашем отделе, бизнесе или компании и демонстрирует ценности, модели поведения и требования, к которым стремится организация для достижения своих целей и задач. Структура компетенций, по сути, приводит личную эффективность в соответствие с корпоративными ценностями.

Все отрасли выигрывают от создания структур компетенций, будь то некоммерческие или коммерческие компании. В зависимости от вашего бизнеса или организации ваша система компетенций может включать следующие элементы:

• Основные ценности. Основные ценности — это принципы, которые влияют на решения, действия и поведение. Организация часто включает их для установления этических стандартов и кодексов поведения независимо от конкретной должности или роли.

• Основные компетенции. Основные компетенции часто выступают в качестве основы структуры и применимы ко всем ролям и сотрудникам.

• Функциональные компетенции: функциональные компетенции часто определяются ответственностью и обязанностями определенной должности, должности или роли. В зависимости от сложности работы может быть указано несколько функциональных компетенций или только несколько.

Разработка системы компетенций требует времени, усилий и комплексного подхода. Вот некоторые способы создания системы компетенций для вашего бизнеса:

• Сотрудничество с внешними консультантами, имеющими опыт в создании фреймворков компетенций

• Создание широкой структуры компетенций для всей организации и использование ее в качестве основы для более конкретных рамок, формируемых каждым отделом или командой.

• Использование шаблона структуры компетенций общих и стандартизированных навыков и его настройка в соответствии с конкретными потребностями вашей компании.

Каковы преимущества структуры компетенций?

Существует несколько преимуществ определения структуры компетенций для вашего бизнеса или организации, в том числе:

• Это создает стандартизированный подход к производительности в масштабах всей компании. Структура компетенций предлагает четкую и доступную схему того, как все роли связаны с бизнесом, его целями и успехом. У каждого сотрудника есть рекомендации по должностным обязанностям, необходимые навыки и видение того, как хорошо выполнять свою работу, не путая никаких ожиданий.

• Он устанавливает базовый уровень управления талантами. Поскольку структура компетенций четко показывает ожидания, она может облегчить работу отдела управления талантами или отдела кадров. Вы можете сравнить производительность сотрудников со структурой компетенций, чтобы распознать тех, кто превосходит свои позиции, и тех, у кого есть возможности для улучшения. Это также может помочь в разговоре с документацией, на которую можно ссылаться.

• Это способствует карьерному росту. Эффективная система компетенций планирует мобильность персонала и организационные изменения при одновременном продвижении корпоративной культуры. Он может устранять пробелы в навыках, инвестировать в сотрудников и определять требования к карьерному росту. Сохранение талантов и высокий уровень удержания также обеспечивают экономию средств и повышение репутации компании.

• Вы можете интегрировать элементы управления человеческими ресурсами и талантами. Установив рамки компетенций, вы можете интегрировать аспекты управления человеческими ресурсами, такие как планирование персонала, набор персонала, профессиональное развитие, управление производительностью и обзоры вознаграждений для повышения эффективности.

Человеческие ресурсы, команды по управлению талантами и менеджеры или лидеры часто выигрывают от создания структуры компетенций для компании, отдела или команды, потому что вы устанавливаете четкие ожидания для немедленного использования и в будущем.

Каково практическое применение структуры компетенций?

Структура компетенций для вашего бизнеса или организации имеет множество практических применений, в том числе:

• Обеспечение того, чтобы сотрудники обладали опытом и достаточными способностями для выполнения требуемой от них работы.

• Эффективный подбор, найм и обучение новых талантов

• Сокращение пробелов в навыках и знаниях

• Эффективное планирование роста, преемственности или расширения

• Профессиональное развитие и обучение лидерству

• Простое и эффективное внедрение процессов управления изменениями

Как вы разрабатываете структуру компетенций?

Чтобы помочь вам разработать собственную структуру компетенций, рассмотрите следующие шесть шагов, каждый из которых имеет конкретные действия:

1. Организуйте и подготовьте

Вы можете организовать и подготовить свою структуру компетенций, определив ее цель, прежде чем углубляться в детали. Например, структура для проведения обзоров производительности, оценки вознаграждения или установления повышения заработной платы включает в себя широкий спектр ролей, навыков и материалов по сравнению с разработкой одной для заполнения конкретной вакансии. Учитывайте как краткосрочные, так и долгосрочные потребности и цели при подготовке к вашей структуре компетенций, привлекайте персонал из всех областей вашей компании и учитывайте разнообразие внутри вашей организации.

Кроме того, обязательно используйте соответствующие компетенции для своей структуры и добавляйте только те навыки, которые должны демонстрировать все работники. Например, если вы создаете общекорпоративную структуру компетенций для руководителей, менеджеров и группы обслуживания клиентов, добавление компетенций по управлению финансами применимо не ко всем командам и может создать путаницу. Однако если вы создаете структуру компетенций для менеджеров и выше, финансовые компетенции применяются к их работе.

2. Соберите информацию от сотрудников

Сбор данных для использования в вашей структуре компетенций — важный шаг, и чем больше вы соберете, тем точнее и полнее будет ваша структура. Есть несколько методов, которые вы можете использовать для сбора информации от ваших сотрудников при подготовке к созданию структуры компетенций, в том числе:

• Наблюдение: вы можете наблюдать за тем, как сотрудники выполняют свою работу, чтобы увидеть, с какими проблемами они сталкиваются, что работает хорошо или какие задачи можно было бы упростить с помощью решений. Это полезно для ручного труда, ролей, которые взаимодействуют с клиентами, или любой другой позиции, которую вы можете физически наблюдать.

• Интервью: подумайте о том, чтобы взять интервью у сотрудников, индивидуально или в группе, чтобы получить представление об их роли и о том, как они ее выполняют. Вы также можете взять интервью у менеджеров и лидеров, чтобы получить представление и всестороннее представление о том, как роль может быть успешной.

• Анкеты. Опросы и анкеты часто являются эффективными способами сбора данных, особенно для удаленных сотрудников или сотрудников, находящихся в нескольких местах. Они также могут быть полезны, когда вы хотите собирать анонимные или конфиденциальные данные. Обязательно создавайте продуманные вопросы, которые помогут вам получить ценную и надежную информацию. Вы также можете использовать шаблоны анкет для анализа работы и персонализировать их.

• Анализ работы: вы можете выполнить анализ работы, чтобы узнать, какие модели поведения, навыки и квалификации необходимы для включения в вашу систему компетенций. При анализе работы учитывайте элементы, такие как должностные инструкции, нормативные стандарты, организационные политики и процедуры компании, будущие бизнес-планы и цели, а также уровень удовлетворенности клиентов.

Независимо от того, какой метод вы используете, обязательно привлекайте сотрудников, которые выполняют работу, чтобы вы понимали, что влечет за собой каждая работа. Вы можете полностью понять должность и ее обязанности, узнав мнение сотрудника о том, что делает его успешным в своей роли и с какими проблемами он сталкивается.

3. Создайте основу

На этом этапе вы группируете свои выводы о поведении и навыках в набор компетенций для каждой роли или должности. Рассмотрите возможность создания своей структуры с учетом следующих действий:

• Организуйте высказывания. Сгруппируйте заявления о поведении и навыках по категориям для дальнейшего уточнения. Рассмотрим такие, как навыки межличностного общения, принятия решений, мануальные навыки и коммуникативные навыки.

• Добавьте и просмотрите подгруппы. Описав базовую структуру, просмотрите и добавьте подгруппы для каждой категории. Например, навыки межличностного общения могут иметь подгруппу таких компетенций, как сотрудничество, готовность принимать обратную связь, управление конфликтами и умение слушать.

• Раскройте компетенции по имени. Определите и назовите компетенции в определенной категории, чтобы охватить все элементы определенной роли или должности. Например, сотрудничество и готовность принимать отзывы в рамках навыков межличностного общения могут включать в себя практические компетенции, такие как «Проводить ежеквартальные обзоры эффективности сотрудников, оценивать прогресс сотрудников» или «Постоянно генерировать потенциальных клиентов с отделом продаж для эффективных маркетинговых кампаний».

Вот пример общей структуры компетенций для менеджера по персоналу:

Подбор персонала и управление талантами:

• Напишите должностные инструкции и конкретные ролевые обязанности

• Просмотрите заявки и резюме кандидатов

• Принимать участие в групповых и индивидуальных интервью

• Определите потребности в обучении

• Создание и внедрение политик рассмотрения жалоб, дисциплинарных мер и процедур управления персоналом

• Соответствовать всем юридическим обязательствам по персоналу

• Проекты контрактов с персоналом

• Установите шкалы окладов, компенсационные пакеты и процедуры повышения на основе заслуг

4. Утвердить или изменить по мере необходимости

Пересмотрите свою структуру компетенций, чтобы определить, являются ли описанные модели поведения актуальными и необходимыми для эффективного выполнения роли и достижения высокой производительности труда. Вы можете пересматривать компетенции по мере необходимости или утверждать те, которые написаны.

Рассмотрите возможность привлечения тех, кто занимает должность или роль, для которой вы создаете структуру компетенций. Опрос, позволяющий вашим сотрудникам проверить, как описана, написана или изложена компетенция, может помочь вам уточнить ее или получить согласие от сотрудников.

5. Общайтесь с командами

Коммуникация необходима для обеспечения того, чтобы организация или компания знала о плане компетенций и была восприимчива к нему. Управление эффективностью может запугать команды, поэтому обязательно сообщите им, что вы разрабатываете и зачем, как создается структура компетенций и как она будет использоваться. Чем больше вы общаетесь и чем больше делитесь заранее, тем более плавным будет переход и реализация. Подумайте о том, чтобы подойти к структуре компетенций так же, как и к любому процессу управления изменениями. Будьте открытыми и честными, чтобы заслужить доверие и уважение коллег и добиться лучшего конечного результата.

6. Внедрите систему компетенций

После того, как вы сообщите о своих планах относительно структуры компетенций, укажите, когда она вступит в силу. Поделитесь с командами тем, как вы будете обновлять его в будущем, и процедурами внесения изменений. При внедрении вашей системы компетенций рассмотрите следующие цели:

• Предлагаем обучение и коучинг. Пересмотрите или создайте вспомогательный процесс обучения и коучинга для ваших сотрудников на протяжении всего периода внедрения вашей системы компетенций и в будущем. Вы можете сделать это различными способами, в том числе с помощью онлайн-обучения, эффективных коммуникаций, поддержки руководства, льготных периодов, постановки целей или программ развития карьеры.

• Хвалите и вознаграждайте компетентность в вашей команде. Изучите практику и политику компании, чтобы убедиться, что у вас есть метод поощрения, или установите его, если он отсутствует. Это может повысить моральный дух сотрудников и повысить производительность, когда люди получают признание и поощрение за хорошо выполненную работу.

• Держите структуру простой. Простая и понятная структура компетенций помогает сделать документ полезным для вашей команды и способствует мотивации и продуктивности. Если части вашей структуры компетенций, естественно, требуют более подробной информации, убедитесь, что вы подробно объяснили ее, чтобы команды поняли ее.

• Свяжите структуру с целями компании. Чаще связывайте индивидуальные и групповые компетенции с целями организации и ценностями компании, чтобы показать, какой вклад каждый сотрудник вносит в общий успех вашего бизнеса. Это может помочь повысить энтузиазм, продуктивность, удовлетворенность сотрудников и уровень удержания, когда люди чувствуют, что их работа ценится.