Руководство: шаги по восстановлению проблемных проектов

Проект часто начинается с четких целей, но иногда цели становятся сложными для реализации во время реализации, что выталкивает проект за пределы управляемого порога. Понимание допусков проекта имеет важное значение для определения того, сталкивается ли проект с проблемами, выходящими за допустимые пределы. В отличие от неудавшегося проекта, который невозможно спасти, менеджер может восстановить проблемный проект при должном контроле и корректирующих мерах. В этом посте мы обсудим важность спасения проблемного проекта и шаги, которые вы можете предпринять для достижения успеха.

Почему важно восстановить проблемный проект?

Восстановление проблемного проекта направлено на достижение целей в соответствии с графиком как можно скорее.

Очень важно восстановить проект, над которым вы работаете, потому что вы можете:

• Создайте уверенность в себе, чтобы успешно справляться с будущими проектами, определяя проблемы проблемного проекта и идеальные механизмы реагирования для использования.

• Используйте усилия заинтересованных сторон проекта и управленческой команды

• Обзор результатов проекта, масштабов и границ

• Обеспечить удовлетворенность клиентов, в основном, когда вы поставляете исключительный готовый продукт

• Повысьте моральный дух членов вашей команды, продемонстрировав, что ваша организация может преодолеть такие проблемы.

Вмешательство по восстановлению проблемного проекта может привести к успешному завершению. Кроме того, организации, которые восстанавливают и завершают проблемные проекты, скорее всего, будут более продуктивными и эффективными.

Список шагов для восстановления проблемного плана проекта

Большинство проектов начинают проявлять признаки проблем ближе к концу жизненного цикла, и многим менеджерам не хватает времени для проведения необходимых оценок и реализации плана восстановления. Для быстрых и тщательных действий вот девять шагов, которым вы можете следовать для немедленных результатов.

1. Определите устав

Устав проекта является частью процесса оценки, направленной на определение текущего фактического состояния проекта и необходимых кадровых изменений. Устав делегирует полномочия лицам, не входящим в проект, и делает их руководителями плана восстановления (RPM). Поскольку RPM и их команды являются внешними, устав гарантирует, что они могут тесно сотрудничать с командой восстановления, прежде чем приступить к проекту.

На этом этапе вы пытаетесь определить и согласовать различные критические факторы в уставе проекта.

• Объясните миссию спонсорам. Благотворители предлагают поддержку как менеджеру плана восстановления, так и команде. Отсутствие их поддержки может стать фактором, усугубляющим проблемы проекта. Таким образом, вам нужны спонсоры с соответствующим уровнем доверия и старшинством, чтобы убедить заинтересованные стороны в том, что план восстановления является правильным курсом действий.

• Поймите историю проекта и деликатность. Проекты работают в политической среде. Руководителям было бы лучше знать цели и узнавать, что мотивирует ключевые заинтересованные стороны. Понимание всей истории проекта помогает лучше вести переговоры при обсуждении критических вопросов, которые могут возникнуть на этапах оценки и восстановления.

• Знайте свою команду заранее. Восстановление проекта предполагает постоянную связь между менеджером плана восстановления и группой восстановления. Когда вы устанавливаете ранний контакт с обеими командами, вы можете свести к минимуму страх возмездия и получить их полную поддержку. Результатом является увеличение готовности команды помочь с восстановлением.

• Выберите практический подход к оценке. Оценки помогают анализировать эффективность поведения и наборы навыков в командах. Менеджер проекта восстановления создает эффективный план оценки и разъясняет всей команде, что влечет за собой этот процесс. Практический план часто включает несколько шагов и определяет ресурсы, включая данные, которые команда может использовать для каждого шага.

Заполните хартию и получите одобрение, убедившись, что все участники процесса согласны и придерживаются одних и тех же целей. Дайте старшему руководителю устав подписать, прежде чем распространять копии документа среди всех заинтересованных сторон.

2. Разработать и провести оценку

Используя созданную вами модель, группа по восстановлению разрабатывает реалистичную оценку, которую она может выполнить для достижения целей хартии, при этом предоставляя возможность проверки другими в кратчайшие сроки. Модель фокусируется на двух направлениях деятельности: проведении интервью и анализе данных проекта. План оценки обеспечивает получение точных результатов за счет сведения к минимуму отвлекающих факторов.

После того, как вы разработаете план оценки, который фокусируется на определении текущего состояния проекта, попытайтесь определить основные угрозы, возможности и проблемы для продвижения проекта. Кроме того, рассмотрите возможность создания расширенной команды для восстановления. Раннее привлечение расширенной команды к процессу восстановления может повысить шансы на успех.

3. Выполнение критической проектной документации

Оценка начинается, когда команда читает документацию проекта, чтобы получить представление, понимание и перспективу. Некоторая документация, которую просматривает группа восстановления, включает:

• Уставы проектов

• Планы проекта

• Контракты или отчеты о работе

• Метрики и процессы проекта

• Подписаны внутренние соглашения с внутренними организациями

• Оценки и детали ценообразования

• Организационные схемы проекта

Команда восстановления может лучше понять, почему проект испытывает проблемы, изучив приведенную выше документацию.

4. Определите заинтересованные стороны для интервью

Команда восстановления может определить ценных лиц, которые могут участвовать в интервью, используя организационную схему проекта. Примеры заинтересованных сторон включают:

• Персонал офиса управления проектами (PMO)

• Члены команды проекта

• Руководитель проекта

• Спонсоры проекта

• Подрядчики и поставщики

• Клиенты

Упомянутые выше заинтересованные стороны работают вместе над созданием данных, используемых в плане восстановления проекта.

5. Подготовьте повестку дня и график интервью.

Разработайте очень подробный ежедневный, почасовой график процесса оценки. Этот метод уведомляет всех вовлеченных людей, напоминая им, что время драгоценно и что доступность определенных специалистов в определенные моменты жизненно важна для оказания помощи спасательной команде.

Полный план оценки включает в себя следующее:

• Продуктивные цели оценки

• Структура разбивки работ (WBS) процесса оценки

• Оценки и ресурсы, необходимые для оценки

• Подходы к управлению рисками и проблемами

• Почасовой график всех мероприятий

• Инструменты для каждой задачи

• Список результатов для производства

• Потребности в военной комнате, если применимо

Процесс оценки занимает всего несколько дней, и чем детальнее конкретный план, тем продуктивнее становится команда по восстановлению.

6. Проведите интервью

Менеджер плана восстановления определяет заинтересованные стороны, которые могут предоставить точные данные во время интервью. Отличные навыки проведения интервью и честное общение между интервьюером и интервьюируемым имеют решающее значение для сбора ценной информации, поэтому примите во внимание следующие советы для достижения наилучших результатов:

• Подтвердите логистику интервью накануне

• Подготовьтесь, прочитав резюме или изучив достижения всех интервьюируемых

• Представьте свою команду тепло, чтобы интервьюируемые чувствовали себя комфортно

• Объясните цели проекта и роль каждого человека во время восстановления

• Задавайте только те вопросы, которые имеют отношение к проекту

Следите за деталями того, что вы обсуждаете, по телефону или по электронной почте. Используйте честное общение, чтобы поблагодарить всех интервьюируемых за их участие.

7. Проанализируйте данные

Проанализируйте данные, которые вы собираете во время интервью, и информацию, содержащуюся в проектной документации. Точный анализ помогает команде восстановления понять фактическое состояние проекта и гарантирует, что все полностью понимают данные. После этого группа восстановления готовит свои выводы, чтобы составить четко определенный список угроз, возможностей и проблем, ранжированных в порядке их приоритета. Если результаты объемные, вы можете консолидировать и агрегировать данные для ясности и простоты управления.

8. Разработайте план восстановления

Сосредоточьтесь на разработке рабочего плана проекта восстановления и сборе компетентной команды для завершения задачи. Учитывая, что бизнес-план проясняет цели и способствует успешной работе, идеальный план проблемного проекта может потребовать больше размышлений, чем план нового проекта.

План проблемного проекта может потребовать подробной стратегии и рассмотрения, потому что он:

• Обеспечивает широкое фундаментальное изменение в стоимости, графике и объеме

• Требует более частого общения и отчетности

• Подлежит более жесткому мониторингу и контролю

• Находится под пристальным вниманием

• Имеет меньшую продолжительность

• Требуется доказательство того, что восстановление было правильным решением

После того, как группа восстановления возьмется за проект, эффективный план может помочь обеспечить его успех.

9. Выполните восстановление

Команда начинает работу над проектом во время восстановления, уделяя особое внимание предотвращению дальнейших проблем. Для достижения успеха в процессе восстановления команда работает с четко определенными системами контроля и управления проектом, которые отслеживают и выполняют план. По мере развертывания плана восстановления команда постоянно отслеживает выполнение каждой фазы и проводит анализ отклонений в конце каждой недели, чтобы не отставать от графика.