Шаблоны и примеры расписаний сотрудников (бесплатная загрузка)

3 ноября 2021 г.

Ан образец штатного расписания представляет собой календарь или таблицу, в которой перечислены все сотрудники и часы их работы. Вы можете легко и последовательно заполнять шаблоны расписаний сотрудников, чтобы все сотрудники знали ожидаемое рабочее время, оставались организованными и обеспечивали покрытие всех смен.

Существует множество типов шаблонов расписаний сотрудников в зависимости от отрасли и области. Некоторые из них организованы по времени, например еженедельные, двухнедельные или ежемесячные графики, в то время как другие включают оценку заработной платы в зависимости от рабочего времени. Тип шаблона, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, будет зависеть от потребностей вашего персонала.

В этой статье мы объясним, что такое шаблон расписания сотрудников и как его создать, а также приведем примеры шаблонов расписаний сотрудников и ответим на некоторые распространенные вопросы.

Прочитайте больше: Планирование сотрудников: как составить график работы для вашей команды

Как составить график работы сотрудников

1. Создать пустую таблицу

2. Вставьте заголовки столбцов

3. Заполните имена сотрудников

4. Определить время работы

5. Сохранить как новый документ

6. Поделитесь расписанием

1. Создайте пустую таблицу

Если вы не используете предварительно заполненный шаблон, начните с открытия новой электронной таблицы на вашем компьютере. Назовите его «Шаблон расписания сотрудников». Сохраните новую таблицу.

2. Вставьте заголовки столбцов

Заголовок первого столбца будет «Сотрудник», за которым следуют заголовки столбцов для рабочих дней, которые необходимо заполнить. Если вы создаете еженедельное расписание, укажите рабочие дни недели (с датами) в заголовках столбцов. Добавьте, если вы создаете двухнедельный или ежемесячный график. Некоторые шаблоны включают заголовок «Общее количество часов» в последнем столбце, а некоторые также подсчитывают оплату. Вы можете включить эти элементы, если они полезны для ваших сотрудников.

3. Введите имена сотрудников

Имена сотрудников будут отображаться в первом столбце под заголовком «Сотрудник». Напишите или отсортировать имена по алфавиту для ваших сотрудников, чтобы легко найти их имена.

4. Определите время работы

Заполните остальные столбцы соответствующими сдвигами. Укажите либо название смены, либо конкретные часы, в которые человек должен работать. Подсчитайте количество назначенных часов — или электронная таблица это — и заполните столбец «Общее количество часов», если вы включили его в свой шаблон расписания сотрудников.

Чтобы облегчить автоматизацию, многие программы для работы с электронными таблицами позволяют создавать раскрывающиеся меню, чтобы сделать планирование более эффективным. Например, если ваши сотрудники работают в одну из трех смен, вы можете создать раскрывающееся меню для каждого дня с тремя названиями смен, чтобы быстро щелкнуть и назначить их, а не печатать.

5. Сохранить как новый документ

После заполнения шаблона расписания сотрудников сохраните электронную таблицу как новый документ с другим именем файла. Таким образом, ваш шаблон будет доступен для следующего раунда планирования, сохраняя при этом запись прошлых графиков сотрудников.

6. Поделитесь расписанием

Возможно, вы захотите опубликовать расписание своего сотрудника где-нибудь на рабочем месте, а также поделиться им в цифровом виде. Определите, что лучше всего подходит для ваших сотрудников, и убедитесь, что все они имеют легкий доступ, и предупредите их, когда это будет опубликовано.

Примеры шаблонов графиков работы сотрудников

Вот несколько примеров расписаний, которые вы можете использовать при создании собственного шаблонного расписания для своей команды, включая еженедельное почасовое расписание сотрудников, еженедельное расписание сотрудников с автоматическим расчетом общего количества часов и еженедельное расписание сотрудников по сменам:

Описание изображения

Шаблон еженедельного расписания сотрудников включает настраиваемые поля для имен сотрудников и ввода рабочих часов в неделю с понедельника по воскресенье.

Описание изображения

Шаблон еженедельного расписания сотрудников с общим количеством часов включает настраиваемые поля для имен сотрудников и ввода рабочих часов в неделю с понедельника по воскресенье, в дополнение к автоматическому расчету рабочих часов в неделю для каждого сотрудника.

Описание изображения

Шаблон еженедельного расписания сотрудников по сменам включает настраиваемые поля для имен сотрудников и ввода еженедельных смен (первой, второй, третьей) с понедельника по воскресенье.

Загружаемые шаблоны расписаний сотрудников
Чтобы отредактировать наши настраиваемые шаблоны в Excel или Google Sheets, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.

Как правильно выбрать шаблон расписания сотрудников для вашего бизнеса

Чтобы выбрать правильный шаблон расписания сотрудников, вам необходимо определить, какой из них лучше всего соответствует потребностям ваших сотрудников и компании. Затем решите, следует ли вам запланировать краткосрочные (на одну неделю) или долгосрочные (на месяц) периоды. Спросите своих сотрудников, хотят ли они видеть подсчет общего количества часов за неделю или расчет своей заработной платы по графику.

Типы графиков работы включают полный рабочий день, неполный рабочий день, гибкий график, фиксированный график и ротационные смены. Другие распространенные расписания включают 4-2 и 9-80. Все это можно проиллюстрировать в шаблоне расписания сотрудников.