Поощряйте участие в собраниях команды с этой повесткой дня

24 августа 2021 г.

Для большинства команд успешные собрания персонала начинаются с активного участия и постановки четких целей. При активном участии собрания сотрудников могут способствовать достижению целей компании и расширению возможностей членов команды для достижения большего на работе. В этой статье мы рассмотрим, как проводить эффективные собрания персонала, и обсудим, почему для команды важно активное участие.

Из чего состоит хорошая командная встреча?

Когда ваши коллеги склонны быть занятыми и у них мало свободного времени, легко предположить, что лучшая командная встреча — это та, на которой все задачи решаются как можно быстрее. Хотя короткие обсуждения, безусловно, эффективны, они не всегда являются самым эффективным подходом. Чтобы у участников осталось ощущение, что их вклад ценен, постарайтесь выделить достаточно времени для собрания, на котором приоритет отдается участию.

Планирование лучших командных совещаний предполагает использование вовлеченности команды в качестве основы для достижения успеха. От определения целей и составления списка участников до разработки повестки дня и последующей стратегии сосредоточьтесь на создании чувства командной работы. С помощью этой стратегии вы можете поощрять более активное участие и мотивацию к сотрудничеству.

Определите главную цель

Может возникнуть соблазн запланировать постоянные собрания или созывать собрание каждый раз, когда вы хотите обсудить вопрос с большой группой. Однако, прежде чем добавлять еще одну задачу в календари ваших коллег, найдите время, чтобы определить, является ли встреча необходимой. Если вы просто хотите связаться с членами команды, подумайте, будет ли более эффективным групповое электронное письмо или сообщение в онлайн-чате. Если вам нужно обсудить сложную проблему или обсудить детали большого проекта, групповое совещание может быть идеальным выбором.

Как только вы решили, что вам нужна встреча, определите свою главную цель. Например, возможно, вы хотите завершить собрание расписанием выполнения следующего крупного проекта вашей команды. Может быть, вы хотите договориться о решении, связанном со сложной проблемой. В любом случае, имейте представление о том, чего вы хотите достичь во время собрания, и поделитесь им с другими участниками. Естественно, когда члены команды понимают общие цели, они будут более склонны к участию, особенно если они могут внести свой вклад в решение, которое вы ищете.

Используйте пространство, которое соответствует целям встречи

После определения цели вы должны выбрать место, которое имеет смысл для ваших целей. Если вы планируете собрание для всего персонала, вам понадобится большое помещение с большим количеством сидячих мест и техникой, позволяющей всем видеть любые визуальные компоненты. Однако, если вы собираетесь провести небольшую встречу с несколькими избранными участниками, оставьте пространство пропорциональным, чтобы поощрять совместную работу.

В дополнение к размеру помещения выберите место, в котором есть все необходимое для проведения собраний команды. Выберите обстановку, позволяющую фасилитатору руководить собранием, например конференц-зал, в котором лидер может занять место во главе стола.

Не забывайте также учитывать технологии. Если вы хотите поощрять участие в большом количестве людей, рассмотрите возможность наличия микрофонов, чтобы участники могли быть услышаны. Если вы хотите привлечь к участию удаленных членов команды, организуйте видеоконференцсвязь, чтобы предоставить всем участникам равные возможности для участия.

Выбирайте подходящих участников

Прежде чем объявить о встрече, внимательно изучите участников. Если вы планируете освещать политики, процедуры или кадровые вопросы, затрагивающие каждого сотрудника, вы можете пригласить всех. Однако в других случаях вы можете быть более избирательны. Естественно, собрания могут быть более рентабельными при меньшем количестве участников, но более крупные собрания, в которых участвуют ключевые лица, принимающие решения, могут оказаться более рентабельными в долгосрочной перспективе.

Чтобы создать идеальный список участников, начните с наименьшего количества сотрудников, необходимого для достижения ваших целей. Например, вам может понадобиться присутствие лиц, принимающих решения, из отделов маркетинга, дизайна и бухгалтерии, чтобы утвердить рекламную кампанию для предстоящего проекта. Однако составление большего списка участников может помочь вам получить более широкое представление о проекте. Подумайте о том, чтобы пригласить других сотрудников из разных отделов, чтобы способствовать более активному обсуждению.

Выберите разумное время начала и окончания

Чтобы спланировать эффективную встречу, выберите удобное время для максимально возможной аудитории. Во-первых, подумайте, чего вы хотите достичь и сколько времени потребуется для решения каждой задачи. Добавьте дополнительное время для вступлений и выводов, а также предусмотрите достаточно времени для обсуждения, чтобы у участников была возможность внести свой вклад. С практикой будет легче определять время встреч.

Определив, сколько времени вам потребуется, подумайте о подходящем времени дня для встречи. Творческие обсуждения могут быть наиболее успешными во второй половине дня, тогда как встречи для принятия решений могут быть наиболее эффективными до обеда.

Прежде чем рассылать приглашения на собрания, просмотрите календари встреч основных участников. Это поможет вам не назначать встречу в несоответствующее время, увеличить количество принятых приглашений и предотвратить необходимость перепланировать встречу для размещения группы. Независимо от того, какое время вы выберете, всегда старайтесь дать участникам как можно больше времени, чтобы они могли подготовиться.

Поделитесь повесткой собрания сотрудников

Независимо от того, когда и как вы организуете встречу своей команды, вам понадобится повестка дня. Повестка дня поможет вашей встрече сохранить свое направление.

Чтобы составить повестку дня, начните с краткого описания главной цели, над достижением которой вы будете работать. Сократите этот раздел до одного предложения и сосредоточьтесь на общем результате. Затем рассмотрите темы повестки собрания персонала, которые вы собираетесь осветить. Рядом с каждой темой укажите основного докладчика для каждой темы и контекст, чтобы помочь участникам понять, что вы будете обсуждать. Укажите количество времени, которое вы планируете посвятить каждой теме.

Создав повестку собрания команды, поделитесь ею с участниками как можно раньше. Если вы выделили дополнительное время для обсуждения связанных тем, попросите участников добавить свои проблемы или идеи в повестку дня.

Пример повестки дня встречи

Предоставление участникам достаточного количества времени позволяет им максимально подготовиться и принять участие, что, вероятно, приведет к более продуктивной встрече для всех присутствующих. Используйте этот шаблон повестки собрания персонала, чтобы начать работу.

Повестка дня встречи

Дата:
Время:
Фасилитатор:
Ведущий заметок:
Участники:

Цель встречи:

Тема 1:
Ведущий:
Отведенное время:

Тема 2:
Ведущий:
Отведенное время:

Тема 3:
Ведущий:
Отведенное время:

Пункт действия 1:
Ответственная сторона:
Крайний срок:

Пункт действия 2:
Ответственная сторона:
Крайний срок:

Действие 3:
Ответственная сторона:
Крайний срок:

Попросите сотрудников зарегистрироваться

В начале собрания дайте участникам несколько минут на то, чтобы зарегистрироваться в группе, особенно если вы запланировали обсуждение в небольшой группе. Выполнение этого шага дает участникам возможность установить причины своего участия, подтвердить свой вклад и стать заинтересованными в результатах собрания.

Если вам нужно выполнить длинную повестку дня за короткий промежуток времени, сделайте процесс регистрации коротким. Просто попросите участников указать свою роль в данном проекте. Если вы выделили дополнительное время, попросите участников сообщить другим о своем прогрессе с момента последнего обсуждения или попросите их поделиться тем, чего они хотят достичь во время собрания. Чтобы поощрять командную работу, попросите участников упомянуть вклад, который они высоко оценили от других членов команды.

Уточнить административные роли

Независимо от того, созываете ли вы полное собрание сотрудников или планируете собрание небольшой команды, вы не можете рассчитывать на то, что лидер автоматически направит повестку дня, а кто-то другой будет делать подробные записи. Вместо этого важно прояснить роли, прежде чем объявить собрание порядком. Во-первых, определите координатора встречи. Человек в этой ключевой роли будет руководить собранием, направлять участников по повестке дня и призывать участников внести свой вклад.

Затем подтвердите, кто будет отвечать за ведение заметок во время встречи. Лицо, выполняющее эту административную роль, должно позаботиться о том, чтобы отметить основные вклады, важные решения, действия и последующие задания, а также время для каждого из них. В большинстве случаев ведущий также берет на себя ответственность за распространение протокола после собрания.

Приглашайте всех внести свой вклад

Даже если вы запланировали оптимальное время, составили эффективную повестку дня и пригласили нужных сотрудников, общие коммуникативные барьеры могут помешать некоторым участникам внести свой вклад в той мере, в какой вам хотелось бы. Чтобы стимулировать участие, попробуйте несколько ключевых тактик.

Запрос обновлений

Посоветуйте участникам подготовить доклады заранее. Во время встречи позвоните сотрудникам, чтобы сообщить новости или задать вопросы. Вы можете получить отрепетированные ответы, но вы поможете членам команды почувствовать себя важными для команды.

Включить каждого участника

Обращайте внимание на вклад каждого участника и старайтесь не заканчивать встречу, не пригласив всех принять участие. Если вы включили новых сотрудников или сотрудников-интровертов, спросите их о проблеме с их точки зрения. Вы укрепите доверие и дадите участникам более всестороннее представление о обсуждаемой теме.

Оперативное разностороннее обсуждение

Некоторые участники могут предпочесть отвечать на простые вопросы, а другие предпочитают размышлять над более абстрактными вопросами. Чтобы дать возможность всем участникам внести свой вклад, постарайтесь подойти к проблеме с разных сторон. Не стесняйтесь задавать дополнительные вопросы или выражать любопытство, чтобы спровоцировать более глубокие дискуссии и повысить чувство командной работы.

Завершите действия и следующие шаги

Чтобы сделать любое совещание команды максимально эффективным, не откладывайте проблемы в архив по окончании собрания. Всегда заканчивайте встречи списком действий или заданий, чтобы поощрить дальнейшее участие ключевых членов команды.

Планируйте завершить встречу, оставив свободное время

Чтобы у вас было время для этого важного шага, планируйте завершить все обсуждения и дела как минимум за пять минут до запланированного окончания встречи. Затем используйте оставшиеся минуты для оценки и планирования.

Просмотрите и подтвердите

Во-первых, кратко проанализируйте результаты встречи, в том числе важные решения и прогресс по ключевым вопросам. Затем подтвердите, достигли ли вы всех целей, поставленных вами в начале встречи. Если какие-либо задачи остаются, уточните, когда и как вы будете их решать, в том числе будете ли вы пересматривать их на будущей встрече или поручите их отдельным сотрудникам.

Делегируйте задачи

Затем опишите основные задачи, которые сотрудники будут решать после окончания собрания, включая изучение вопросов, формирование специальных групп или подготовку отчетов. Подтвердите сроки для каждого элемента, чтобы гарантировать, что каждый член команды покинет собрание со списком дел.

Распространение документации

После завершения собрания создавайте и распространяйте протокол собрания как можно быстрее. Поскольку протокол встречи должен включать следующие шаги, у команд будет документация по их действиям, чтобы они могли решать их максимально эффективно.

От выбора правильного места и времени до составления повестки дня и активного участия — эффективное собрание сотрудников может помочь коллегам добиться большего вместе. Совершенствуйте свои навыки работы в команде сделать встречи вашей команды более успешными, чем когда-либо.