Руководство по написанию деловой электронной почты
22 февраля 2021 г.
Сильные коммуникативные навыки являются важным активом на современном рабочем месте. Благодаря современным технологиям все больше работы выполняется на компьютерах, а электронная почта стала основным методом общения для профессионалов. Знание того, как написать деловое электронное письмо, может помочь вам улучшить свои коммуникативные навыки и выделиться среди коллег и клиентов.
В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать, чтобы написать отличное деловое электронное письмо, включая советы и примеры.
Что такое деловая электронная почта?
Деловая электронная почта — это форма письменного сообщения, которое отправляется получателю в электронном виде через Интернет. Цель деловой электронной почты часто состоит в том, чтобы передать информацию или попросить получателя предпринять какие-либо действия. Хотя электронная почта часто менее формальна, чем другие формы общения, деловая электронная почта часто следует профессиональному тону, стилю и формату, которые предназначены для получения ожидаемого ответа от получателя.
Как написать деловое письмо
Выполните следующие шаги, чтобы написать отличное профессиональное электронное письмо:
Выберите четкую тему письма.
Начните с приветствия.
Сформулируйте свою цель.
Закройте профессиональной подписью.
Корректура.
1. Выберите четкую тему
Строка темы — это краткое изложение того, о чем ваше письмо. Строка темы сообщает получателю, что он должен ожидать, чтобы найти дополнительную информацию, когда он откроет ваше электронное письмо. Важно, чтобы строка темы была четкой и профессиональной, чтобы получатель понял цель письма и открыл письмо, чтобы прочитать его. Лучше всего быть прямым и четким в строке темы, чтобы ваше электронное письмо не было ошибочно пропущено или удалено.
2. Начните с приветствия
Каждое деловое письмо должно начинаться с профессионального приветствия. Ваше приветствие должно быть кратким и должно быть направлено на обращение к адресату по имени. Однако, если вы не знаете имени получателя, вы можете вместо этого использовать его профессиональный титул. Несколько примеров приветствий, обычно используемых в деловых письмах, включают «Дорогой», «Доброе утро/день/вечер», «Здравствуйте» и «Приветствия».
3. Сформулируйте свою цель
Каждое деловое письмо должно иметь цель, и желательно, чтобы у каждого письма была только одна цель. Постарайтесь, чтобы ваше электронное письмо содержало четкое сообщение, связанное с определенной темой, задачей или запросом. Это поможет не пропустить важные детали и избежать путаницы. Если вы начнете свое электронное письмо с предложения, в котором четко указана цель, это поможет убедиться, что получатель понимает, почему вы пишете электронное письмо.
Например, «Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что в нашу политику конфиденциальности были внесены изменения. Пожалуйста, ознакомьтесь со следующими изменениями и дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы».
4. Закройте профессиональной подписью
В деловой электронной почте строка подписи вашего электронного письма действует как визитная карточка. Многие предприятия имеют предварительно отформатированные подписи для своих сотрудников. Профессиональная подпись обычно включает официальное заключительное приветствие, ваше имя, профессиональную должность, название вашей компании и вашу контактную информацию. Ваша профессиональная подпись может также включать логотип вашей компании или вашу фотографию.
5. Вычитка
После того, как вы закончите писать электронное письмо, вы должны проверить его на наличие орфографических и грамматических ошибок. Вы также должны убедиться, что сообщение вашей электронной почты ясно. При редактировании деловой электронной почты постарайтесь думать о себе как о получателе, читающем электронную почту, чтобы убедиться, что вы использовали соответствующий тон, стиль и формат. Наконец, если должны быть вложения, дважды проверьте, что вы приложили документы, прежде чем отправлять электронное письмо.
Примеры деловой электронной почты
Вот пример двух разных типов деловых писем, написанных одним и тем же человеком. Один написан коллеге, а другой — клиенту:
Пример делового письма коллеге
Кому: Джонатон Роман
Re: Изменение временной шкалы проекта продаж: пожалуйста, ознакомьтесь
Вложения: Хронология проекта конкурса продаж
Сообщение:
Дорогой Джонатон,
Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что крайний срок проекта конкурса продаж, над которым мы работали, был перенесен на одну неделю. Новый крайний срок — 20 декабря вместо 27 декабря. Из-за этого изменения нам нужно будет внести коррективы в график, чтобы обеспечить выполнение каждой задачи проекта в установленный срок. Я приложил обновленное предложение по временной шкале проекта. Пожалуйста, просмотрите и дайте мне знать, сможете ли вы выполнить поставленные задачи к новым срокам. Дайте мне знать, если есть какие-либо вопросы или проблемы.
Благодарю вас,
Моника Льюис
Менеджер по продажам
Страховая группа Life Touch
Телефон: (888) 888-8888
Электронная почта: monica.lewis@email.com
Пример деловой электронной почты клиенту
Кому: Кендалл Дженнингс
Re: Добро пожаловать в страховую группу Life Touch – Важные документы прилагаются
Приложения: Политические документы Jennings
Сообщение:
Привет, Кендалл,
Благодарим вас за то, что доверили Life Touch Insurance Group страхование жизни вашей семьи. Мы знаем, что обеспечение финансового будущего вашей семьи является важным шагом для вас и вашей семьи. Мы ценим, что вы выбрали нас для защиты будущей безопасности вашей семьи. К настоящему письму я приложил документы с вашей политикой. Эти документы охватывают все, что мы обсуждали во время нашей встречи о вашем страховом покрытии. Если у вас возникнут какие-либо вопросы или опасения по поводу вашего страхового покрытия после ознакомления с документами о политике, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, чтобы сообщить мне об этом. Я останусь вашим личным агентом по страхованию жизни на протяжении всего срока действия вашего полиса. Еще раз спасибо за ваш бизнес.
Теплые пожелания
Моника Льюис
Менеджер по продажам
Страховая группа Life Touch
Телефон: (888) 888-8888
Электронная почта: monica.lewis@email.com
Советы по написанию деловой электронной почты
Вот несколько общих советов, которые следует помнить при написании деловой электронной почты:
Знайте свою аудиторию: важно знать, кто ваша аудитория, прежде чем вы начнете писать деловое электронное письмо. Большинству деловых писем нужен формальный тон, стиль и формат, чтобы они оставались профессиональными. Тон вашего письма должен оставаться ясным и позитивным. Однако вы можете использовать менее формальный стиль и формат, если хорошо знаете получателя.
Используйте эмпатию при написании: тон и предполагаемый смысл письменного сообщения иногда могут быть сложными для понимания читателем. Использование эмпатии при написании электронной почты поможет вам сохранить позитивный тон и предотвратить возникновение недоразумений.
Убедитесь, что ваша электронная почта необходима: большинство людей получают много электронных писем каждый день. Убедитесь, что ваша электронная почта необходима перед отправкой деловой электронной почты, чтобы повысить вероятность того, что получатель действительно откроет, прочитает и ответит на ваше электронное письмо.
Убедитесь, что использование электронной почты уместно: хотя электронная почта является отличным средством общения для профессионалов, некоторые виды связи лучше доставлять в другом формате, например лично или по телефону. Перед отправкой деловой электронной почты важно убедиться, что использование электронной почты подходит для того, что вам нужно сообщить.
Сделайте свое электронное письмо кратким. Короткое и точное письмо поможет вам убедиться, что сообщение вашего электронного письма ясно и вызовет ответ, который вы ожидаете от получателя. Ясность и точность в общении по электронной почте сэкономит время читателя и поможет ему четко понять цель вашего электронного письма.