Сопроводительное письмо по факсу: определение, шаблон и пример

22 февраля 2021 г.

Некоторые компании предпочитают отправлять по факсу бумажные копии при получении профессиональных документов. Сопроводительное письмо по факсу знакомит с документами по факсу и помогает связаться с нужным человеком. Если вы претендуете на новую должность, а компания заявляет, что вы должны отправить резюме по факсу, вы можете приложить сопроводительное письмо по факсу, чтобы ваша информация была систематизирована. В этой статье мы объясним, что такое сопроводительное письмо по факсу, когда вы можете его использовать и что включить, а также советы, шаблон и пример.

Что такое сопроводительное письмо для факса?

Сопроводительное письмо факса — это страница, которую вы отправляете в начале факса. Он сообщает вашему получателю, что он найдет в следующих документах и ​​как он может связаться с вами.

Сопроводительное письмо факса, иногда называемое титульным листом факса, отличается от обычного сопроводительного письма несколькими важными особенностями. Традиционное сопроводительное письмо идет перед вашим резюме, представляя вас и вашу квалификацию. Сопроводительное письмо по факсу появляется только при отправке факса и указывает, какую информацию найдет получатель.

При подаче заявки на работу с использованием факсимильного аппарата вы можете включить как сопроводительное письмо по факсу, так и обычное сопроводительное письмо вместе с вашим резюме. Порядок будет таким: сопроводительное письмо по факсу, сопроводительное письмо, затем резюме.

Когда вам нужно факсимильное сопроводительное письмо?

Вам необходимо сопроводительное письмо по факсу при отправке любых профессиональных документов через факсимильный аппарат. Например, если компания просит вас отправить по факсу подписанную копию вашего контракта, вы можете включить титульную страницу факса, сообщая им, что вы отправляете и почему.

Если в объявлении о вакансии указано, как подать заявку на вакансию, попробуйте следовать этим рекомендациям. Если компании требуется бумажная копия вашего резюме и сопроводительного письма, отправка их по факсу может быть быстрее, чем по почте. Сильное сопроводительное письмо по факсу может быть отправлено перед отправкой факса, чтобы помочь вашим рабочим материалам безопасно добраться до вашего потенциального работодателя.

Преимущества использования сопроводительного письма по факсу

Есть много преимуществ использования сопроводительного письма по факсу. Когда вы включаете четкое сопроводительное письмо перед своими документами, вы можете:

• Помогите своему факсу добраться до нужного человека. Многие сотрудники пользуются факсимильным аппаратом в общей зоне. С сопроводительным письмом ваш документ с большей вероятностью достигнет предполагаемого получателя.

• Держите информацию в тайне. Вы можете включить в сопроводительное письмо заявление о конфиденциальности, чтобы обеспечить безопасность вашей информации при отправке личного документа.

• Сделайте так, чтобы вашему контакту было проще ответить вам. Ваш получатель может захотеть связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы или узнать о следующих шагах. Сопроводительное письмо по факсу может помочь им, показывая всю вашу контактную информацию.

Что входит в сопроводительное письмо по факсу?

Сопроводительное письмо по факсу может включать любой из следующих разделов:

Контактная информация

Вы можете включить любую соответствующую контактную информацию, такую ​​как ваше имя, компания, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Это может помочь получателю связаться с вами, если ему это нужно. При подаче заявления на новую должность вы можете упростить для менеджера по найму возможность связаться с вами для собеседования, организовав вашу информацию на титульном листе факса.

Имя получателя

Если вы отправляете документ одному человеку, вы можете обратиться к нему по имени, если вы его знаете. При отправке факса в компанию или на большую группу вы можете использовать название компании. При подаче заявления о приеме на работу вы можете изучить компанию или проверить объявление о вакансии, чтобы узнать, указано ли в нем имя менеджера по найму. В противном случае используйте общий заголовок, например «Уважаемый менеджер по найму».

Дата и количество страниц

После информации о получателе добавьте дату и количество страниц, которые вы отправляете по факсу. Это может помочь убедиться, что ваш получатель получит все ваши документы.

О конфиденциальности

Если ваш документ содержит какую-либо конфиденциальную информацию, вы можете указать это в верхней части сопроводительного письма по факсу. Если кто-то возьмет ваш документ с факсимильного аппарата, он увидит, что он содержит информацию только для предполагаемого получателя. Обычно вы можете пропустить этот раздел при отправке резюме по факсу, если только он не содержит секретную информацию.

Содержимое факса

В нескольких предложениях постарайтесь сообщить получателю, что он найдет в вашем факсе. Ваш получатель с большей вероятностью прочитает факс, если узнает, что он содержит. Если вы отправляете несколько документов, таких как резюме и сопроводительное письмо, вы можете использовать этот раздел, чтобы перечислить все включенные документы в том порядке, в котором вы их отправляете.

Назначение факса

Здесь вы можете сообщить получателю, почему вы отправляете этот факс. Это может сказать вашему получателю, что вы ожидаете с точки зрения ответа или действия. Например, вам может понадобиться подпись на документах, которые вы отправляете. Вы можете сообщить об этом получателю в этом разделе. Если вы отправляете резюме по факсу, вы можете указать здесь должность, на которую претендуете.

Соответствующие примечания

В конце сопроводительного письма по факсу вы можете включить любые другие соответствующие примечания. Стандартные примечания факса включают:

• Срочный

• Для рассмотрения

• Прокомментируйте, пожалуйста

• ответьте, пожалуйста

Этот раздел полезен при отправке документов компании, которые необходимо просмотреть, но обычно вы можете пропустить этот раздел при отправке резюме.

Советы по сопроводительному письму по факсу

Вот несколько советов по отправке сопроводительного письма по факсу:

Пишите профессионально и понятно

При отправке документа компании или профессиональному контактному лицу постарайтесь написать сопроводительное письмо по факсу вежливым тоном и четкими предложениями. Титульные листы факса, как правило, более формальны, чем другие виды связи, такие как электронная почта. Если вы подаете заявление о приеме на работу, вы сможете больше показать свою профессиональную личность в других документах.

Ваш получатель прочитает сопроводительное письмо к факсу перед документом. Вы можете помочь произвести сильное первое впечатление, написав профессионально и прямо.

Держать его коротким

Старайтесь, чтобы титульный лист факса был как можно короче, касаясь любой соответствующей информации. При подаче заявления о приеме на работу вы можете больше рассказать о своей квалификации в сопроводительном письме и резюме, которые появляются после сопроводительного листа по факсу.

Проверить повторяющуюся информацию

Получатель, вероятно, прочитает ваши документы сразу после сопроводительного письма по факсу, поэтому постарайтесь проверить наличие повторяющейся информации. Поскольку вы указываете свою контактную информацию в верхней части сопроводительного письма по факсу, обычной практикой является отсутствие официальной подписи. Это только для сопроводительного письма факса. В сопроводительном письме о вакансии поставьте подпись в конце сообщения.

Учитывайте часы работы

По возможности старайтесь отправлять факс в рабочее время, чтобы кто-нибудь мог его увидеть днем. Некоторые компании могут выключать свои факсимильные аппараты в нерабочее время, или в аппарате может закончиться бумага, когда всех нет в офисе. Если вы отправляете факс в рабочее время, он, скорее всего, быстро дойдет до нужного получателя.

Шаблон сопроводительного письма факса

Вот шаблон, который вы можете использовать для сопроводительного письма по факсу:

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ФАКС (необязательно)

[Your name]
[Optional: your mailing address]
[Your phone number]
[Your email or website]

К: [Recipient’s name]
[Optional: company name]
[Recipient’s fax number]

ОТ: [Your name]
[Your fax number]

ДАТА: [Date]
Страницы: [Number of pages] (включая титульный лист)

КАСАТЕЛЬНО

[In a sentence or two, you can describe the contents of your fax here. If you are sending multiple documents in one fax, list each one.]

[In the second paragraph, you can tell the recipient why you are sending these documents. If you are sending a document for review or signature, you can mention that here. If you are faxing a resume, you can include a sentence saying you are qualified, but you’ll want to talk more about your qualifications in a separate cover letter. You can end this section by saying, “I look forward to hearing from you.” ]

[At the bottom of the document, you can mark if your fax is urgent or needs a reply.]

СРОЧНЫЙ
ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ
ПРОКОММЕНТИРУЙТЕ, ПОЖАЛУЙСТА
ОТВЕТЬТЕ, ПОЖАЛУЙСТА

Пример сопроводительного письма факса

Если вы отправляете по факсу резюме и сопроводительное письмо для открытия вакансии, титульный лист вашего факса может выглядеть примерно так:

Билл Хаддингтон 123 Мэйн Стрит
Остин, Техас 73301
352-766-9873
bhaddington0@email.com

*КОМУ: Кэти Рамос
Розничная партия*
687-726-8476

*ОТ: Билл Хаддингтон*
352-766-9877

*ДАТА: 1 мая 2020 г.
Страниц: 3 (включая обложку)*

КАСАТЕЛЬНО

Следующий факс содержит мое резюме и сопроводительное письмо на позицию помощника по продажам в RetailLot.

Я отправляю эти документы в ответ на список вакансий, который я увидел на сайте Indeed. У меня шестилетний опыт продаж, и я думаю, что я отлично подхожу. Следующие документы покажут мою квалификацию и навыки, которые я могу использовать в RetailLot. Спасибо за внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.

СРОЧНЫЙ
X-ДЛЯ ОБЗОРА
ПРОКОММЕНТИРУЙТЕ, ПОЖАЛУЙСТА
ОТВЕТЬТЕ, ПОЖАЛУЙСТА