Руководство по механистической организации (с определением и советами)

Предприятия выбирают организационные структуры в зависимости от того, как они хотят управлять своими операциями. Многие компании с формальной рабочей средой и сильным контролем сотрудников могут предпочесть механистический организационный подход, который позволяет им управлять бизнесом в иерархическом порядке.

Понимание того, как работает механистическая организация, может помочь вам определить, подходит ли эта структура вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое механистическая организация, ее преимущества и проблемы, а также советы по созданию этой структуры в вашей компании.

Что такое механистическая организация?

Механистическая организация — это организационная структура с централизованной властью, разделением между отделами и специализированными ролями, которые работают независимо друг от друга.

Компании с механистическими структурами работают так же, как и бюрократии, в которых установленная цепочка команд управляет бизнес-операциями. Типы предприятий, которые часто реализуют этот тип структуры, включают:

• Финансы

• Здравоохранение

• Образование

• Правительство

• Закон

В визуальном представлении механистические организации имеют треугольную или пирамидальную структуру, и чем выше ваше положение в треугольнике, тем больше у вас власти. Как правило, большинство должностей в компании включают должности начального уровня и должности, не являющиеся руководителями, которые составляют нижнюю часть треугольника.

В следующую, меньшую часть треугольника входят их непосредственные начальники, за которыми следуют старшие начальники. Эта модель продолжается до вершины пирамиды, в которую входят руководители, такие как главный исполнительный директор и главный финансовый директор.

Преимущества механистической организации

Определенная бизнес-модель механистической организации может облегчить каждому сотруднику понимание ожиданий, связанных с их отдельными ролями, и может позволить руководству принимать решения компании на основе предсказуемости. К другим преимуществам механистической организации относятся:

• Стабильность: механистические организации имеют операции, которые остаются неизменными с течением времени, поэтому сотрудники и компания могут выиграть от согласованности.

• Низкая дифференциация задач: каждая роль имеет определенную структуру с назначенными задачами, поэтому сотрудники могут четко понимать ожидания своих менеджеров.

• Низкие затраты: механистические организации сосредоточены на экономической эффективности. Назначая квалифицированных специалистов на специализированные должности, компании могут снизить расходы на надзор.

• Эффективное управление: их структурированные правила и положения могут позволить механическим организациям эффективно управлять своими компаниями, отделами и отдельными сотрудниками.

• Каналы связи: механистические организации имеют фиксированный процесс общения, в котором каждый человек сообщает о проблемах своему непосредственному руководителю. Если их менеджеру нужна помощь в решении проблемы, они могут передать ее своему менеджеру, и цикл будет продолжаться до тех пор, пока проблема не будет решена.

Проблемы механистической организации

Наличие рабочего пространства, где сотрудники и менеджеры могут сотрудничать и создавать систему, помогающую смягчить общие проблемы, может помочь вашему бизнесу поддерживать и достигать своих целей. Вот некоторые проблемы, с которыми могут столкнуться компании, использующие эту структуру:

• Отсутствие приспособляемости: структурированный дизайн механистических организаций может затруднить для компаний адаптацию к непредвиденным обстоятельствам, но они могут предотвратить или свести к минимуму влияние этих обстоятельств, имея запасные операционные планы.

• Автократический стиль руководства. Автократический подход к управлению в механистических организациях ограничивает вклад неуправленческих сотрудников. Руководители могут уменьшить негативное влияние этого стиля руководства, продолжая принимать окончательные решения, но позволяя сотрудникам высказывать свое мнение о них.

• Ограниченная автономия. Работникам-новаторам может быть трудно работать в механистических организациях из-за жесткости их ролей, но многие сотрудники, работающие в таких компаниях, имеют работу, которая скорее аналитическая, чем творческая.

• Большая рабочая нагрузка: поскольку отдельные сотрудники работают независимо, некоторым из них, возможно, придется самостоятельно справляться с большими рабочими нагрузками. Руководство может предотвратить это, обеспечив поддержание адекватного уровня персонала.

• Текучесть: у компаний больше шансов удержать сотрудников, которые чувствуют себя ценными. Механистические организации могут снизить текучесть кадров, предлагая публичную похвалу и вознаграждение хорошо работающим сотрудникам.

Советы по созданию механистической организации

Вот несколько советов, которые вы можете использовать для создания механистической организационной структуры в вашей компании:

Убедитесь, что все роли в команде понятны

Отличительной чертой механистической организации являются структурированные роли. Каждый член каждой команды, от начального уровня до топ-менеджера, установил обязанности в зависимости от своей роли в своих командах и компании. Механические предприятия могут создавать четкие разделения между отделами, каждый из которых имеет свою команду менеджеров.

Например, в бухгалтерский отдел могут входить специалисты начального и среднего звена, менеджеры, которые контролируют небольшие группы, и начальники отделов, которые управляют операциями своего отдела. Определение ролей может позволить каждому человеку помогать организации, выполняя свои конкретные обязанности.

Ведение организационной схемы

Многие компании имеют организационные диаграммы, также известные как «организационные диаграммы», которые дают сотрудникам визуальное представление о структуре компании. Они начинаются с руководителя высшего звена в компании и разветвляются от самых старших до младших сотрудников. Организационные схемы играют важную роль в механистических организациях, потому что у этих типов бизнеса есть структурированные роли с отсутствием дублирования.

Создать справочник сотрудника

После того, как вы определите политику вашей компании в отношении занятости, льгот, структуры оплаты труда и других правил для сотрудников, создание справочника позволит вам обращаться к ним при необходимости.

Не забывайте регулярно читать руководство для сотрудников и проверять наличие разделов, которые могут нуждаться в обновлении. Вы также можете попросить новых сотрудников подписать соглашение, в котором они признают, что прочитали руководство и соглашаются соблюдать его, чтобы обеспечить согласованность во всей организации.

Проводить регулярные собрания отдела

Поскольку каждый человек в механистической организации обычно работает независимо, они отчитываются перед непосредственными руководителями только в случае необходимости. Рассмотрите возможность проведения регулярных совещаний в отделах, чтобы сотрудники могли информировать друг друга о прогрессе в команде.

Точно так же проведение управленческих совещаний дает руководителям возможность информировать друг друга и руководителей компании о деятельности каждого отдела.

Создайте коммуникационную платформу

Люди в механистических организациях редко работают в группах, поэтому им может быть сложно общаться со своими коллегами и менеджерами, если у них нет специальной коммуникационной платформы. Цифровые решения, такие как службы обмена сообщениями и системы видеоконференцсвязи, могут позволить всем членам организации оставаться на связи друг с другом, особенно если компания разрешает удаленную работу. Эти программы также могут упростить для персонала распространение информации по всей компании, такой как информационные бюллетени и обновления политик.