Стратегии эффективного административного управления

11 февраля 2021 г.

Управление бизнесом или организацией – сложная и сложная работа. Чтобы администрация компании преуспела, им необходимо иметь стратегии, характерные для их конкретного работодателя и рабочего места. Если вы ищете стратегии, которые могут помочь улучшить административное управление, мы можем помочь.

В этой статье мы рассмотрим различные теории административного управления, навыки, необходимые для эффективного управления, и преимущества, которые может иметь эффективное административное управление.

Что такое административное управление?

Термин «административное управление» относится к акту управления и поддержания бизнеса или организации. Основной целью административного управления является создание формальной структуры, которая способствует успеху конкретного бизнеса или организации. Работники административного управления создают иерархию полномочий, определяют свои ключевые функции, распределяют различные сферы ответственности и распределяют труд по отделам компании.

Теории административного управления

Представление о том, как выглядит эффективное административное управление, со временем эволюционировало по мере создания и применения различных теорий. Вот некоторые из наиболее известных теорий эффективного административного управления:

Принципы административного управления Файоля.

Анри Файоль был теоретиком, который представил 14 принципов административного управления на основе своего опыта работы инженером и директором горнодобывающей компании в 1800-х годах. 14 принципов Файоля считаются одной из самых ранних теорий административного управления. Эти принципы включают в себя:

Разделение работы: Равномерное распределение задач между сотрудниками
Полномочия: решение о том, как функционирует цепочка команд в организации.
Дисциплина: установление политики соблюдения стандартов поведения.
Единство командования: выбор одного человека или группы в качестве исполнительной власти
Единство направления: поддержание единых целей и видения
Подчинение личных интересов: жертвование личными потребностями на благо организации.
Порядок: сообщение ожиданий и инструкций
Справедливость: приоритет честного и справедливого обращения и деловых отношений
Стабильность персонала: поддержание долгосрочных отношений между работником и работодателем
Инициативность: использовать любую возможность и действовать с чувством безотлагательности

Теория административного управления Джеймса Д. Муни

Джеймс Д. Муни был инженером и руководителем корпорации. Возможно, вы знаете его как одного из первых лидеров теории управления. Он определил три ключевых принципа, которые делают организации отличительными социальными образованиями. Это включает:

Координация
Иерархия
Функциональная дифференциация

Основываясь на этом фундаменте, Муни вместе с Аланом Рейли разработали системную теорию организации, в которой каждому принципу приписывался процесс и эффект. Его работа считается решающей в развитии теории административного управления.

Лютер Гулик и теория POSDCORB

Лютер Гулик, американский политолог, был экспертом в области государственного управления. Он создал аббревиатуру «POSDCORB», которая означает:

Планирование
Организация
Кадровое обеспечение
Режиссура
Координация
Составление отчетов
Бюджетирование

Он считал, что организации могли бы добиться большего успеха в управлении проектами, если бы подходили к ним, используя эти восемь элементов. Теория Гулика основана на 14 принципах Файоля.

Основные навыки административного управления

Администратор — это человек, который руководит деятельностью своей команды или сотрудников и берет на себя ответственность за достижение целей конкретной организации или бизнеса.

Если вы хотите улучшить административное управление на своем рабочем месте, вам нужно, чтобы администраторы продемонстрировали некоторые ключевые навыки. Это включает:

Технические навыки

Сегодня в бизнес-среде преобладают технологии. Успешный администратор должен понимать и владеть соответствующими технологиями для своего конкретного сегмента. Это означает, что администратор должен разбираться в технологии и знать, как использовать и применять ее в рамках своей конкретной дисциплины.

Человеческие навыки

Технические навыки связаны с работой с вещами или приложениями, а человеческие навыки связаны с работой с людьми. Этот навык включает в себя то, как администратор взаимодействует со своими подчиненными, равными и вышестоящими. Хороший администратор должен уметь понимать людей, с которыми он работает, быть восприимчивым к их точкам зрения и восприятию, понимать их ожидания и определять их сильные и слабые стороны.

Человеческие навыки также включают способность хорошо общаться, понимать и быть чувствительным к потребностям и чувствам людей, с которыми вы работаете или которыми руководите.

Концептуальные навыки

Это способность видеть организацию и знать, как работает каждая ее часть и как она связана с другими функциями. Это помогает администратору контролировать правильность координации, поскольку в большинстве случаев правильное выполнение одного процесса зависит от других процессов.

Кроме того, концептуальные навыки позволяют администратору лучше понять свое место в отрасли, экономические и рыночные силы, влияющие на его сегмент, и роль политических и социальных сил, которые могут сыграть в успехе или провале их организации.

Некоторые ключевые стратегии эффективного административного управления включают:

Контроль бюджета и управление затратами

Это очень важно для бесперебойной работы любой организации. Успешный административный менеджер должен иметь стратегию для управления бюджетом, управления рисками и сообщения о любых отклонениях. Подстратегия бюджетного контроля также будет включать реализацию стратегий снижения затрат, таких как автоматизация, устранение потерь и мониторинг производительности.

Контроль и управление изменениями

Всегда сложно управлять изменениями не только на уровне команды, но и на функциональном уровне. Должна существовать административная стратегия для управления процессом изменений, оценки этих изменений, составления бюджета для них, их реализации и обеспечения их принятия различными отделами организации.

Делегация

Это основная необходимость для административной стороны любой бизнес-операции. Если вы хотите, чтобы ваш бизнес шел гладко, распределите обязанности внутри команды. Вы также должны указать уровни полномочий, чтобы задачи выполнялись вовремя теми, кто лучше всего подходит для этого.

Постановка целей

Это стратегия всей компании, но она требует участия всей администрации. Должна быть стратегия, в которой излагается четкий план действий для сотрудников и указываются конкретные цели. Большинство организаций придерживаются методологии SMART для постановки целей: конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени.

Развитие лидерских качеств

Эффективное административное управление включает в себя стратегию продвижения лидеров изнутри, а это потребует развития способностей существующих членов команды и оттачивания их навыков. Развитие лидерских качеств тесно связано с планированием преемственности, и оба эти аспекта очень важны для любой организации.

Управление производительностью

Обзоры эффективности играют важную роль в любой организации. Хорошая стратегия административного управления должна предусматривать меры, обеспечивающие обратную связь и руководство для членов команды, чтобы каждый знал об их ценности и был направлен на достижение одних и тех же целей.

Управление проблемами

Каждый бизнес, большой или малый, сталкивается с проблемами и неудачами. Административное руководство часто берет на себя ответственность за выявление этих проблем, расследование причин проблем и предложение решений для устранения не только самой проблемы, но и ее последствий.

Установление стандартов

Организация обычно функционирует по принципу предоставления ценности своим заинтересованным сторонам. Для этого должен существовать набор стандартов, гарантирующих, что продукты и/или услуги организации находятся на должном уровне и соответствуют приемлемым стандартам. Обеспечение соблюдения этих стандартов должно быть одним из самых высоких приоритетов компании.

Тимбилдинг

Если вы хотите добиться успеха, вы добьетесь этого, используя своих людей. Для этого внедрите стратегии построения команды, чтобы ваша команда оставалась мотивированной. Мероприятия по созданию команды также важны для развития отношений в команде и лояльности к компании.

Прозрачность

Одной из функций административного управления является предоставление точной информации сотрудникам и общественности. Все отчеты должны быть откровенными, и не должно быть практики, которая потребовала бы сокрытия чего-либо от членов основной команды или ваших клиентов.

Преимущества внедрения сильных стратегий административного управления

Теперь организации понимают, какую важную роль эффективное административное управление может сыграть в успешном функционировании бизнеса. Некоторые ключевые преимущества внедрения сильных стратегий административного управления включают в себя:

Здоровое финансовое положение

Эффективная стратегия административного управления для обеспечения эффективного управления финансами компании, чтобы расходы оставались под контролем и в рамках бюджета. Нет лишней траты денег и ресурсов, финансовые документы компании в полном порядке. Если этими областями правильно управлять, денежный поток компании остается стабильным.

Максимальная производительность

Хорошее административное управление всегда использует силу команды. Это включает в себя определение того, какие члены команды будут более успешными в выполнении определенной задачи. Используя силу каждого члена команды, вы меньше тратите время, повышаете производительность, быстрее получаете результаты и повышаете уровень мотивации в команде.

Содействие достижению целей

Хорошая стратегия всегда поддерживает основные цели организации. Административное управление имеет решающее значение для создания эффективных процессов и их реализации. Целью каждого проекта, политики и действия внутри компании должно быть достижение поставленной цели.

Максимальная удовлетворенность сотрудников и клиентов

Эффективное управление приведет к правильному распределению работы и повышению мотивации среди сотрудников. Когда сотрудники мотивированы, их производительность будет выше, что приведет к довольным клиентам и повышению удовлетворенности клиентов.

Решения на основе данных

Эффективная стратегия административного управления никогда не будет основываться на прихоти или предположении. он будет разработан на основе данных, связанных с бизнес-процессами. Любые принимаемые решения должны основываться на прошлой и текущей информации и будущих целях.

Дополнительные советы по эффективному административному управлению

Вот несколько заключительных советов по эффективному стратегическому управлению:

Планируйте стратегически

Для эффективного административного управления крайне важно, чтобы команда административного управления знала стратегические цели организации. Когда это произойдет, процессы и функции, реализованные в организации, будут напрямую влиять на достижение этих целей.

Сосредоточьтесь на всех процессах

Хорошая стратегия административного управления гарантирует, что каждый процесс рассчитан на максимальную отдачу. Вопросы и проблемы, связанные с бизнес-процессами, следует выявлять на ранней стадии и быстро решать, чтобы избежать потерь или задержек.

Оцените работу компании

Администрация — это повседневная работа. Эффективное административное управление потребует регулярной оценки деятельности организации. Это может быть сделано на двухнедельных, еженедельных, ежемесячных или ежеквартальных встречах, в зависимости от типа отрасли, в которой вы работаете, и конкуренции. Мониторинг эффективности компании, ее прогресса и ее ключевых функций необходим для успеха административного управления и самой организации.

Расставьте приоритеты в общении

Многие компании терпят неудачу из-за неэффективного общения, потому что оно может разрушить функционирование бизнеса, уровень мотивации его сотрудников и уровень удовлетворенности его клиентов. Отсутствие связи также может привести к неправильным и необоснованным решениям, которые часто могут оказаться катастрофическими для бизнеса. Если вы хотите преуспеть в административном управлении, вам необходимо хорошо общаться со своими сотрудниками, руководителями и клиентами.

Административное управление является ключом к обеспечению бесперебойной работы бизнеса, поэтому от административных руководителей требуется широкое понимание всех этапов процесса управления. Ни одна стратегия не делает административное управление полным. Эффективное административное управление требует реализации нескольких стратегий, основанных на миссии, видении и целях отдельной организации.