Руководство по внедрению процесса

По мере роста компании подробные процессы внедрения могут помочь ей масштабироваться и поддерживать рост. Вдумчивая работа по внедрению новых процессов может повысить производительность и повысить эффективность. Изучение того, как успешно реализовать эффективную реализацию процесса, может помочь вам сократить потери и сэкономить время при работе над достижением целей вашей компании. В этой статье мы обсуждаем внедрение процессов, что это значит для бизнеса и как внедрить новые процессы на работе.

Что такое реализация процесса?

Внедрение процесса относится к стратегическому подходу к оказанию помощи организации в принятии новых процедур. Предприятия внедряют новые процессы по разным причинам, включая оптимизацию задач, повышение эффективности, снижение количества ошибок или стимулирование роста бизнеса. Внедрение процесса обычно включает в себя рекомендации по выполнению и завершению новых задач в организации, которые определяют работу на ежедневной основе. Реализация процесса является важной частью управления. Когда менеджеры видят, что статус-кво снижает эффективность бизнеса, внедрение процессов становится средством позитивных изменений.

Каковы преимущества внедрения процесса?

Вот некоторые преимущества внедрения новых процессов на работе.

Улучшить качество продукции

Процессы обеспечивают стандартизированные шаги для преобразования входов (ресурсов) в выходы (результаты). Они могут помочь снизить риск совершения сотрудником ошибок, которые могут повлиять на качество его продукции. В производственных процессах это может сделать качество продукта более стабильным и надежным. Для процессов, которые включают в себя документацию и утверждение, установленные методы могут помочь гарантировать, что все подпишут каждое изменение.

Повысить эффективность

Повторяющиеся процессы помогают упростить и автоматизировать повторяющиеся задачи. Это снижает потери труда и обеспечивает более эффективное распределение и использование ресурсов. Эффективный процесс сокращает время, затрачиваемое на рутинные задачи, и позволяет вашим сотрудникам выполнять больше работы.

Способствует соблюдению требований и прозрачности

Внедрение процессов и их документирование — отличная стратегия для поощрения соблюдения отраслевых стандартов и законов. Легче доказать соблюдение рекомендаций по качеству, когда документированные процессы определяют вашу работу. Процессы также важны, потому что они показывают сотрудникам, как организация достигает своих результатов. Сотрудники, которые разбираются в организационных процессах, могут понимать свои роли и работать лучше.

Обеспечьте масштабируемость

Хорошей причиной для стратегического внедрения процессов является то, что это облегчает масштабирование. В небольшой компании проще выполнять задачи неорганизованным образом, но процессы могут помочь вам завершить задачи, требующие координации со стороны многих людей. По мере роста и масштабирования бизнеса внедрение новых процессов может помочь систематизировать работу.

Способствовать улучшению

Когда вы внедряете более совершенные процессы, члены команды могут осознать постоянное стремление к совершенствованию. Процессы, естественно, подлежат постоянной оценке и развитию, и ваша компания может извлечь выгоду из того, что сотрудники работают по-другому.

Упрощенный мониторинг производительности

Процессы становятся измеримыми, когда вы используете ключевые показатели эффективности (KPI) и цели для отслеживания успеха внедрения. Мониторинг становится еще проще, если вы используете автоматизацию в своем плане реализации процесса, поскольку автоматизация может предоставлять данные и информацию в режиме реального времени.

Как внедрить новый процесс на работе

Вот руководство, которое поможет вам внедрить новые процессы на работе:

1. Сформируйте проектную команду

Внедрение нового процесса на работе проще, если им занимаются несколько человек. Они могут провести мозговой штурм по лучшим стратегиям реализации процессов и работать быстрее, чем один человек. Идеальные члены проектной команды обладают процессным мышлением, превосходным вниманием к деталям и дальновидным мышлением.

Также важно, чтобы группа внедрения процесса приняла кросс-функциональную точку зрения, изучая точки зрения других сотрудников компании и сообщества. Включение сотрудников из разных отделов увеличивает разнообразие мнений и обеспечивает полную поддержку процессов.

2. Определите процесс

Планирование имеет решающее значение для успеха проекта. Подумайте о намеченной цели, затем продумайте каждый шаг и оборудование, ресурсы и инструменты, которые могут потребоваться. Включите стратегии, помогающие сотрудникам освоить новый процесс, поскольку понимание имеет решающее значение для людей, применяющих новые идеи в своей работе. Вы можете предложить команде проекта составить подробный письменный план, который поможет вам пройти оставшуюся часть процесса.

3. Распределите роли и обязанности

При реализации процессов назначайте роли сотрудникам. Объясните шаги, связанные с новой процедурой, чтобы они могли легко принять новый процесс и применять его в своих повседневных обязанностях. Если сотрудники понимают свои индивидуальные роли в каждом рабочем процессе, они могут работать независимо, чтобы внести свой вклад в достижение целей организации. Это также может повысить мотивацию, поскольку каждый человек понимает, какое влияние он может оказать на коллективный успех.

4. Заручитесь поддержкой

Важно заранее вовлечь людей в ваш новый процесс, чтобы обеспечить плавный переход. Один из способов обеспечить поддержку новых процессов — выработать стратегию с руководителями и менеджерами в штате. Когда влиятельный сотрудник публично поддерживает процесс и описывает, какую пользу он приносит ему, это может вдохновить других членов команды принять этот процесс на основании их показаний.

5. Создавайте программы обучения

Как и в случае с большинством процессов, сотрудники нуждаются в достаточном обучении, чтобы приспособиться. Создайте программу обучения, чтобы повысить квалификацию своих сотрудников и повысить их способность выполнять новые процедуры и системы. Существуют различные обучающие программы, которые компании используют при внедрении новых процессов, например:

• Мастерские

• Семинары

• Презентации

• Репетиторские/наставнические программы

Одноранговая система подотчетности может быть идеальной для компаний с ограниченными ресурсами. В системах подотчетности сотрудники работают в группах, чтобы партнеры несли ответственность за внедрение ими нового процесса. Эта система может побудить сотрудников принять изменения, создавая позитивный командный менталитет.

6. Внедряйте процессы с определенными целями

Полезно определить цели внедрения нового рабочего процесса, прежде чем переходить к следующему этапу. При наличии четких целей реализация вашего процесса может поставить конкретную цель для улучшения и получить дополнительную поддержку. Цели также могут облегчить отслеживание успеха. После внедрения нового процесса вы можете просмотреть цели и проверить, достигли ли новые процессы намеченных целей.

7. Настройте процессы

При внедрении нового процесса меняйте определенные части по мере необходимости. Ранние этапы принятия нового процесса идеально подходят для уточнения каждого шага. Чтобы понять, как скорректировать свои процессы, отслеживайте цели или другие средства отслеживания, которые вы запланировали ранее в своей стратегии внедрения процессов. Если первая версия процедуры не соответствует каким-то целям, обсудите ее с сотрудниками и соберите их отзывы и предложения. Обратная связь может помочь вам внести правильные коррективы.

Советы по реализации процесса

Стратегический подход к внедрению процессов может облегчить переход и повысить удовлетворенность сотрудников. Вот несколько советов, как улучшить реализацию процессов на работе:

Приоритет реализации процесса

Создавая стратегические планы, включайте реализацию процессов в свой список главных приоритетов. Внедрение процессов может помочь вашей компании извлечь выгоду из новых технологий, повысить эффективность и улучшить системы, поэтому расстановка приоритетов поможет сэкономить деньги. Убедитесь, что программы внедрения процессов получают достаточное финансирование, и выделите человеческие ресурсы, чтобы ускорить внедрение процессов.

Дайте возможность для улучшения

Создайте комфортную атмосферу для сотрудников, чтобы они могли опробовать новые процессы, не опасаясь последствий по мере их обучения. Это очень важно для сотрудников, чтобы чувствовать себя в безопасности, пробуя новые методы в обстановке с низким уровнем стресса, где они могут получить ответы на свои вопросы. Поймите, что к системам нужно привыкнуть, и поддерживайте членов команды на протяжении всего периода их обучения.

Сообщите ценность

Очень важно показать сотрудникам преимущества и обоснование внедрения нового процесса. Показ того, как процесс связан с целями организации, может помочь сотрудникам увидеть общую картину и то, как внедрение новой процедуры приносит пользу организации.

Оценить организационную структуру

Перед внедрением любого процесса оцените свою организацию, чтобы знать:

• Доступные ресурсы

• Размер рабочей силы

• Уровень квалификации сотрудников

Доступные ресурсы играют ключевую роль в реализации процесса. Например, если компании не хватает инструментов, необходимых для нового процесса, сотрудники могут вернуться к старому процессу или вообще прекратить выполнение этой задачи. Текущие навыки и знания каждого сотрудника определяют, сколько обучения им необходимо, прежде чем они смогут освоить новый процесс.

Запросить ввод

Когда вы реализуете новый процесс, спросите мнение отделов, которые будут задействованы. Этот шаг может помочь вашему новому процессу получить более широкую базу поддержки и стать более актуальным для повседневных задач сотрудников. Спрашивая у сотрудников их мнение, они чувствуют, что их ценят, что может побудить их стать первопроходцами изменений.

Используйте визуальные эффекты

Наглядные изображения могут быть полезны для объяснения сложных программ реализации процессов с большим количеством деталей. Чтобы улучшить коммуникацию вокруг новых процессов, используйте методы визуальной коммуникации, такие как блок-схемы и карты процессов. Изменения в структуре рабочего места, разделении обязанностей и ролей в рабочем процессе могут выиграть от четкого визуального объяснения.