Специальные проекты: определение, важность и советы по управлению

27 мая 2021 г.

Бизнес-лидеры тщательно планируют краткосрочные и долгосрочные проекты, над которыми компания будет работать в ходе обычных деловых операций. Однако иногда возникают ситуации, требующие завершения временного проекта в короткие сроки. Когда это происходит, бизнес-лидеры часто решают создавать специальные проекты со своими собственными командами и лидерами. В этой статье мы обсудим, что такое разовые проекты, чем занимается менеджер разовых проектов, и дадим несколько советов по управлению разовыми проектами.

Что такое специальные проекты?

Специальные проекты — это проекты, которые развиваются неожиданно, как правило, при возникновении проблемы. Таким образом, проекты такого типа не планируются заранее. Есть несколько функций, которые обычно отличают специальные проекты от стандартных проектов, например:

• Требуется быстрое завершение или оборот

• Сосредоточение внимания на одной цели или группе людей

• Использование меньшего количества ресурсов и членов команды

Например, компания, занимающаяся кибербезопасностью, может реализовать специальный маркетинговый проект, если в новостях сообщается о серьезном нарушении безопасности. Они хотели бы рекламировать, как их продукт специально защищает от такого рода вторжений. Это специальный проект, потому что эта рекламная возможность незапланирована и будет длиться только до тех пор, пока это громкое нарушение безопасности будет в новостях.

Кто такой менеджер ad hoc проекта?

Менеджер специального проекта — это лицо, ответственное за контроль над специальным проектом. Обычно этот человек не имеет других управленческих обязанностей, но знаком с предметом проекта. Например, команда разработчиков продукта может назначить кого-то из своей команды ответственным за специальный проект, связанный с недавним ростом жалоб клиентов на конкретную проблему с продуктом. Этот человек хорошо знаком с конструкцией продукта и, следовательно, лучше всего может решить проблему.

Менеджер специального проекта — это тот, кто определяет цели проекта, назначает сроки и следит за тем, чтобы он не выходил за рамки бюджета. Специальный менеджер проекта также соберет команду, чтобы помочь им завершить проект. Затем они будут управлять этой командой и вести ее к завершению.

Почему важно отслеживать специальные проекты?

Важно отслеживать специальные проекты так же, как и другие проекты, по нескольким причинам, в том числе:

Для лучшего управления ресурсами

Отслеживание специальных проектов может помочь управлять ресурсами, которые вы на них тратите. Вы можете вести учет того, какие ресурсы вы используете в этом проекте, и следить за тем, чтобы они не использовались другим проектом. Например, если вам нужно использовать сотрудника для ввода данных, вы можете убедиться, что вместо этого он не работает над другим проектом. Отслеживание специального проекта позволяет всем узнать, какие ресурсы доступны и где они в настоящее время используются, что упрощает управление.

Чтобы убедиться, что у вас достаточно членов команды

Отслеживание специального проекта также упрощает поиск нужного количества членов команды для завершения проекта. Детализируя свой специальный проект, вы можете показать, почему вам нужно то количество людей, которое вы запрашиваете. Вы также можете показать, сколько времени каждый член команды должен потратить на проект, чтобы другие отделы не предполагали, что у членов вашей команды есть свободный доступ.

Для облегчения контроля за ходом проекта

Всем будет проще следить за ходом выполнения специального проекта, если есть система отслеживания. Менеджеры специального проекта могут найти обновления о статусе проекта в одном месте, а не обращаться за обновлениями к членам группы. Затем они могут принимать более обоснованные решения о том, как управлять проектом, например, нужны ли им дополнительные ресурсы или время для его завершения. Отслеживание специального проекта также позволяет высшему руководству видеть прогресс, которого вы добиваетесь в проекте.

Советы по управлению специальными проектами

Вот несколько советов, которые вы можете использовать для управления своим специальным проектом:

Формализовать проект

Важным первым шагом является формализация параметров проекта в рамках вашего бизнеса. Обычно люди назначают специальные проекты в рамках бизнеса, но не формализуют их. Это может создать проблему, когда некоторым людям назначается слишком много работы, поскольку другие не знают, кто работает над другими проектами. Создайте документ с изложением параметров проекта, а затем сделайте этот проект видимым в бизнесе, чтобы все могли видеть, над чем работают другие.

Соберите команду

Выберите правильных людей, которые помогут вам с вашим специальным проектом. Подходящие люди — это те сотрудники вашей компании, которые обладают навыками, связанными с проектом, и у которых в настоящее время есть время, чтобы посвятить его проекту. В зависимости от проекта вам может понадобиться проконсультироваться с руководителями других отделов, чтобы узнать, кто у них есть или кто, по их мнению, подходит для проекта. Решите, сколько людей вам нужно для проекта, а затем отправьте запросы на добавление этих людей в ваш проект.

Запланировать время

Часто специальный проект — не единственное, над чем вам и членам вашей команды приходится работать, поэтому важно, чтобы каждый выделял время для работы над ним. Обсудите со своей командой, сколько времени каждый должен потратить на этот проект, и убедитесь, что члены вашей команды выделяют достаточно времени в своих расписаниях. Если ваш специальный проект предполагает обработку ситуаций в режиме реального времени, таких как жалобы клиентов, запланируйте смены с вашей командой, где каждый человек обрабатывает проект в назначенное ему время.

Записывайте свои задачи

Создайте журнал всех задач, связанных с вашим специальным проектом. В этом журнале подробно опишите задачу, кто над ней работает и когда она должна быть выполнена. Ведение журнала всех задействованных задач может помочь убедиться, что вы все помните. Кроме того, это позволяет всем в команде видеть, над чем работают другие, что может улучшить процесс общения, поскольку они будут знать, к кому обращаться в определенных ситуациях. Поощряйте вашу команду обновлять журнал при каждом изменении задачи и добавлять новые задачи по мере их возникновения.