Руководство по заказам на покупку (с часто задаваемыми вопросами)
22 февраля 2021 г.
Для предприятий важно вести учет всех транзакций и деловых соглашений. Это помогает заинтересованным сторонам бизнеса избежать случаев недопонимания или недопонимания, которые могут повлиять на деловые отношения или конкретную транзакцию. Заказы на покупку — это документ, который многие компании используют для отслеживания товаров, которые они хотят купить у поставщика или поставщика. В этой статье мы определяем заказ на покупку и отвечаем на некоторые часто задаваемые вопросы о заказах на покупку.
Что такое заказ на покупку?
Заказ на поставку или заказ на покупку — это документ, который покупатель отправляет компании, предоставляющей товары или услуги. Заказ на покупку служит подтверждением того, что покупатель намерен совершить конкретную покупку у продавца. Заказ на поставку включает в себя несколько сведений о покупке, таких как стоимость, общее количество единиц и дата доставки. Как только продавец, который может быть поставщиком или продавцом, принимает заказ на поставку, он становится юридически обязательным документом между двумя сторонами. Покупатель должен купить обещанные товары, а продавец должен выполнить заказ.
Почему компании используют заказы на покупку?
Есть несколько преимуществ использования заказов на покупку. Компании используют заказы на покупку, потому что заказы на покупку:
Держите компанию в порядке. Наличие заказа на поставку помогает компании вести тщательный учет. Вы сможете отслеживать все покупки, сделанные у поставщиков, и сверять свои счета по мере того, как заказ проходит различные этапы процесса.
Помогите продавцам. Продавцы обычно принимают заказы на покупку от клиентов в рамках своего процесса, поэтому вашим поставщикам будет проще, если вы предоставите заказ на покупку товаров, которые собираетесь купить. Это может значительно облегчить процесс покупки. Заказы на покупку также помогают, потому что поставщики могут отслеживать, сколько запасов им необходимо для выполнения заказов.
Обеспечить юридическую защиту. Поскольку заказ на поставку является юридически обязывающим документом, он обеспечивает защиту на случай, если продавец не поставит продукты, о которых он договорился, или покупатель не заплатит за товары, о которых он договорился. Имейте в виду, что продавец или поставщик должен подписать заказ на поставку, чтобы показать свое согласие и подтвердить свою роль в деловых отношениях.
Сделайте аудит проще. Если компания проходит через процесс аудита, в ходе которого она должна предоставить копии счетов-фактур, заказов и квитанций, то наличие заказов на покупку полезно. Без подробных записей вам, возможно, придется тратить больше времени и усилий на сбор корреспонденции, подтверждающей ваши деловые отношения и товары, которые вы заказали или оплатили.
Как работает заказ на покупку?
Процесс заказа на покупку может варьироваться в зависимости от компании. Общий процесс может включать:
Покупатель определяет, что он хочет купить у продавца. Покупатель может провести исследование, чтобы узнать больше о поставщике и его предложениях, чтобы решить, хотят ли они совершить покупку.
Покупатель создает заказ на покупку. Как только покупатель решит, что он хочет совершить покупку у продавца или поставщика, он должен создать заказ на покупку в качестве одного из первых шагов. Заказ на покупку будет включать детали транзакции, в том числе общую стоимость покупки, товары, которые приобретет покупатель, а также условия доставки и оплаты.
Покупатель утверждает заказ на поставку. В процессе закупочной компании может быть этап утверждения. Покупателю может потребоваться получить одобрение бюджета от руководства или убедиться, что поставщик прошел процесс утверждения поставщика, прежде чем участвовать в бизнес-операции. Кто обеспечивает утверждение заказа на покупку на стороне покупателя, зависит от процесса заказа на покупку покупателя и от того, для чего предназначен заказ на покупку.
Покупатель отправляет заказ на покупку продавцу или поставщику. Следующим шагом в процессе заказа на покупку является отправка заказа на покупку продавцу, чтобы он мог его просмотреть.
Продавец проверяет заказ на покупку. Продавец обычно проверяет правильность заказа на покупку, чтобы убедиться, что он может выполнить запрос на покупку и согласиться с условиями оплаты и доставки.
Продавец подписывает заказ на покупку. Продавцу может потребоваться пересмотреть условия заказа на покупку с покупателем, но как только он одобрит заказ на покупку, продавец может подписать документ, и он станет юридически обязательным.
Продавец доставляет товар, как и обещал покупателю. По условиям заказа на поставку продавец выполнит заказ покупателя и может приложить копию заполненного заказа на поставку к накладной.
Продавец отправляет счет покупателю. После того, как продавец доставил товар покупателю, он может создать и отправить счет-фактуру для запроса оплаты товаров.
Покупатель платит продавцу. На этом этапе покупатель оплачивает свой счет в соответствии с условиями оплаты счета.
Покупатель и продавец отмечают ЗП как закрытый. Как покупатель, так и продавец могут иметь процесс закрытия заказа на покупку. Это показывает, что все условия заказа выполнены и транзакция завершена.
Чем заказы на покупку отличаются от счетов-фактур?
И заказы на покупку, и счета-фактуры являются юридически обязательными документами между покупателем и продавцом, но между ними также есть различия. Счет-фактура — это документ, созданный продавцом после того, как покупатель получил товары, которые он приобрел. Это документ, который продавец использует для запроса платежа от покупателя и обычно включает окончательную дату платежа.
Напротив, заказ на покупку — это документ, который покупатель создает до того, как приобретет или получит интересующие его товары. В заказе на покупку будут указаны сведения о продуктах, которые хочет покупатель, и изложен предлагаемый план оплаты. Поставщик должен принять заказ на покупку, чтобы он был действительным.
Чем отличается заказ на покупку от заказа на продажу?
В то время как заказ на покупку — это документ, который покупатель создает и отправляет продавцу для подписания, заказ на продажу — это документ, который продавец создает после того, как он принял заказ покупателя на покупку. Заказ на продажу может включать дополнительную информацию, отсутствующую в заказе на покупку, которая необходима для надлежащей доставки товаров покупателю. Заказ на продажу может включать адреса доставки и выставления счетов, подтвержденную дату доставки и любые дополнительные условия контракта.
Что вы должны включить в заказ на покупку?
Лучше всего включать как можно больше информации в заказ на поставку, чтобы он мог быть четкой записью транзакции для всех сторон, на которую можно было бы ссылаться. Рассмотрите возможность включения:
Подробная информация о продукте, включая название товара, коды SKU и номера моделей.
Количество, необходимое для каждого продукта.
Цена каждого продукта с разбивкой по цене за единицу.
Дата заказа на покупку.
Предлагаемые условия оплаты.
Коммерческая информация, включая адреса для выставления счетов и доставки, как для покупателя, так и для продавца.
Адреса доставки.
Номер заказа на покупку для целей отслеживания.
Какие существуют типы заказов на покупку?
Существует четыре типа заказов на покупку, в том числе:
Стандартные заказы на покупку
Стандартный заказ на покупку является наиболее распространенным и простым. В этом заказе на покупку покупатель очень четко понимает, какие товары он покупает, сколько каждого и затем ему нужно, чтобы он был доставлен.
Заказы на закупку по контракту
Контрактный заказ на покупку — это когда покупатель и продавец заключают договор до того, как покупатель создал заказ на покупку. Обе стороны заключают контракт, в котором излагаются детали покупки, а затем покупатель создает заказ на покупку с теми же данными. Это обеспечивает расширенную правовую защиту для обеих сторон.
Запланированные заказы на покупку
Запланированный заказ на покупку — это заказ, в котором покупатель прогнозирует свои будущие потребности. Например, покупатель может знать, что ему нужно будет пополнить свои полки консервированным кормом для собак от своего поставщика, но когда ему это понадобится, это зависит от того, как быстро он сможет продать свои текущие запасы. Покупатель может создать запланированный заказ на покупку, чтобы проинформировать поставщика о своем намерении совершить покупку, и заказ на покупку может выглядеть очень похоже на стандартный заказ на покупку, за исключением того, что дата поставки и количество оцениваются.
Заказы на покупку одеял
Покупатели обычно создают общие заказы на покупку, если они хотят получить скидку на свою покупку. Хотя скидка не гарантируется, этот метод дает покупателю больше возможностей для переговоров с продавцом. Продавец может согласиться на снижение цены, потому что он хочет заработать на всех продуктах, которые нужны покупателю.