Руководство по этикету ответов на все электронные письма

19 апреля 2021 г.

Функция «ответить всем» электронной почты позволяет эффективно общаться в группе, но сначала полезно убедиться, что вы знакомы с социальными стандартами электронных писем «ответить всем». Понимание этикета ответов на все сообщения электронной почты помогает избежать беспорядка в почтовых ящиках и оптимизирует каналы связи на рабочем месте. В этой статье мы обсудим этикет ответа всем, предоставим примеры сценариев использования этой функции и обсудим альтернативные методы электронной почты.

Что означает «ответить всем» в электронном письме?

Функция «Ответить всем» означает, что вы отправляете свой ответ по электронной почте как отправителю предыдущего сообщения, так и всем, кто получил исходное электронное письмо. Контакты в полях «Кому» и «Копия» предыдущих сообщений получают вашу электронную почту.

Когда выбрать ответить всем

Ниже приведены некоторые рабочие ситуации, в которых ответ всем является наиболее эффективным вариантом коммуникации:

1. У вас есть актуальные вопросы

Используйте ответ всем, если у вас есть вопрос, который может возникнуть и у других контактов в теме. Задавая этот тип вопроса через ответ, все уменьшает вероятность того, что первоначальный отправитель выдаст несколько ответов с одним и тем же ответом.

Например, если вы хотите спросить своего руководителя об изменениях, объявленных по электронной почте в политике компании в отношении отгулов, ответьте всем, чтобы упростить процесс общения между вашим руководителем и коллегами.

Функция «Ответить всем» также полезна, если руководитель отправляет электронное письмо, содержащее логистические несоответствия. Включение всех участников цепочки сообщений для исправления дат и крайних сроков гарантирует, что все сотрудники правильно обновят свои календари.

2. Ваш ответ может иметь прямое влияние на других

Ответить всем — самый эффективный вариант, когда у вас есть важная информация для большинства людей, включенных в цепочку сообщений.

Если ваш ответ затронет только меньшее количество получателей, отредактируйте список контактов в поле «Кому», чтобы вы общались только с затронутыми.

Например, было бы наиболее эффективно ответить всем, если вы знаете, что часть информации из предыдущего письма больше не соответствует действительности. Ответить всем также обычно приемлем, когда вы работаете над проектом компании и вам нужно информировать других участников проекта о вашем прогрессе.

3. Вы планируете встречу с небольшой группой

Ответить всем — разумный вариант, если в предыдущем письме вас приглашают или пытаются согласовать встречу с менее чем десятью людьми. Если руководитель или коллега пытается координировать свои действия с небольшой группой людей, то им, вероятно, потребуется присутствие большинства или всех получателей электронной почты.

Ответ всем в этом сценарии помогает быстро найти время, подходящее для всех или большинства контактов. И получатели, и первоначальный отправитель остаются в курсе всех конфликтов в расписании и доступных временных блоков.

Учить больше: Как запланировать встречу по электронной почте

Когда отвечать на электронное письмо другим способом

Если электронное письмо содержит информацию, ненужную некоторым получателям исходного сообщения, то, скорее всего, будет лучше использовать другой тип ответа. Ниже приведены сценарии, в которых вместо ответа всем следует использовать альтернативу:

1. Ваш ответ имеет отношение только к отправителю

Если ваш ответ относится только к исходному отправителю, а не ко всем в списке контактов ветки сообщений, отправьте электронное письмо только этому человеку.

Например, если первоначальный отправитель запросил ответ с подтверждением, вы можете ответить своим подтверждением только этому лицу. Ответ только отправителю также обычно является наиболее подходящим выбором на рабочем месте, если вам нужно раскрыть личную информацию, такую ​​как зарплата или номер социального страхования.

2. Вы хотите ответить нескольким людям в рассылке или в дискуссионной группе.

Списки рассылок или электронные сообщения дискуссионных групп на рабочем месте могут содержать контактную информацию для группы клиентов, нескольких отделов вашей компании или всей компании. Listservs — это потоки электронной почты на основе подписки, в которых отправка электронной почты на адрес группы отправляет электронную почту на адрес электронной почты каждого отдельного члена.

Руководители обычно рекомендуют сотрудникам перестать регулярно отвечать на корпоративные электронные письма и рассылки, чтобы вместо этого они могли сосредоточиться на своих самых важных электронных письмах. Если ваше электронное письмо не задает вопрос, который может возникнуть у других, не оказывает прямого влияния на большинство получателей или не включает в себя планирование встречи с небольшой группой, было бы лучше найти более эффективный метод связи.

Например, если выходит сообщение рассылки с поздравлениями коллеге, наиболее разумно ответить только этому человеку, чтобы поздравить, а не всей ветке.

Если вы хотите написать шутку в ответ на сообщение рассылки, рассмотрите возможность публикации шутки в более приемлемом месте, например, в канале обмена мгновенными сообщениями, предназначенном для более неформальных бесед на рабочем месте. Кроме того, вы можете создать новое электронное письмо и отправить шутку только нескольким друзьям.

3. Ответ подходит только для избранных

Некоторые внутренние системы электронной почты компании по умолчанию отвечают всем. Проверка получателей в полях «Кому» и «Копия» перед отправкой ответа всегда является разумным решением, особенно когда содержание вашего электронного письма не подходит для некоторых получателей.

Например, иногда можно говорить о том, что вас беспокоит на работе. Тем не менее, лучше направлять такие ответы по электронной почте нескольким избранным друзьям, в идеале за пределами внутренней системы электронной почты компании. Если у вас есть обоснованная жалоба на работу, отправьте ее в новой ветке электронной почты непосредственно представителю отдела кадров или другому контактному лицу компании, который может помочь вам решить проблему.

Альтернативные варианты ответа на все электронные письма

Понимание этикета ответа на все вопросы также требует понимания, когда ни функция ответа, ни функция ответа на все вопросы не передают необходимую информацию нужным людям. Знание того, когда использовать альтернативы для ответа и ответа всем, может помочь вам убедиться, что вы получаете важную информацию в правильные почтовые ящики.

1. Вперед

При пересылке сообщения электронной почты сообщение отправляется контакту, не указанному в исходном поле «Кому».

Вместо этого выберите переадресацию электронной почты, если контакту, получающему переадресованное сообщение, не нужно получать будущие сообщения в цепочке, а предыдущим получателям не нужно какое-либо содержимое, которое вы добавили к переадресованному сообщению.

2. Копия

Электронная копия или копия аналогична пересылке в том смысле, что предыдущая цепочка сообщений отправляется новому получателю.

На контакты, скопированные в электронном письме, обычно влияет сообщение, но отправитель напрямую адресовал содержимое электронной почты другой группе людей. Копии предпочтительнее, когда получателя необходимо информировать о цепочке корреспонденции без личного вклада, например, для соблюдения соблюдения или для уведомления о том, что деловая транзакция находится в стадии реализации.

Сотрудники иногда используют «ответить всем» и «под копирку» вместе. Вы можете использовать ответ всем с копией, если заметите, что сотрудник, который должен был быть в предыдущей корреспонденции, не был указан в полях «Кому» или «Копия». Этот метод одновременно уведомляет текущих получателей о новом контакте, добавленном в поток, и гарантирует, что новый получатель будет получать ответы в будущем.

3. СК

Когда вы добавляете контакт в поле скрытой копии или скрытую копию, ветка электронной почты скрывает его адрес электронной почты от других получателей.

Электронные письма со скрытой копией полезны, когда новый сотрудник присоединяется к существующей ветке сообщений, но другим не нужно уведомлять о новом контакте или отправлять новому контакту будущее содержимое, связанное с веткой.

Скрытая копия также является безопасным выбором, когда вы отправляете электронное письмо людям, которым не нужно переписываться друг с другом по теме сообщения в будущем. Слепое копирование нескольких контактов может быть особенно полезным при массовой рассылке электронных писем списку клиентов, подрядчиков или всей компании.