Руководство по отслеживанию бюджета управления проектами (с советами)

Бюджетирование необходимо для успеха любого проекта. В управлении проектами бюджет определяет объем проекта, вовлеченных участников, необходимые ресурсы и стратегии или процессы, которые следует применять для поиска решений. Понимание того, как эффективно отслеживать бюджет управления проектом, может помочь вашему проекту достичь поставленных целей. В этой статье мы рассмотрим, что такое отслеживание бюджета управления проектами, объясним его важность, обсудим его элементы и дадим советы по его успешному выполнению.

Что такое отслеживание бюджета управления проектами?

Отслеживание бюджета управления проектом — это отслеживание суммы денег, которую организация уже потратила на проект, и суммы, оставшейся относительно заранее установленного бюджета. В управлении проектами стоимость, время и объем являются тремя наиболее важными аспектами, которые следует учитывать для достижения успеха. Как менеджер проекта, вы можете учитывать эти расходы в бюджете, что помогает контролировать, сколько денег вы выделяете на различные функции проекта и в какое время.

Бюджет можно отслеживать, чтобы убедиться, что он не превышает заранее установленные пределы. Если расходы превышают лимит, вы можете внести коррективы, чтобы убедиться, что проект идет по графику и в рамках бюджета.

Почему важно отслеживать бюджет управления проектами?

Отслеживание бюджетов проектов помогает:

• Внесите необходимые исправления после перерасхода, компенсируя расходы на другие аспекты проекта, чтобы оставаться в рамках бюджета.

• Информируйте все заинтересованные стороны о средствах, которые вы выделили и потратили, для обеспечения прозрачности и подотчетности.

• Отметьте области, в которых наблюдается перерасход, чтобы выяснить, есть ли проблемы в этой области.

• Не сбиться с пути, так как бюджет выступает в качестве ключевого показателя эффективности, чтобы отмечать признаки того, что проект может идти не так, как планировалось.

• Проверьте недостающую информацию о том, как вы потратили средства.

• Создайте исчерпывающий и достоверный отчет или презентацию в конце проекта

• Оставайтесь в рамках проекта

• Избегайте конфликтов во время или после проекта, касающихся того, как вы распоряжались финансами или как вы выставляли счет клиенту.

• Поймите, куда уходят ваши деньги

• Планируйте аналогичные или последующие связанные проекты

Элементы отслеживания бюджета управления проектом

Рассмотрите следующие элементы отслеживания бюджета проекта:

Доход

Доход — это сумма денег, которую вы можете получить от работы над проектом. Существует три типа доходов, связанных с управлением проектами. Нулевой доход — это когда нет дохода для отслеживания, что происходит, когда вы работаете над внутренним проектом для своего работодателя. Фиксированный доход — это фиксированная цена проекта, которую согласен заплатить владелец проекта. Он может прийти частями, растянутыми во времени, или одним платежом. Затраты плюс доход — это когда вы получаете прибыль в дополнение к фиксированному доходу. Руководители проектов отслеживают затраты плюс доход в проектах, где оценка проектных затрат становится сложной задачей.

Расходов

Это сумма денег, которую вы используете в течение жизни проекта. Вы можете рассчитать сумму, когда проект отслеживает, сколько денег вы используете. В проектах накапливаются два типа расходов. К ним относятся постоянные и переменные затраты. Постоянные затраты редко меняются. Например, цена материалов, используемых во время строительного проекта, может не меняться по ходу проекта. Переменные затраты варьируются в зависимости от деятельности или времени.

Часы работы субподрядчика и рабочие часы являются примерами переменных затрат. Если вы потратите больше времени на проект, конечная стоимость проекта может возрасти. При отслеживании бюджета очень важно отслеживать переменные расходы, поскольку они, скорее всего, определяют общие расходы проекта. Они могут истощить ваши ресурсы, если о них не позаботятся своевременно.

Как выполнить отслеживание бюджета проекта

Разработка бюджета — это первый шаг к тому, чтобы проект продвигался плавно в соответствии с заранее определенными параметрами. Следующим шагом является отслеживание бюджета и обеспечение поддержания расходов и доходов. Отслеживание бюджета вашего проекта — это непрерывная задача, которая требует от вас быть в курсе каждой покупки или платежа, сделанного от имени проекта. Следуйте этим советам, чтобы отслеживать бюджет проекта:

1. Разработайте бюджетную систему

Первым шагом к отслеживанию вашего бюджета является разработка точной системы, которая отслеживает все расходы, сделанные в ходе проекта. Система отмечает, кто тратит деньги и сколько они тратят. Таким образом, вы можете иметь надежное представление о том, куда идут средства. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами с инструментами отслеживания бюджета или процессор электронных таблиц для перечисления всех расходов.

Вы можете дополнительно установить определенные расписания, которые будут напоминать вам о необходимости регулярного обновления вашей системы. Большинство крупных организаций имеют полностью специализированные приложения для отслеживания своего бюджета во время проектов. Компании среднего размера могут подписаться на инструменты управления проектами, предлагаемые третьими сторонами. Если вы работаете над небольшим проектом, вы можете вручную отслеживать свой бюджет, используя записную книжку или приложение для заметок на мобильном телефоне.

2. Обеспечить удаленный доступ к системе

Надежная система отслеживания бюджета может быть доступна. Это может улучшить сотрудничество, особенно для проектов вне офиса или в полевых условиях. Если над проектом работают несколько команд, онлайн-система отслеживания бюджета упрощает сотрудничество. Клиенты или руководители также могут получить доступ к отслеживанию бюджета в режиме онлайн, если они хотят повысить прозрачность и подотчетность.

3. Определите статьи бюджета и разработайте бюджет

Когда у вас будет система, вы можете перечислить элементы, которые вы можете отслеживать в бюджете. Эти элементы различаются в зависимости от проекта или отрасли. Крайне важно детализировать каждый элемент, чтобы повысить точность и аккуратность во время отслеживания. Определите, какие задачи должны быть выполнены, и распределите смету бюджета для каждой задачи. Примеры задач включают командировочные расходы, судебные издержки и закупку материалов. Составьте бюджет, определив постоянные и переменные затраты. Получите одобрение бюджета от руководства или клиента, если это необходимо.

4. Отслеживайте и контролируйте расходы одновременно

По мере продвижения проекта вы можете отслеживать движение средств из одной точки в другую. Создайте средство уведомления, чтобы держать вас в курсе, когда в системе отслеживания бюджета возникают нарушения, недостающие детали или перерасход. Вы можете использовать автоматизированное программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать покупки и интегрировать системы в банковские счета, чтобы остановить поток денег всякий раз, когда вы превышаете сумму бюджета.

Если вы не можете отслеживать бюджет индивидуально, вы можете поручить задачу члену команды, который уведомит вас о проблемах с бюджетом или будет информировать вас о ходе выполнения. Если вы используете приложение для работы с электронными таблицами, рассмотрите возможность добавления бюджета в облако на случай непредвиденных событий.

Советы по эффективному отслеживанию бюджета в проектах

Цель отслеживания бюджета — обеспечить завершение проекта в нужное время, с нужным качеством и в рамках установленного бюджета. Таким образом, вы можете избежать запроса дополнительных средств для завершения вашего проекта. Отслеживание бюджета во время проекта является одной из самых сложных задач проекта. Следуйте этим советам для эффективного отслеживания бюджета проекта:

• Часто пересматривайте бюджет проекта. Гораздо проще разобраться с перерасходом бюджета на 5%, чем исправить перерасход на 30% в конце месяца. Вы можете назначить встречи с персоналом, ответственным за составление бюджета, или настроить программное обеспечение для управления проектами, которое вы используете, для создания еженедельных отчетов и автоматического уведомления.

• Сообщите своей команде, что вы отслеживаете бюджет. Это помогает каждому участнику проекта гарантировать, что нерабочие часы не оплачиваются как часть проекта, что может повысить ваш авторитет как подрядчика, компании, сотрудника или менеджера.

• Определите детали проекта заблаговременно до его начала. Вы можете определить детали, такие как объем, подход, обязанности персонала, ключевые показатели эффективности, вехи, цели и бюджет задолго до того, как начнете отслеживать бюджет. Это поможет вам придерживаться бюджета, поддерживать ограничения и объем проекта и придерживаться графика проекта.

• Постоянно обновляйте прогноз. По мере устранения перерасхода и балансировки бюджета обновляйте прогноз проекта, поскольку изменения могут быть связаны с ресурсом, который больше недоступен, или материалом, включенным ранее в бюджет, больше не требуется. Обновление прогноза помогает понять, как определенные изменения влияют на проект.

• Информировать заинтересованные стороны об изменениях в бюджете. Финансовая отчетность является важным аспектом отчетов по проектам. Показатели бюджетных расходов важны для всех, кто связан с проектом, и их информирование может помочь вам получить разные мнения о том, как эффективно компенсировать бюджет.