Руководство по руководству виртуальной командой

Для руководства виртуальной командой может потребоваться иное общение, лидерство и принятие решений, чем для руководства командой в офисе. Учебные советы по руководству виртуальной командой могут помочь вам улучшить и сохранить свои лидерские навыки на удаленных должностях. В этой статье мы расскажем о проблемах и преимуществах виртуальных команд, опишем, как руководить виртуальной командой, и перечислим навыки, которые вы можете использовать на руководящей должности.

Что такое виртуальная команда?

Виртуальная команда — это группа сотрудников, работающих в компании из разных мест. Они могут использовать такие технологии, как обмен мгновенными сообщениями, видеоконференции, электронная почта и многое другое, чтобы общаться о своей работе и выполнять задачи. Работа в виртуальной команде может принести новые трудности и преимущества. Вот некоторые из проблем:

• Коммуникация: технологии могут дать виртуальным сотрудникам возможность общаться, но использование технологий сопряжено со своими проблемами. Например, если у сотрудника перестает работать Интернет, это может помешать работе всей команды.

• Структура: для членов виртуальной команды меньше структуры, чем для сотрудников, работающих в офисе, из-за повышенной гибкости.

• Отвлечения: удаленная работа может отвлекать в рабочий день.

• Подотчетность. Еще одна проблема при работе с виртуальной командой — управление ответственностью членов команды.

Ниже приведены некоторые преимущества виртуальных команд:

• Баланс между работой и личной жизнью: отсутствие поездок на работу и гибкий график удаленной работы могут дать виртуальным сотрудникам лучший баланс между работой и личной жизнью.

• Моральный дух: гибкий график и лучший баланс между работой и личной жизнью могут способствовать более высокому моральному духу виртуальных команд, чем команды, работающие в офисе.

• Стоимость: компании с виртуальными командами могут сэкономить деньги на таких расходах, как аренда и канцелярские товары.

• Кадровый пул: виртуальные команды могут позволить компаниям нанимать из более крупного пула талантов, что позволяет им нанимать наиболее квалифицированных сотрудников.

• Продуктивность: возможность работать по гибкому графику может повысить продуктивность членов виртуальной команды.

• Масштабируемость: более широкий кадровый резерв и желаемые преимущества виртуальной команды могут помочь компаниям легче масштабировать свою деятельность.

Как возглавить виртуальную команду

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно руководить виртуальной командой:

1. Развивайте доверие

Когда вы работаете в виртуальной команде, может быть сложнее завоевать доверие сотрудников, с которыми вы взаимодействуете только удаленно. Лидеры виртуальных команд могут помочь укрепить доверие между членами команды, используя следующие стратегии:

• Открытое общение. Руководители виртуальных команд могут установить стандарт открытого общения для членов команды.

• Представьте новых членов команды: вы можете помочь членам команды установить прочные рабочие отношения на доверии, представив новых членов команде.

• Сосредоточьтесь на результатах: руководители могут сосредоточиться на результатах команды, а не на потраченных часах, чтобы завоевать доверие членов своей команды.

• Ставьте общие цели. Еще одна стратегия укрепления чувства доверия в виртуальной команде — это постановка общих целей для членов команды. Это может позволить членам команды работать вместе, чтобы выполнять свои рабочие обязанности.

2. Создайте культуру

Еще одна проблема для виртуальных команд заключается в построении культуры. Как лидер виртуальной команды вы можете развивать позитивную культуру, помогая членам команды общаться. Вот несколько советов по созданию рабочей культуры в виртуальной команде:

• Разрешить непринужденную беседу: вы можете создавать каналы чата или неформальные встречи, на которых члены команды могут обсуждать темы, не связанные с работой. Это может

• Проводите виртуальные мероприятия. Виртуальные игры или мероприятия могут дать членам команды возможность наладить рабочие отношения и дух товарищества.

• Личные встречи: если члены виртуальной команды работают в одной области или посещают отраслевые конференции, вы можете организовать личные встречи, которые позволят сотрудникам наладить отношения.

• Предлагайте желаемые преимущества: еще один способ, которым компании могут продвигать позитивную культуру рабочего места в виртуальных командах, — это пакет преимуществ. Гибкий график, больше отпусков и волонтерских дней могут поднять моральный дух и создать сильную культуру.

3. Управление подотчетностью

Руководители виртуальных команд также могут использовать цифровые инструменты для управления ответственностью членов команды. Вот несколько способов привлечь сотрудников к ответственности в виртуальной команде:

• Установите четкие ожидания: когда сотрудники знают, чего ожидает их руководитель, они с большей вероятностью будут правильно выполнять свои должностные обязанности, поэтому установление четких ожиданий может помочь виртуальным руководителям групп управлять подотчетностью.

• Ставьте SMART-цели: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени цели могут помочь сотрудникам виртуальных команд достичь своих целей.

• Сообщите о том, как вы измеряете производительность: когда сотрудники понимают, как компания квалифицирует или количественно оценивает их производительность, они могут чувствовать себя более ответственными и ответственными за свою работу.

4. Воспользуйтесь преимуществами цифровых инструментов

Цифровые инструменты могут помочь виртуальным командам отслеживать свое время, измерять качество своей работы и подключаться из разных географических регионов. Лидеры виртуальных команд могут исследовать доступные цифровые инструменты и устанавливать бюджет для этих инструментов, чтобы помочь сотрудникам успешно выполнять свою работу. Вот несколько примеров инструментов, доступных для виртуальных команд:

• Программное обеспечение для управления временем. Виртуальные команды могут использовать программное обеспечение, которое отслеживает время, которое они тратят на работу. Это может помочь компаниям измерить количество времени, которое требуется сотрудникам для выполнения своих служебных обязанностей.

• Программное обеспечение для хранения файлов. Вы можете использовать облачное программное обеспечение для хранения файлов, чтобы члены команды могли получать доступ к информации, необходимой им для работы, и безопасно обмениваться документами.

• Инструменты для совместной работы. Многие цифровые инструменты имеют компоненты для совместной работы, которые позволяют членам команды работать вместе над выполнением проектов.

• Средства коммуникации. Электронная почта, видеоконференции, телефонные звонки и чаты — вот некоторые из способов, с помощью которых виртуальные сотрудники могут общаться во время работы.

• Инструменты управления проектами. Виртуальные лидеры также могут представить цифровые инструменты для управления проектами, которые позволяют сотрудникам организовывать свои задачи и управлять сроками. Эти инструменты также позволяют руководителям команд следить за прогрессом своей команды.

Еще одним элементом использования инструментов цифровой коммуникации является знание того, какие инструменты использовать в разных ситуациях. Вот несколько примеров того, как можно использовать инструменты коммуникации для разных целей:

• Инструменты управления проектами. Вы можете общаться с членами команды по конкретным задачам или проектам с помощью инструментов управления проектами.

• Обмен мгновенными сообщениями или чаты: когда вам нужно задать вопрос или быстро уточнить, вы можете использовать инструменты обмена мгновенными сообщениями для общения с членами команды.

• Электронная почта: вы можете использовать электронную почту для подробных разговоров или объявлений.

• Видеоконференции: вы можете использовать программное обеспечение для видеоконференций для проведения регулярных собраний команды и проведения дискуссий с членами виртуальной команды.

• Текстовые сообщения: лучше использовать текстовые сообщения только тогда, когда возникает критическая ситуация, требующая немедленного внимания.

5. Уточните цели и ожидания

Еще одна стратегия, которую вы можете использовать для руководства цифровой командой, — это ставить цели и ожидания, понятные сотрудникам. Это может помочь сотрудникам успешно выполнять свои обязанности и предотвратить недопонимание. Вот советы по прояснению целей и ожиданий сотрудников:

• Ставьте цели, поддающиеся количественной оценке. Когда вы устанавливаете цели для сотрудников, которые они могут отслеживать (например, квоты), они могут лучше контролировать качество и количество своей работы.

• Установите процессы для отслеживания целей: руководители могут внедрить программное обеспечение или процессы, чтобы сотрудники могли отслеживать свою работу индивидуально. Это может дать сотрудникам чувство ответственности за свою работу.

6. Определите рабочие процессы

Руководители виртуальных групп также могут определять рабочие процессы, чтобы помочь сотрудникам оставаться организованными на работе. Вот несколько примеров полезного определения рабочего процесса для виртуальных команд:

• Определите рабочие процессы связи: вы можете определить, как вы планируете использовать каждый канал связи в виртуальной команде, чтобы члены команды знали, какие каналы отслеживать. Это может способствовать открытому общению в виртуальной команде.

• Определите процессы: когда руководители тратят время на определение того, как сотрудники могут выполнять задачи, это может помочь сотрудникам понять ожидания и успешно выполнять свои обязанности.

7. Регулярно встречайтесь

Когда вы возглавляете виртуальную команду, вы можете проводить регулярные совместные и индивидуальные встречи, чтобы сообщать о новых разработках и получать отзывы от членов команды. Регулярные собрания команды также могут помочь членам команды укрепить доверие, наладить рабочие отношения и понять эффективность команды в целом.

8. Отслеживайте результаты

Руководители групп могут уделять особое внимание отслеживанию результатов виртуальной команды, а не часов, которые члены команды тратят на работу, чтобы обеспечить эффективность команды. Сосредоточение внимания на результатах также может помочь лидерам установить цели и ожидания для членов команды.

9. Внедряйте регулярные обзоры производительности

Другой стратегией для руководства виртуальными командами является разработка процесса оценки эффективности для участников. Вот несколько преимуществ проведения регулярных обзоров производительности:

• Наставничество. Внедрение обзоров производительности может предоставить лидерам команд возможность научить членов команды улучшать их работу или процессы.

• Признание: обзоры производительности могут дать руководителям возможность предложить признание достижений члена команды, что может создать благоприятную рабочую среду для виртуальных команд.

• Обратная связь: члены команды могут предоставить ценные отзывы о работе в виртуальной команде, которые лидеры могут использовать для улучшения процессов и результатов команды.

10. Сообщите о своей доступности

Лидеры виртуальных команд могут сообщать членам команды об их доступности, чтобы способствовать открытому общению в виртуальной команде. Вы можете сообщить свой типичный рабочий график, а также дни, в которые вы уходите, чтобы члены команды знали, когда и как сообщать вам о проблемах или проблемах.

11. Обратите внимание на разницу часовых поясов

Некоторые виртуальные команды находятся в разных часовых поясах, что может привести к уникальным трудностям, когда участники доступны в разное время. Вот несколько способов сбалансировать разницу часовых поясов в виртуальных командах:

• Заранее объявляйте о собраниях: когда руководители заранее уведомляют членов команды о собраниях команды, это может позволить членам команды договориться о своем личном расписании, чтобы присутствовать на собрании.

• Установите рабочее время. В то время как члены виртуальной команды могут иметь гибкий график в своем расписании, вы можете установить рабочее время для членов команды, чтобы вы знали время, когда вы можете рассчитывать на то, что все будут доступны для работы. Например, каждый сотрудник может работать с 9:00 до 17:00 определенное количество дней в неделю в своем часовом поясе.

12. Предлагайте стимулы

Когда вы управляете виртуальной командой, общей проблемой является мотивация. Предложение поощрений может побудить членов виртуальной команды достичь своих целей и оправдать или превзойти ожидания. Вот примеры поощрений для виртуальных команд:

• Профессиональное развитие. Одним из способов мотивации членов виртуальной команды для компаний является предоставление возможностей профессионального развития для сотрудников, которые постоянно преуспевают в своих обязанностях.

• Подарки. Подарочные карты или другие небольшие подарки могут показать членам удаленной команды вашу признательность и вознаградить их за достижение целей.

Навыки руководства виртуальной командой

Вы можете использовать следующие навыки, чтобы улучшить и поддерживать качество лидерства вашей виртуальной команды:

• Гибкость: способность адаптироваться к меняющейся ситуации может помочь руководителям виртуальных команд находить решения возникающих проблем.

• Коммуникация: лидеры виртуальной группы могут использовать сильные письменные и устные навыки общения, чтобы убедиться, что все в команде понимают инструкции и ожидания.

• Культурная чувствительность. Признание различных культур и практик со стороны лидеров виртуальных команд может способствовать формированию положительной культуры и разнообразия в виртуальной команде, особенно когда виртуальная команда состоит из разных континентов.

• Терпение. Руководители виртуальных команд могут проявлять терпение, ожидая ответа от члена команды или управляя сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах.

• Технологические навыки: способность использовать программное обеспечение и интернет-инструменты для управления членами команды и связи с ними важна для лидера виртуальной команды.