Советы по созданию эффективных шаблонов повестки дня собрания

5 марта 2021 г.

Хорошо спланированные и продуктивные встречи часто являются результатом тщательного планирования. Независимо от того, организуете ли вы большую конференцию или обсуждение в небольшой группе, повестка дня собрания поможет вам не отклоняться от графика и сосредоточиться на важных темах. Научившись составлять повестку дня встречи, вы сможете разработать эффективный план. В этой статье мы объясним, что такое повестка дня собрания, как ее создать, а также предоставим шаблон и пример.

Что такое повестка собрания?

Повестка дня собрания — это документ, в котором излагаются предполагаемый график, темы и цели собрания. Повестка дня должна быть подробным маршрутом, который точно объясняет, что произойдет во время встречи и когда. Это важный шаг в обеспечении того, чтобы собрание успешно достигло намеченных целей. Как только у вас появится необходимая информация, создайте повестку дня, чтобы вы могли отправить ее участникам как можно скорее.

Повестка собрания обычно включает следующее:

• Заголовок

• Время

• Дата

• Место нахождения

• Темы

• Фасилитатор

• Цель

• Список участников

Многие шаблоны включают точное время, отведенное для повышения эффективности встречи. Например, «Обсуждать несогласованные вопросы с 11:05 до 12:05».

Повестка дня должна иметь четкую цель, чтобы участники могли подготовиться к собранию. Если возможно, координатор встречи должен раздать повестку дня участникам как минимум за три дня до ее начала. У участников должно быть достаточно времени, чтобы собрать все необходимые материалы для продуктивной встречи.

Связанный: Ключ к успешному написанию речей

Как создать эффективную повестку встречи

Выполните следующие действия, чтобы составить подробную повестку собрания:

1. Разработайте общую цель

Эффективная повестка дня собрания имеет цель или общую цель, которая определяет график и обсуждение. Вы можете добавить краткую цель в верхней части повестки дня. Например, встреча для обсуждения уровня удовлетворенности клиентов может иметь следующую цель: «Просмотреть уровень удовлетворенности клиентов и обсудить пути его улучшения».

Связанный: Что такое стратегическое планирование? Определение, методы и примеры

2. Составьте список тем для обсуждения

Составьте список всех тем, которые вам нужно обсудить во время встречи. Убедитесь, что вы как можно тщательнее, чтобы убедиться, что вы можете достичь своей цели. Вы можете включить ожидания по каждой теме в качестве подробного руководства, чтобы не сбиться с пути. Упорядочите свой список так, чтобы он плавно переходил от одной темы к другой.

3. Создайте временную шкалу

После того, как у вас есть темы для обсуждения, создайте график того, как долго, по вашему мнению, может длиться каждая из них. Для собраний, которые длятся целый день, вы можете структурировать свое время, чтобы выделить час на каждую тему. Вы можете структурировать более короткие временные рамки встреч с шагом в 15 минут. Может быть полезно добавить дополнительное время в каждый блок, если вы считаете, что обсуждение темы может длиться дольше. При необходимости добавьте время для перерывов и приема пищи.

4. Определите участников

Вы должны убедиться, что нужные люди присутствуют на собрании для тщательного разговора. Приглашайте только тех посетителей, которые вам нужны для всех тем, чтобы максимально использовать время каждого. Например, если вам нужно встретиться с клиентом, чтобы обсудить ход создания нового продукта, вам может понадобиться информация от вашего менеджера проекта, владельца продукта или менеджера по связям.

5. Обеспечьте место и время встречи

Убедитесь, что у вас достаточно места для размещения всех участников собрания в желаемое время. Чтобы убедиться, что все участники доступны одновременно, отправьте электронное письмо с предполагаемым временем или запросите рекомендации. Ваша компания также может использовать систему общего календаря. Ваша компания может потребовать, чтобы сотрудники запланировали конференц-зал, или вам может потребоваться согласование с внешним планировщиком, чтобы арендовать помещение. Имея любое пространство, убедитесь, что у вас есть необходимое оборудование, такое как экраны для отображения информации или инструменты для проведения конференций.

6. Попросите внести свой вклад

При планировании повестки собрания вы можете запросить мнение членов команды или своего руководителя. Возможно, они смогут просмотреть вашу предварительную повестку дня и дать совет по темам для обсуждения или ключевым участникам. Обращение за советом может помочь вам составить тщательную и эффективную повестку дня встречи, применимую ко всем участникам.

Шаблон повестки дня собрания

Вы можете использовать этот базовый шаблон при создании собственной повестки собрания:

[Meeting name] Повестка дня

Место нахождения: [Address or room number]

Дата:

Время:

Фасилитатор:

Цель:

Пункты повестки дня

[Start time] — [End time] [Agenda item description] [Location, if changed]

[Start] — [End] [Add a description for topics to discuss at this time] [Location, if changed]

[Start] — [End] [Add a description for topics to discuss at this time] [Location, if changed]

[Start] — [End] [Add a description for topics to discuss at this time] [Location, if changed]

[Start] — [End] [Add a description for topics to discuss at this time] [Location, if changed]

[Additional information]

[Add additional instructions or comments here]

Пример повестки собрания

Вот примерная повестка дня ежеквартального собрания по продажам:

План продаж на первый квартал

Расположение: Северный конференц-зал.

Дата: среда, 16 октября 2019 г.

Время: 15–16 часов.

Ведущий: Майкл Смит

Задача**: **Просмотреть продажи за первый квартал и составить план продаж на второй квартал.

Пункты повестки дня

15:00–16:00: Обсудите продажи каждого сотрудника в первом квартале, продажи в процессе, узкие места, препятствия и процент целей. Просмотрите исторические темы, новые проблемы и действия.

15:00–15:05: приветствие участников и переход к знакомству.

15:05–15:15: Обсудите повестку дня и общую цель собрания.

15:15–15:30: анализ результатов продаж за первый квартал по сотруднику. Обратитесь к областям, где были закрыты крупные сделки, полезную информацию и процентное соотношение к цели каждого сотрудника.

15:30–15:45: Проверьте продажи каждого сотрудника в очереди. Просмотрите ожидания в отношении будущих продаж, текущих показателей и любых препятствий или препятствий.

15:45–16: Обновления по прошлым темам и новые выпуски. Обсудите все обновления продукта, бизнес-стратегию, последнюю маркетинговую кампанию и действия.

Если вы хотите, чтобы в повестку дня на следующую неделю была добавлена ​​конкретная тема, свяжитесь с Джимом Томпсоном по телефону 314-994-8833 или по электронной почте jthompson@email.com.

Пожалуйста, ознакомьтесь с этой повесткой дня перед встречей, чтобы вы могли подготовиться.