Советы по совещанию, которые помогут вам работать более эффективно

22 февраля 2021 г.

Проведение совещаний может быть отличным способом стимулировать творчество, принимать важные решения и использовать навыки и опыт широкого круга людей. Важно направить объединенную энергию комнаты, полной сотрудников, на достижение поставленных целей. Когда люди собираются вместе и обмениваются идеями, легко упустить из виду цель собрания. В этой статье мы дадим советы, как обеспечить эффективное проведение собраний и способствовать достижению целей вашей компании.

Почему встречи важны?

Есть много способов общаться с коллегами, но иногда встреча лицом к лицу — лучший способ использовать навыки друг друга. Встреча — это важный способ вдохновить на творчество, решить проблему, требующую целостного подхода, или просто направить всех на путь к общей цели.

Общение с людьми с разными навыками и подходами может быть жизненно важной частью процесса принятия решений. Обращение к различным отделам может полностью изменить масштаб проекта или помочь выявить и решить проблемы по мере их возникновения. Некоторые компании проводят встречи с клиентами и поставщиками как основную функцию своего бизнеса, поэтому знание того, как обеспечить эффективность встречи, является ключевым навыком.

Советы по проведению эффективных совещаний

Вот несколько советов, которые помогут вам проводить успешные и продуктивные встречи:

• Создайте структуру.

• Установите и примените время окончания.

• Будь готов.

• Используйте инструменты, чтобы ваши встречи работали.

• Дайте каждому возможность высказаться.

• Сделайте свои действия четкими и конкретными.

Создать структуру

Ваша встреча с гораздо большей вероятностью будет идти по плану, если у вас есть повестка дня, чтобы участники оставались сосредоточенными. Если вы отвечаете за создание повестки дня, то вы можете либо запросить мнение участников, либо просто выделить им место для выступления перед группой, в зависимости от формата сеанса. Если вы расскажете людям, чего вы надеетесь достичь и какая от этого будет польза, им будет легче подготовиться.

Маркеры помогут вам сосредоточиться на главной цели. При составлении списка тем для обсуждения вы можете встретить пункты, содержащие справочные материалы, которые могут быть актуальны для присутствующих.

Если вы отправите это вместе с повесткой дня, в идеале, по крайней мере, за один день, тогда вы будете знать, что все имели возможность прочитать соответствующие части. Вы также можете предоставить некоторые детали повестки дня, чтобы направлять людей к разделам, на которые вы будете ссылаться, и указать, кто, как вы надеетесь, внесет свой вклад в каждый пункт.

Если вас пригласили на встречу, но повестка дня не разослана, рассмотрите возможность попросить руководителя создать ее или сообщить вам цели и сроки встречи. Для регулярно запланированных совещаний шаблон может быть хорошим способом создать некоторую структуру, и вы можете сэкономить время, просто заполняя пробелы вместо того, чтобы писать новый для каждого собрания.

Установите и примените время окончания

Когда вы устанавливаете время встречи, укажите время окончания. Ограничение по времени привлечет всеобщее внимание и поможет вести дискуссию целенаправленно и по расписанию. Если вы с самого начала ограничите свои встречи примерно часом, участники будут знать, что их продуктивность и вклад будут вознаграждены перерывом.

На больших собраниях, требующих участия многих людей, может помочь назначенное лицо, которое будет следить за временем и вмешиваться, если одно обсуждение длится слишком долго.

Будь готов

Подготовка является ключом к эффективности, когда дело доходит до управления собраниями. Сообщите участникам, что вы ожидаете от них каких-либо конкретных исследований, отчетов или отзывов по определенной теме, и убедитесь, что вы даете им достаточно времени для сбора необходимой информации.

Руководители и участники собрания должны быть готовы поделиться своими идеями и ответить на дополнительные вопросы других участников. Например, если вы представляете свою идею нового продукта, вы должны быть в состоянии ответить на разумные вопросы о стоимости, прибыли, производстве и клиентской базе.

Предвидьте, как пойдет обсуждение, и проведите небольшое исследование, чтобы убедиться, что вы стимулируете обсуждение и наилучшим образом используете время каждого.

Используйте инструменты, чтобы ваша встреча работала

Существует множество различных инструментов, позволяющих сделать ваши встречи более эффективными. Некоторые из них просто коммуникативные стратегии что может гарантировать, что каждый получит возможность высказаться.

Если ваша встреча, вероятно, будет включать обсуждение конфиденциальной информации, подумайте о том, чтобы установить некоторые правила записи и обмена информацией, чтобы все чувствовали себя комфортно с протоколом.

Существуют также технологические решения некоторых проблем, с которыми вы можете столкнуться на совещании. Программное обеспечение для совместной работы может быть отличным способом побудить всех работать вместе над документом или презентацией, а также избежать длинных списков последующих действий, если те, кто предлагает решение, могут вносить изменения в проектную документацию в режиме реального времени.

Если вам нужна помощь, чтобы максимально повысить эффективность собраний, существует несколько программных и прикладных решений для наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются люди.

Для предприятий, где совещания проводятся часто и являются неотъемлемой частью их деятельности, существуют высокотехнологичные инструменты для совещаний, которые могут подключаться к календарям участников и предупреждать их, если они нужны где-то еще, и даже изменять освещение по ходу совещания, чтобы обозначить его завершение. пора заканчивать дискуссию.

Этот уровень автоматизации может быть не нужен для большинства совещаний, но поиск способа организации заметок, отслеживания действий и обмена соответствующими исследованиями может сделать весь процесс намного более эффективным.

Дайте каждому возможность высказаться

Независимо от того, проводите ли вы собрание или просто участвуете, все заинтересованы в том, чтобы у всех участников была возможность высказаться. Будь то обсуждение идеи, внесение предложения или просто добавление своего голоса к консенсусу, если кто-то присутствует на собрании, он должен быть в состоянии внести свой вклад. Важно создать атмосферу, в которой каждый чувствует себя комфортно, высказывая свои мысли.

Это может быть особенно важно, если один из участников имеет особую страсть к проекту или громко возражает против того, как все делается. Важно дать им возможность быть услышанными, прежде чем решительно двигаться дальше, позволяя другим внести свой вклад.

Есть несколько положительных способов решить проблему, как заставить кого-то замолчать, когда другие ждут, чтобы высказаться. побуждая других делиться их идеи.

Сделайте свои действия четкими и конкретными

Люди должны уходить со встречи с ясным пониманием своих следующих шагов и того, какой вклад они собираются внести в проект, над которым работают. Воспользуйтесь этим энтузиазмом, поделившись минутызаметки и пункты действий как можно скорее после встречи и установления временных рамок, чтобы гарантировать, что все работают по одному и тому же графику.

Следующая встреча должна быть возможностью поделиться своим прогрессом, поэтому убедитесь, что вы реалистичны в отношении того, что вы просите людей, и времени, отведенного на задачу. Вы можете использовать календари и программное обеспечение для управления задачами, чтобы планировать последующие действия и отслеживать ключевые точки производительности.

Встреча должна вызывать у всех чувство готовности к следующему этапу проекта, поэтому используйте эти советы в сочетании с инструментами, которые у вас есть, чтобы получить максимальную отдачу от каждой встречи, которую вы проводите или посещаете.

Проверьте альтернативы встрече

Хотя встречи могут оказать положительное влияние на проект, могут быть более эффективные способы достижения цели. Совместная технология может быть полезным инструментом для получения информации от ряда заинтересованных сторон способом, который соответствует их собственному графику и не требует их физического присутствия.

Это особенно важно, если вам нужен опыт людей, которые не все находятся в одном и том же месте. Если важно собрать всех вместе, подумайте, будет ли конференц-связь более эффективной, чем приглашение коллег к поездке, или можно ли планировать встречи реже, используя варианты совместной работы между ними.

Это также может быть полезной стратегией для проектов, в которых на регулярных встречах снова и снова поднимались одни и те же вопросы. Если вы сталкиваетесь с определенными проблемами, которые могут быть решены только на совещании, возможно, стоит выяснить, может ли новый процесс или руководство решить проблему ко всеобщему удовлетворению и полностью свести на нет необходимость в таком стиле совещаний, обеспечивая более продуктивное использование. времени, когда вы собираете всех вместе.