Советы по написанию двухстраничного делового письма

26 апреля 2021 г.

Деловое письмо представляет собой письменную форму общения и используется для информирования, убеждения или инструктирования читателей. Хотя многие деловые письма форматируются так, чтобы они отображались на одной странице, людям часто требуется больше места для передачи сообщения. Если вы пишете длинное деловое письмо, вам может быть интересно, как это делается. В этой статье мы объясним восемь шагов для написания двухстраничного делового письма, покажем пример и дадим советы по созданию визуально привлекательного и легко читаемого письма.

Что такое двухстраничное деловое письмо?

Двухстраничное деловое письмо — это официальное письмо от одного человека в компании или представителя компании другой компании или физическому лицу. Так же, как и одностраничное деловое письмо, двухстраничное деловое письмо предназначено для информирования или инструктирования читателя.

Письменное деловое письмо является распространенной формой общения и регулярно используется для подкрепления устного общения или для уведомления людей о необходимых действиях, обновлении статуса или обновлении политики оценки. Люди регулярно используют двухстраничные деловые письма, когда информация, которую они посылают, длиннее, чем в более стандартном одностраничном письме.

Как написать двухстраничный бизнес

Вот восемь шагов, которые необходимо выполнить при написании двухстраничного делового письма:

1. Сообщить на официальном бланке

Первый шаг в создании двухстраничного или многостраничного делового письма — убедиться, что ваша первая страница содержит профессиональный фирменный бланк. Бланк информирует читателя о том, кто является отправителем, и появляется в самом верху страницы, и он может быть выровнен по центру, по левому или правому краю.

При отправке двухстраничного письма от своего имени на бланке должны быть указаны ваше имя, адрес электронной почты, номер телефона и любая другая контактная информация, которую вы хотите указать. При отправке многостраничного письма от имени компании или организации важно включить официальный логотип компании, а также ее физический адрес и номер телефона.

2. Организуйте с помощью верхнего и нижнего колонтитула

Верхние и нижние колонтитулы отличаются от основного текста документа. Заголовки отображаются в самом верху страницы, а нижние колонтитулы — в самом низу страницы. Использование верхних и нижних колонтитулов помогает организовать многостраничное деловое письмо.

Добавьте заголовок с датой и именем адресата на обе страницы двухстраничного письма. Например, вы можете использовать такой заголовок, как Дженнифер Робертс, 12 апреля 2021 года.

Рассмотрите возможность использования нижнего колонтитула, который отображает текущий номер страницы и общее количество страниц в самом низу каждой страницы вашего письма, чтобы помочь получателю отслеживать. Например, страница 2 из 2 — это обычный нижний колонтитул, который можно включить в двухстраничное деловое письмо.

3. Добавьте заголовок

При написании делового письма важно включить заголовок на первой странице. Ваш заголовок отличается от заголовка страницы и фирменного бланка. Заголовок письма должен включать дату, имя адресата и его физический адрес.

Пример заголовка письма:

12 апреля 2021 г.

г-жа Дженнифер Робертс
4 Маркет ул.
Принстон, Нью-Джерси 08542

4. Выберите приветствие

Приветствие — это профессиональное приветствие. Важно не забыть включить приветствие в верхней части страницы прямо под заголовком страницы. Не забудьте включить две строки пустого пространства, чтобы обеспечить визуальное различие. Вот приветствия или приветствия, которые можно использовать:

“Дорогая [Mr., Mx., Mrs., Ms. or Miss] [Surname]”
“Дорогая [Mr., Mx., Mrs., Ms. or Miss] [First name and surname]”
”[Mr., Mx., Mrs., Ms. or Miss] [First name and surname]”
”[Mr., Mx., Mrs., Ms. or Miss] [surname]”
“Привет [First name]”

5. Определите цель вашего контакта

Ваш первый абзац, также называемый «введением», должен четко указывать вашу цель. Ваше введение должно также включать любезности и обзор ваших отношений с получателем. Вот пример того, как выполнить эти элементы в первых двух предложениях вступительного абзаца:
Пример: от имени вашего ипотечного кредитора, Virgil and Brand, мы хотели бы сообщить о самом последнем обновлении вашей учетной записи и объяснить, что эти изменения означают для вас. Ваша ипотека была переведена в Centigo Financial Group с 30 апреля 2021 года.

6. Используйте абзацы тела

Основные абзацы должны следовать непосредственно за вступительным абзацем. Каждый абзац может состоять из двух-восьми предложений и должен использоваться для объяснения деталей вашего сообщения. В основных абзацах также должна быть конкретизирована прямая информация, содержащаяся во введении.

В типичном одностраничном деловом письме часто бывает от трех до пяти основных абзацев. Когда ваше сообщение выходит за рамки пяти абзацев, часто требуется вторая страница. Обязательно сосредоточьте каждый абзац на одном конкретном элементе вашего сообщения и четко укажите любые действия, которые читатель может предпринять.

7. Повторите в заключительном абзаце

Ваш последний абзац, также известный как «заключительный абзац», повторяет причину, по которой вы написали письмо. Оно должно быть четким, вежливым и выражать благодарность читателя за потраченное время и энергию.

8. Выберите заключительное заявление

Ваше заключительное заявление, или «приветственное завершение», — это фраза из одного-трех слов, которая завершает ваше письмо и предназначена для демонстрации профессионализма и такта. Заключительный оператор может отображаться с выравниванием по левому краю и всегда должен совпадать с выравниванием имени и подписи отправителя. Вот заключительные заявления для рассмотрения:

“Всего хорошего,”
“Искренне,”
“С благодарностью,”
“Теплые пожелания,”
“Всего наилучшего,”
“Лучший,”
“С наилучшими пожеланиями,”
“С уважением,”

Вот пять советов, которые следует учитывать, чтобы повысить привлекательность и читабельность двухстраничного делового письма:

1. Рассмотрите стиль полного блока

Полноблочный стиль является распространенным типом форматирования для деловых писем. По сути, требуется, чтобы все компоненты письма, включая приветствие, вступительные абзацы, основные абзацы, заключительный абзац и подпись, были выровнены по левому краю. Использование этого стандартного формата показывает профессионализм.

2. Избегайте использования нескольких заголовков на первой странице.

Использование раздела заголовка, который включает имя получателя и дату сообщения, важно для того, чтобы помочь отправителю и получателю оставаться организованными. Однако важно отметить, что этот заголовок должен появляться только на второй странице двухстраничного письма.

Заголовок первой страницы должен содержать ваш официальный бланк. Наличие как фирменного бланка, так и имени и даты получателя в разделе заголовка выглядит визуально загроможденным и может сбивать с толку или отвлекать.

3. Используйте разрывы строк и пробелы

Включение пустого пространства — это дизайнерская тактика, которая помогает документам выглядеть более визуально привлекательными. Важно включить разрывы строк между разделами заголовка и заголовка, а также двойной разрыв строки между разделом заголовка и приветствием. Включение разрыва строки между каждым абзацем также помогает повысить удобочитаемость и эстетическую привлекательность.

4. Используйте жирный или подчеркнутый текст

Двухстраничные деловые письма длиннее, чем их более стандартные одностраничные аналоги. По этой причине важно сделать указания или уведомления четкими. Один из способов сделать это — включить маркеры, жирный шрифт или подчеркнутый текст для важных дат или действий, которые должен предпринять получатель.

5. Старайтесь не делить абзац между двумя страницами

Вам также следует избегать разделения одного абзаца между двумя страницами. Сохранение целостности каждого абзаца на одной странице важно для удобочитаемости и эстетической привлекательности.

Образец делового письма на двух страницах

Вот пример двухстраничного делового письма, отправленного от компании клиенту:

Образовательный ресурсный центр Brain Builders

67 Tulane St., Mount Holly, NJ 08060
Телефон: 917.871.9803
www.brainbuilders.erc.org

12 апреля 2021 г.

Уважаемая миссис Ареа Парк:

Как директор Центра образовательных ресурсов Brain Builders (BBERC), я обращаюсь к вам по поводу вашего запроса на зачисление вашего ребенка в «Программу развития одаренных и талантливых людей, Discovery Cove».

Образовательный ресурсный центр Brain Builders рад предоставить академические, социальные и эмоциональные ресурсы для детей классов K-12 с различным уровнем способностей. Мы также предлагаем программы для семей, консультационные услуги, игровые группы, программы наставничества для детей и многое другое для семей и детей, которые нуждаются в таких программах или получают от них пользу.

Наша внеклассная программа развития одаренных и талантливых детей «Discovery Cove» предусматривает небольшие группы для максимального взаимодействия и внимания. В каждом классе не более восьми учеников, и их ведет лицензированный одаренный и талантливый учитель, а также два помощника в классе. Обучение поощряется через игру, открытия и инновационное решение проблем, а все учебные проекты и задания разрабатываются нашей специальной командой по составлению учебных программ.

Чтобы начать процесс регистрации вашего ребенка для участия в Discovery Cove, нашей внешкольной программе развития для одаренных и талантливых людей, необходимо заполнить и отправить до 15 мая 2021 года следующее:

Анкета студента
Рекомендательное письмо от учителя ребенка, тренера или администратора здания
Копии последних результатов стандартных тестов вашего ребенка.
*Возвратный залог в размере 250 долларов США для сохранения места вашего ребенка в программе*

После получения этих материалов наш учебный комитет Discovery Cove рассмотрит ваше заявление и свяжется с вами, чтобы назначить дату семейного собеседования в течение 10 рабочих дней с даты, отмеченной почтовым штемпелем. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этого первоначального обзора или если у вас есть какие-либо предпочтения относительно даты вашего семейного собеседования, позвоните Нэнси Крейг по телефону 917-871-9803 EXT. 21.

В Brain Builders мы гордимся тем, что предоставляем помощь и доступ ко всем членам учебного сообщества округа. Мы с гордостью служим и защищаем детей и семьи различными способами. Некоторые из наших самых популярных услуг включают в себя:

Гимнастика «Мама и я» (в возрасте от 18 месяцев до трех лет)
Семейный оздоровительный и здоровый образ жизни (для всех возрастов)
Социальное и эмоциональное благополучие (от пяти до девяти лет)
Кто я: социальное и эмоциональное понимание (от 10 до 16 лет)
Защита аутизма (от 3 до 14 лет)
Высказывайтесь: личная защита (от 15 до 21 года)
Бухта открытий: одаренные и талантливые (от 7 до 17 лет)
Семейный знак: репетиторство по ASL и общественная группа: (для всех возрастов)
Наставник американского студента, изучающего язык жестов (от 5 до 21 года)
Спокойный, готовый: услуги группового консультирования (от 5 до 9 лет)
Достижение: программа академической подготовки и подготовки к поступлению в колледж (от 13 до 21 года)

Готовя заявление и дополнительные документы, не стесняйтесь искать дополнительную информацию об этих программах на нашем веб-сайте www.brainbuilders.erc.org. Вы можете читать профили учителей и фасилитаторов, а также слушать видео-отзывы от родителей и учащихся семьи Центра образовательных ресурсов Brain Builders.

Мы благодарим вас за интерес к программе Discovery Cove в Образовательном ресурсном центре Brain Builders, и мы с нетерпением ждем получения заявки от вашего ребенка, рекомендательного письма, копии результатов последнего стандартизированного теста и возвращаемого депозита в размере 250 долларов США. Мы свяжемся с вами в течение 10 рабочих дней, чтобы назначить собеседование с семьей. Если у вас есть какие-либо вопросы о нашем учреждении или дизайне нашей программы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нашему менеджеру учреждения, Адаму Кингу, или к нашему семейному связному, Нэнси Крейг.

Всего хорошего,

Синтия Дюран
Образовательный ресурсный центр Brain Builders
Телефон: 917.871.9803 доб. 96