Система периодической инвентаризации: определение и пример

Для предприятий, которые предлагают своим клиентам небольшой выбор продуктов и услуг, внедрение системы периодической инвентаризации в свою стратегию бухгалтерского учета может помочь им контролировать свои запасы и связанные с ними расходы. Системы периодической инвентаризации могут быть отличным способом для компаний регулярно оценивать стоимость своих текущих запасов. Изучение этих систем может помочь вам определить, могут ли они принести пользу вашей организации. В этой статье мы объясним, что делает система периодической инвентаризации, приведем пример, обсудим ее преимущества и предложим некоторые проблемы, которые следует учитывать при выборе системы для вашего бизнеса.

Что делает система периодической инвентаризации?

Система периодической инвентаризации — это метод, который бухгалтеры используют для определения стоимости материальных запасов компании в конце определенного периода. Они регистрируют стоимость конечных запасов в главной книге, чтобы контролировать стоимость непроданных запасов. В конце определенного периода предприятия физически подсчитывают свои единицы непроданных запасов и записывают их общую стоимость, чтобы сбалансировать главную бухгалтерскую книгу. Процесс подсчета может занять много времени, поэтому большинство компаний проводят его только через определенные промежутки времени, например, в конце каждого квартала или в конце года.

Как работает система периодической инвентаризации?

Система периодической инвентаризации работает, когда член компании проводит физический учет своих запасов и записывает его в систему периодической инвентаризации. Бухгалтеры обычно отслеживают запасы, вычитая себестоимость проданных товаров (COGS) из своего дохода для расчета валовой прибыли. COGS – это измерение прямых затрат на производство продуктов и услуг компании. Например, сюда входят затраты на сырье, общепроизводственные расходы и прямые затраты на оплату труда. COGS не учитывает продукты, потерянные из-за повреждения, кражи или других осложнений, и не может учитывать какие-либо возвращенные продукты.

Чтобы получить более полное представление о своих текущих запасах, компании может потребоваться провести физический подсчет оставшихся запасов в конце года, квартала или другого определенного периода. Выполнение физической инвентаризации позволяет компании точно знать, сколько у них есть на складе, чтобы они могли оценить точную стоимость этих товаров. Затем они могут вычесть стоимость своих оставшихся запасов из своего дохода, чтобы получить точное число, отражающее их валовую прибыль.

Пример периодической инвентаризации

Вот пример того, как компания может использовать периодическую инвентаризацию в своей бухгалтерской практике:

Diamonds By Diana — это небольшой бизнес, где Диана, владелица, изготавливает и продает украшения ручной работы для своих клиентов. В рамках своей стратегии учета и управления запасами Диана использует систему периодической инвентаризации для контроля стоимости своих текущих запасов в конце каждого квартала. Эта система помогает ей управлять своими производственными затратами, знать, сколько стоят ее текущие запасы на конец квартала, и предвидеть доход, который она может получить от этих запасов в следующем периоде продаж.

Поскольку Диана является независимым владельцем бизнеса, который производит свои собственные запасы и ведет свои собственные бухгалтерские книги, система периодической инвентаризации является для нее простым и недорогим способом отслеживания своих запасов. Он предоставляет ей структурированный метод ежеквартальной оценки запасов, а поскольку она ведет свой бизнес в одиночку, его простота позволяет ей легко вести бухгалтерский учет. В своей главной бухгалтерской книге она делает записи:

ДебетКредитПокупки$1,000
Кредиторская задолженность
1000 долларов Диана начинает с записи своих покупок в колонке «покупки» записи. Она может сделать несколько таких записей для учета каждой из своих покупок запасов в течение отчетного периода. В конце квартала, когда она заканчивает свою физическую инвентаризацию, она переносит баланс, зарегистрированный в ее счете покупок, в свой учет запасов и записывает его в объединенную запись. Эта запись включает в себя общую себестоимость за отчетный период, конечный запас, начальный запас и стоимость покупок. Вот пример этой записи:

ДебетКредитОкончание запасов$600
Себестоимость $1000
Покупки
$1000Начальный инвентарь
$400Записывая и просматривая эту запись, Диана использует запись о покупках, чтобы узнать свои расходы на покупку инвентаря в начале записи инвентаря и узнать стоимость своего инвентаря в начале периода. Она также просматривает конечные запасы, чтобы узнать стоимость своих запасов на конец периода и стоимость проданных товаров, чтобы учесть ее материалы и производственные расходы в течение периода продаж.

Преимущества периодической инвентаризации

К преимуществам системы периодической инвентаризации относятся ее простота, минимальные затраты и ограниченные потребности в персонале. Система периодической инвентаризации может быть полезна для малых предприятий с небольшим выбором запасов, поскольку ее легко интегрировать и обслуживать. При ограниченных запасах проведение периодической физической инвентаризации занимает меньше времени, поэтому этот тип системы может отлично подойти для предприятий, отвечающих этим условиям. Более сложная система, такая как система постоянной инвентаризации, может потребовать больше времени для внедрения и запуска, поэтому малые предприятия могут предпочесть систему периодической инвентаризации.

Кроме того, финансовые специалисты могут внедрить систему периодической инвентаризации в свою текущую бухгалтерскую книгу без необходимости покупать или настраивать какое-либо дополнительное программное обеспечение. Это упрощает интеграцию периодической системы и делает ее менее затратной, чем покупка бухгалтерского программного обеспечения для контроля запасов. Бизнес также может использовать систему периодической инвентаризации с минимальным количеством сотрудников. Единственным требованием к персоналу для использования этой системы является член команды компании для проведения физического подсчета и наличие сотрудника для записи и расчета записей в главной книге.

Проблемы периодической инвентаризации

Система периодической инвентаризации может быть не лучшим вариантом для всех предприятий из-за ее относительной простоты. Компании, которые хранят много продуктов или предлагают разнообразный выбор товаров, могут предпочесть использовать другую систему, которая автоматически обрабатывает большой объем операций с запасами. Поскольку эти предприятия хранят много единиц запасов, часто удобнее использовать систему, которая автоматически обрабатывает транзакции без необходимости проведения физического подсчета.

Кроме того, система периодической инвентаризации рассчитывает стоимость запасов компании только через указанный интервал, поэтому бухгалтеры могут не знать точную стоимость своих запасов до конца периода и следующей физической инвентаризации. Это означает, что бухгалтерам, возможно, придется вносить более значительные коррективы при сравнении фактических запасов на конец периода с ожидаемыми запасами на конец периода. Хотя эта система может работать не для всех предприятий, она все же может быть отличным вариантом для малых предприятий, которым нужна простая система отслеживания запасов для мониторинга ограниченного набора продуктов.