Шаблон плана проекта: определение, типы и пример
План проекта описывает ожидаемые сроки и документирует стратегию, процессы и ресурсы, необходимые для своевременного завершения проекта. Использование шаблона плана проекта может помочь вам работать более эффективно и соблюдать график проекта. В этой статье мы обсудим различные типы доступных шаблонов плана проекта и способы их создания самостоятельно.
Шаблон плана проекта — это документ, в котором создается стандартный формат плана проекта. Как правило, он содержит список основных элементов проекта, таких как заинтересованные стороны, объем, сроки, предполагаемая стоимость и методы коммуникации. Менеджер проекта заполняет информацию на основе задания.
Использование стандартного шаблона для всех планов проекта имеет много преимуществ, в том числе:
Он стандартизирует процесс управления проектами. Использование нескольких типов документов во время проекта может затруднить доступ членов команды ко всей информации, необходимой для выполнения задачи. Создание бизнес-шаблона проекта позволяет сотрудникам легко сканировать и находить необходимые материалы из одного документа.
Это способствует лучшему общению. Шаблон проекта описывает весь план действий в виде стандартного документа. Руководство и члены команды могут быстро определить, продвигается ли проект так, как ожидалось. Он может предоставить своевременную обратную связь, чтобы направить проект в правильном направлении, и вы можете обновлять этапы проекта и сроки, чтобы отразить более реалистичное состояние проекта.
Он определяет приоритеты. Шаблоны плана проекта помогают установить определенные приоритеты для каждого члена команды, участвующего в проекте. Они служат общим документом, на который члены команды могут ссылаться для ясности.
Существует четыре основных типа шаблонов, которые вы можете использовать в зависимости от основной цели проекта:
Шаблон, ориентированный на задачу: этот шаблон создает руководство по достижению небольших целей. Это лучше всего подходит для более коротких проектов, в которых всего несколько задач.
Шаблон, ориентированный на расписание. Шаблон, ориентированный на расписание, делит проект на этапы, что упрощает фокусировку на контрольных точках. Продолжительность этапов будет варьироваться в зависимости от размера проекта.
Шаблон, ориентированный на временную шкалу: этот шаблон разрабатывает разумные даты завершения для высокоуровневых действий вместо управления отдельными задачами. Это полезно в больших проектах, где есть много шагов.
Шаблон, ориентированный на диаграмму Ганта: шаблон диаграммы Ганта визуализирует задачи и действия проекта в виде гистограммы, которая иллюстрирует статус их выполнения. Диаграмма Ганта может отображать прогресс по времени или члену команды и полезна для любого проекта.
Выберите правильную программу: используете ли вы электронную таблицу или другую программу обработки текста, выберите приложение, которое поможет вам создать шаблон на основе вашего проекта. Все члены команды должны иметь легкий доступ к нему.
Составьте график: создайте предварительное расписание на основе задач, которые вы планируете выполнить. Вы можете помочь визуализировать свою временную шкалу с помощью диаграммы Ганта.
Разделите задачи по цветам: разделите задачи на разные категории. Например, вы можете разделить их по типу, времени, команде и приоритету. Используйте разные цвета для каждой категории.
Объясните процесс с помощью изображений и визуальных материалов: объясните шаги, связанные с выполнением каждой задачи. Используйте наглядные пособия, чтобы объяснить каждое действие. Это не только сделает ваш шаблон привлекательным, но и облегчит запоминание шагов.
Отобразите обзор плана вашего проекта: Отобразите визуальную сводку вашего плана проекта. Например, вы можете выделять задачи и вехи, которые необходимо выполнить каждый месяц.
Создайте отчет о состоянии: различные препятствия часто могут вызывать задержки проекта. Наличие отчета о состоянии в шаблоне поможет вам легко сообщать о состоянии проекта другим заинтересованным сторонам.
Идентифицируйте процессы с помощью имени: люди могут называть одно и то же по-разному. Чтобы обеспечить единообразие и избежать недопонимания, рассмотрите возможность присвоения каждому процессу или этапу простых заголовков или имен. Скажем, конкретный процесс называется «очищение водой». Все в организации будут знать, что вы делаете, когда вы заявите, что работаете над этапом проекта «очистка воды».
Проиллюстрируйте с помощью блок-схемы: использование блок-схем — это хороший способ связать каждую часть проекта и продемонстрировать порядок, в котором все должно двигаться. Блок-схемы предлагают простое визуальное представление даже для самого сложного процесса.
Настройте календарь: если проект предполагает проведение мероприятия (например, пресс-конференции), может быть полезно составить расписание, чтобы команда помнила и вовремя готовилась к мероприятию. Рассмотрите возможность использования цветов для организации событий по типу или дате.
Создайте свою тему: хотя вы должны больше сосредоточиться на функциональности шаблона, также важно придать ему визуальную привлекательность. Привлекательный и легко читаемый шаблон привлекает читателей и повышает доверие команды.