Советы по подготовке и ответам на вопросы во время презентаций

Если вы проводите презентацию, где от вас ожидают ответов на вопросы, знание того, как эффективно подготовиться, полезно как для вас, так и для вашей аудитории. Будь то торговая презентация, предлагаемая потенциальным клиентам, или информационная презентация, представленная на профессиональной конференции, ответы на вопросы аудитории должны быть на столе. В этой статье мы объясняем, как подготовиться к вопросам презентации, и предлагаем советы по ответам на них.

Что такое презентация?

Презентация — это тип речи, которую вы можете произнести в различных контекстах, обычно с использованием визуальных материалов. Вы можете сделать презентацию только для нескольких человек, чтобы обсудить деловое предложение, или вы можете сделать презентацию для сотен людей в качестве эксперта в предметной области. В презентации визуальные материалы, которые поддерживают то, что вы говорите, обычно представлены в виде слайд-шоу, которое добавляет контекст и визуальную поддержку вашей речи. Независимо от цели вашей презентации, вам может понадобиться ответить на вопросы по вашей теме.

Преимущества ответов на вопросы презентации

Не каждая презентация требует ответов на вопросы, но формат многих из них включает время вопросов и ответов. Отвечая на вопросы во время или после презентации, вы получаете много преимуществ, в том числе убедитесь, что ваша аудитория удовлетворена информацией, которую вы предоставили, и что вы предоставили полную информацию о своей теме. Если вы делаете презентацию, чтобы представить проект или завоевать бизнес, правильные ответы на вопросы могут иметь значение между получением работы или отказом от нее.

Ответы на вопросы во время или после презентации также могут сделать вас более доступным для аудитории, что может быть ценным для всех участников. Тогда ваша аудитория увидит в вас человека, который может ответить на вопросы по теме и, возможно, эксперта, и вы получите возможность предоставить дополнительную информацию.

Связанный: 6 типов презентаций для использования на рабочем месте

Как подготовиться к вопросам презентации

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы подготовиться к вопросам презентации:

1. Подумайте, что другие могут захотеть узнать

Ваша аудитория является важным фактором в том, как вы подходите к своей презентации. Если вы выступаете перед толпой экспертов в своей области, ваш подход может отличаться от того, если ваша презентация предназначена для тех, кто ничего не знает о вашей теме. Проанализировав, какой будет ваша ожидаемая аудитория, вы сможете определить, какие вопросы может задать эта аудитория, и как лучше всего ответить на эти вопросы.

Эксперты с большей вероятностью будут задавать вопросы, относящиеся к конкретным частям вашей темы, которые представляют интерес для других специалистов в вашей области. Они могут хотеть получить подробные ответы и быть в порядке с жаргоном, связанным с вашей областью. Те, кто не знаком с вашей темой, чаще задают общие вопросы и могут нуждаться в более простых ответах на доступном языке.

2. Спросите других, что они могут спросить после вашей презентации

Хороший способ определить, какие вопросы могут возникнуть у вашей аудитории, — это спросить людей, которых вы знаете, похожих на ожидаемую аудиторию, каковы их вопросы. Это может быть более сложной задачей, если вы представляете покупателю или клиенту, но вы все равно можете обсудить это с людьми, которых вы знаете, которые работают в аналогичной области или должности. Вы можете либо предоставить этим людям свои письменные материалы для презентации, либо вы можете провести для них свою презентацию, даже если она будет записана на видео.

Вы даже можете подготовить для них список вопросов, чтобы определить, какие вопросы они могут задать. Это может включать в себя вопросы об определенных разделах вашей презентации, чтобы определить, были ли ясны определенные ключевые моменты, или узнать, что они спросят в конце вашей презентации.

3. Если возможно, просмотрите другие презентации по этой теме.

В зависимости от типа презентации, которую вы проводите, вы можете найти похожие презентации в Интернете, посвященные похожей теме или посвященные тому же событию. Это может дать вам представление о том, что спрашивала эта аудитория, и о темах, которые вызвали наибольшее количество вопросов. Это также может помочь вам увидеть, как другие докладчики справились со своими вопросами и какие типы ответов были эффективными. Это также может дать вам полезные идеи для включения информации в вашу презентацию или дополнительную информацию, которую вы можете использовать при ответах на вопросы.

4. Изучите часто задаваемые вопросы по вашей теме

Еще один способ подготовиться к типам вопросов, которые вам могут задать, — это изучить, что люди часто спрашивают по вашей теме в Интернете. В зависимости от сложности вашей темы, это может быть что угодно: от чтения вопросов на сайтах, созданных для запросов, до чтения академических исследовательских работ. Поняв вопросы, которые уже задавались по этой теме, вы сможете попрактиковаться в том, как бы вы ответили в контексте своей презентации. Если это скорее презентация по продажам, вы можете изучить, какие вопросы обычно задают клиенты во время этих презентаций.

5. Изучите свой предмет, выходящий за рамки основ

В зависимости от темы, которую вы представляете, вы уже можете быть экспертом в этой области, который может ответить даже на самые сложные вопросы. Однако, если это новая тема для вас или что-то, что вы все еще изучаете, вы можете подготовиться, исследуя не только свою презентацию. Вы не обязаны отвечать на каждый вопрос, но знание хотя бы немного большего, чем то, что содержится в вашей презентации, поможет вам выглядеть авторитетно для вашей аудитории, когда они будут задавать вам вопросы.

Советы по ответам на вопросы презентации

Если вы готовитесь к презентации, в ходе которой вы ожидаете, что вам будут задавать вопросы, вот несколько советов, как на них отвечать:

Рассмотрите контрольные вопросы

Если вы выступаете на деликатную тему или выступаете перед большой аудиторией, где может быть сложно организовать сессию вопросов и ответов, вам может быть полезно заранее просмотреть и утвердить вопросы. В месте, где вы проводите презентацию, может быть контактное лицо, которое может организовать это для вас, или вы даже можете настроить способ отправки вопросов вам в Интернете. Тогда вы будете знать, какие вопросы ожидать, сможете подготовить свои ответы и уменьшить количество проблем с теми, кто будет задавать вопросы на вашей презентации.

Расскажите аудитории, когда спросить

Одна вещь, которая может вызвать проблемы с вопросами во время презентации, — это неясность в отношении того, какое время вы считаете подходящим для того, чтобы зрители могли задавать вопросы. В зависимости от стиля и темы вашей презентации ответ может различаться, но обычно два основных варианта используются на протяжении всей презентации или только во время определенного раздела вопросов и ответов в конце. Указание вашего плана ответов на вопросы в начале выступления может уменьшить количество нежелательных прерываний.

Можно сделать паузу

Если вам задают вопрос, которого вы не ожидали или который является более сложным, вы можете почувствовать, что вам нужно быстро ответить. Однако, если вам нужно немного времени, чтобы собраться с мыслями и понять, что вы хотите ответить, можно сделать короткую паузу перед ответом. Как правило, вам не нужна слишком длинная пауза во время презентации, но если вам нужна минута, прежде чем ответить на сложный вопрос, это лучше, чем спотыкаться на своем ответе или плохо отвечать на вопрос.

Отвечай правдиво

Если вам задают вопрос, на который вы не знаете ответа, лучше ответить правдиво, чем придумывать ответ, который может быть неточным. Если вы не уверены, вы можете честно сказать об этом, но также предложить ресурсы для поиска ответа. Точно так же вы должны отвечать точно по вашей теме и хорошо представлять свои знания, а не давать ответ, который, по вашему мнению, соответствует тому, что, по вашему мнению, хочет человек, спрашивающий.

Четко выражайте мнения

Если вы отвечаете на вопрос, высказывая свое мнение по теме, особенно если это тема, которая в значительной степени сосредоточена на фактической информации и исследованиях, может быть полезно уточнить, когда вы высказываете свое мнение. Это хороший способ не запутать аудиторию или представить что-то, что является вашим мнением, как факт. Сказать аудитории, что ваш ответ — это ваше мнение по вопросу, который вам задают, — это ясно и никоим образом не мешает тому, чтобы вас считали авторитетом в вашей теме.

Перенаправить по мере необходимости

Иногда люди на презентациях задают вопросы, которые не относятся к теме или могут быть сосредоточены на том, что хочет сказать этот человек, а не на том, о чем вы говорите. Вполне уместно перенаправлять вопросы, если они не по теме или не по теме. Важно, чтобы вы делали это вежливо, но вы можете сообщить им, что предпочитаете сосредоточиться на теме презентации и ответить на любые вопросы, непосредственно связанные с ней.

Предложите продолжить

Если вам задали вопрос, на который вы не знаете, как ответить, вы можете предложить обсудить его позже с задавшим вопрос человеком. Вы можете сказать им, что не разбираетесь в этом аспекте вашей темы, но что вы рады поговорить с ними позже, чтобы обсудить, как найти ответ. Если вы проводите презентацию, вас часто считают авторитетом в своей теме, даже если это презентация по продажам, поэтому, если вы можете дать честный ответ, демонстрирующий вашу честность и говорящий аудитории, что вы готовы узнать для их, это может быть полезно.