Руководство по обзору ворот: преимущества и способы его проведения
22 февраля 2021 г.
При управлении проектами важно регулярно отслеживать прогресс в достижении целей, чтобы обеспечить соответствие работы цели проекта. Обзоры ворот могут быть эффективным способом мониторинга каждого этапа проекта. Проверка ворот не только побуждает команду регулярно оценивать уже выполненную работу, но также дает возможность оценить предстоящие этапы проекта. В этой статье мы обсудим обзоры ворот и то, как они могут быть полезны для управления проектами.
Что такое обзор ворот?
Ворота проекта и обзоры ворот — это тип стиля управления проектом, при котором есть широкие возможности для общения на протяжении всего проекта. Рассматривайте это как процесс просмотра различных частей проекта на разных контрольных точках или воротах. Проверка ворот также может называться другими именами, включая ворота принятия решений, платные ворота, шлюзы и фазовые ворота. Проверка ворот включает в себя следующее:
Обзор прогресса: это обзор уже выполненной работы над проектом.
Определение целей: может быть полезно рассмотреть цели или задачи проекта на каждой контрольной точке.
Оценка целей проекта: члены команды могут оценивать краткосрочные и долгосрочные цели по завершении каждой контрольной точки.
Готовность к переходу проекта к следующему этапу: во время проверки ворот члены команды, руководитель проекта и заинтересованные стороны рассмотрят, достигли ли предыдущие этапы запланированных целей и следует ли им перейти к следующему этапу.
Понимание метода проверки ворот
Коммуникация важна в управлении проектами, и метод проверки ворот может помочь командам организовать открытую и четкую коммуникацию на протяжении всего проекта. Поддержание хорошей коммуникации гарантирует, что каждый член команды понимает свои обязанности и ожидаемые сроки. Коммуникация важна не только во время планирования проекта для оценки целей и ожиданий, но и на протяжении всего проекта, вплоть до его завершения.
Заранее определяя в расписании различные точки обзора ворот, члены команды понимают, над чем они должны работать и когда. Эти ворота должны быть названы, запланированы и включены в проектную часть проекта. Во время проверки ворот заинтересованная сторона определит, какой из следующих шагов следует предпринять:
Перейдите к следующему этапу: если заинтересованные стороны считают, что проект на данный момент успешен и что следующие шаги соответствуют их целям, они уполномочат менеджера проекта начать следующий этап.
Повторить предыдущую фазу: если у заинтересованных сторон есть опасения по поводу работы, представленной во время проверки ворот, они могут потребовать, чтобы она была выполнена повторно. Затем будет запланирована еще одна проверка ворот, чтобы определить, готов ли проект к продолжению.
Пересмотреть планы для следующего этапа. Заинтересованные стороны могут также попросить руководителя проекта пересмотреть предстоящие планы и повторно представить их на утверждение.
Остановить проект: в зависимости от факторов, представленных во время проверки ворот, заинтересованные стороны могут потребовать, чтобы весь проект был остановлен. Обычно это делается, когда риск или расходы слишком велики по сравнению с потенциальной прибылью.
Проверка ворот не только позволяет командам планировать каждую фазу проекта, но и оценивать предыдущий прогресс, который уже был завершен в проекте. Это позволяет им определить сильные и слабые стороны, чтобы улучшить их на следующих этапах.
Преимущества проверки ворот в управлении проектами
Проверка ворот может быть полезна для всех членов команды и заинтересованных сторон, предлагая следующие преимущества:
Управление рисками. Путем поощрения открытого общения на всем протяжении проекта рисками можно управлять, выявляя любые опасения до завершения проекта. С помощью проверок ворот заинтересованные стороны также могут остановить проект в любой момент.
Поддерживайте вовлеченность: Тщательная коммуникация на протяжении всего процесса также может гарантировать активное участие всех членов команды и заинтересованных сторон в проекте. Это также гарантирует, что члены команды привержены каждой из целей.
Управление ожиданиями: оценивая степень удовлетворенности клиентов на разных этапах, менеджеры проектов могут управлять ожиданиями и обеспечивать их соответствие ожиданиям клиентов.
Определите будущую работу: частое общение означает, что заинтересованные стороны знают, чего ожидать в ближайшие дни или недели проекта. Они могут решить изменить направление или цели на данном этапе проекта.
Продуктивная командная работа: благодаря привлечению всех членов команды к проверке ворот каждый получает четкое представление об ожиданиях клиентов, а также об областях, требующих улучшения.
Эффективное управление: поскольку обзор ворот выполняется внешним источником, а не менеджером проекта, это дает им возможность дистанцироваться от проекта и посмотреть на него с новой точки зрения.
Когда проводить проверку ворот
Контрольные проверки проводятся на разных этапах проекта, что называется контрольными проверками. Чаще всего они проводятся во время фазового перехода. Именно в этих переходах заинтересованная сторона, вероятно, понесет некоторый дополнительный риск или расходы, продвигаясь вперед, поэтому они могут снизить риск, обеспечив достижение проектом намеченных целей.
Хотя проверки ворот не имеют конкретной даты, их следует планировать заранее. Вместо этого их следует запланировать на момент окончания одной фазы и начала другой. Обычный график проведения обзоров ворот включает в себя следующие этапы, такие как выбор проекта, определение определения проекта, постановка руководящих целей для проекта, обзор проекта, готовность команды и после завершения проекта.
Привратник – это человек, который проводит проверку ворот. Привратник не должен быть менеджером проекта, потому что он часто слишком близок к проекту, чтобы определить его сильные и слабые стороны. Это также не должны быть заинтересованные стороны или клиент. Вместо этого кто-то, кто не так вовлечен в проект, может быть привратником. Это может быть руководитель или начальник отдела. Привратник будет планировать и содействовать проверке ворот, приглашая посетителей и определяя ее расписание. Заинтересованные стороны, менеджеры, руководители и члены команды должны присутствовать на входной проверке.
Как провести проверку ворот
Изучение того, как проводить обзор ворот, может помочь вам сделать его продуктивным и эффективным. Выполните следующие действия, чтобы провести проверку ворот:
Составьте временную шкалу предварительного просмотра: во-первых, определите, на каких этапах проекта будет полезен предварительный просмотр. Введите это в график и сообщите членам команды, какие моменты в проекте потребуют проверки ворот.
Определите логистику встречи: затем определите, кто будет присутствовать на проверках у ворот, а также кто будет привратником. Кроме того, решите, какие вопросы будут обсуждаться и как будет измеряться прогресс в достижении целей.
Укажите прогресс: во время проверки ворот отметьте прогресс, достигнутый в проекте. Это может включать в себя разбивку конкретных задач и поручений, а также документирование любой выполненной работы.
Обсудить планы: Затем команда обсудит планы на следующую фазу проекта. Это хорошее время, чтобы пересмотреть цели и потребности клиентов. Они могут решить внести изменения на основе работы предыдущего этапа.
Выявление проблем: это возможность клиента определить любые проблемы, которые могут у него возникнуть. У них могут возникнуть дополнительные вопросы по выполненной работе или желание изменить направление предстоящей работы.
Авторизация проекта: после подробного обсуждения каждого пункта наступает время получить авторизацию для следующего этапа проекта. Это сигнал к продолжению проекта.