Руководство по циклу управления персоналом: определение и этапы

25 апреля 2022 г.

Отделы кадров (HR) выполняют ряд задач, которые помогают сотрудникам и менеджерам работать вместе. Сотрудник может получать различные виды поддержки от отдела кадров компании на протяжении всего времени работы в компании. Эта концепция известна как цикл управления персоналом. Если вы работаете в сфере управления персоналом или в сфере управления, изучение кадрового цикла может помочь вам глубже понять роль HR в карьере сотрудника. В этой статье мы даем определение цикла человеческих ресурсов, объясняем, почему эта концепция важна, и перечисляем восемь ключевых этапов цикла.

Что такое цикл человеческих ресурсов?

Цикл человеческих ресурсов, также называемый жизненным циклом человеческих ресурсов, представляет собой способ организации основных этапов пребывания сотрудника в организации. На каждом этапе сотрудник получает уникальную поддержку от отдела кадров. Например, когда сотрудник начинает работать в компании, сотрудники отдела кадров могут руководить процессом адаптации, проводить проверку биографических данных, распределять ноутбуки и другое имущество компании и регистрировать сотрудника для получения страховки и 401(k). Когда сотрудник увольняется, отдел кадров может забрать имущество компании, удостоверить заявление сотрудника об увольнении и прекратить страховые услуги.

Хотя отделы кадров в большинстве организаций выполняют одни и те же основные задачи в течение срока пребывания сотрудника в должности, у них могут быть разные способы моделирования кадрового цикла сотрудника. В некоторых компаниях HR-цикл начинается, когда сотрудник подписывает трудовой договор и начинает процесс адаптации. Отделы кадров в других организациях могут включать процесс найма в цикл. В зависимости от размера компании отдел кадров может разделить или объединить этапы в соответствии со стажем работы своего среднего сотрудника. Эта гибкость означает, что кадровый цикл компании может состоять из четырех-восьми стадий.

Почему цикл человеческих ресурсов важен?

Цикл управления персоналом стандартизирует роль команды HR в работе сотрудника в компании, гарантируя, что каждый сотрудник получает одинаковую поддержку от команды HR. Многие отделы кадров используют программное обеспечение для управления человеческими ресурсами (HRM) для создания контрольных списков сотрудников или блок-схем с задачами для каждого этапа цикла. Таким образом, они могут получать оповещения по электронной почте, которые напоминают им о ключевых задачах, которые необходимо выполнить для каждого сотрудника. Например, они могут получить уведомление с напоминанием о необходимости заполнить документы для проверки сотрудника, подавшего заявку на повышение.

Разделение задач отдела кадров на отдельные этапы также позволяет отделу кадров оценивать и улучшать свои программы. Директор по персоналу или менеджер может возглавить стратегический проект по улучшению услуг команды на определенном этапе рабочего цикла. Например, отдел кадров может отправить опрос группе недавно принятых на работу сотрудников, попросив их оставить отзыв об учебных мероприятиях, проведенных для них отделом кадров. Результаты опроса могут помочь команде HR усовершенствовать свои программы обучения для следующей группы новых сотрудников.

8 шагов кадрового цикла

Вот восемь этапов, которые команда HR может включить в цикл занятости:

1. Достопримечательность

Если компания включает привлечение как часть цикла управления персоналом, это означает, что команда HR может играть определенную роль в разработке должностных инструкций и других материалов для найма. Члены отдела кадров могут работать с рекрутерами или менеджерами по найму, чтобы определить обязанности на новой должности и разместить информацию о вакансиях на веб-сайтах по найму. Специалисты по кадрам могут помочь командам по найму понять государственные и местные правила, касающиеся рабочего времени и компенсации. Они также могут посещать мероприятия по найму и разговаривать с потенциальными кандидатами о преимуществах и культуре компании.

2. Вербовка

Этап найма начинается, когда кандидат на работу подает заявку и может включать в себя телефонные проверки, собеседования и проверки перед приемом на работу. В то время как некоторые компании имеют специальные группы по найму для выполнения этих задач, небольшие компании могут использовать команду HR для поддержки менеджера по найму и рекрутеров. Поскольку HR-специалисты имеют опыт работы с трудовым законодательством и компенсациями, они часто могут ответить на вопросы кандидатов о должностях, которые они надеются получить. На этом этапе они также могут выполнять административные задачи, такие как подача заявлений, создание профилей кандидатов в программах найма и ввод заметок с интервью для последующего просмотра.

3. Адаптация

Когда новый сотрудник принимает предложение о работе, команда HR обычно занимается процессом адаптации, хотя им может помочь рекрутер или менеджер по найму. Во время адаптации HR-команда создает учетную запись сотрудника для своего нового коллеги в базе данных компании, используя информацию из приложения и интервью. Они также могут собирать налоговую информацию для бухгалтерии компании и отправлять данные проверки биографических данных сторонней компании по проверке занятости. Некоторые HR-команды используют программное обеспечение для адаптации, которое помогает им упорядочивать свои файлы и определять любую информацию, которая им все еще нужна от нового сотрудника.

В процессе адаптации HR-команда также может передать новому сотруднику имущество компании. Если сотрудник работает в офисе, ему может быть назначен письменный стол, настольный компьютер и телефон. В зависимости от местоположения офиса и процедур безопасности отдел кадров может также выделить новому сотруднику парковочное место и выдать ему ключ, брелок или удостоверение личности для входа в здание. Для удаленных сотрудников специалист по кадрам может отправить портативный компьютер, телефон или другое оборудование по месту жительства сотрудника.

4. Обучение новых сотрудников

Как правило, специалисты по персоналу работают с менеджером нового сотрудника или руководителем группы, чтобы разработать программу обучения, которая помогает новому сотруднику понять общие принципы компании и конкретные процедуры для своей работы. Команда HR может проводить занятия по организационной структуре компании, миссии и ожидаемому поведению для одного или нескольких новых сотрудников. Они также могут обучать новых сотрудников использованию порталов сотрудников для подачи заявлений о медицинском страховании, запроса отгулов и отправки запросов в отдел кадров.

В то время как менеджер нового сотрудника или руководитель группы может обучать его своим обязанностям, команда HR может отслеживать эти учебные занятия и вводить их в программную платформу адаптации и обучения, чтобы гарантировать, что каждый новый сотрудник получит необходимый объем обучения. Эти записи могут помочь руководителю сотрудника проанализировать его работу и запланировать повышение квалификации в определенных областях. Прежде чем сотрудник приступит к своим обязанностям на полную ставку, его менеджер может встретиться с отделом кадров, чтобы обсудить пройденное обучение и подписать договор о приеме на работу.

5. Профессиональное развитие

Возможности профессионального развития могут повысить удовлетворенность рабочим местом и производительность при одновременном снижении текучести кадров. В то время как в некоторых компаниях есть специальные группы профессионального развития, другие полагаются на отдел кадров для разработки и проведения мероприятий, которые привлекают сотрудников и обучают их новым навыкам. Команда HR может собраться для составления календаря профессионального развития, гарантируя, что они регулярно предоставляют сотрудникам возможность принимать участие в курсах развития. Многие отделы кадров рассылают опросы по всей компании, которые могут помочь им определить области, представляющие интерес для программ развития.

Специалисты по персоналу могут также исследовать компании, которые проводят учебные курсы по лидерству, общению, сотрудничеству и другим навыкам межличностного общения. Они также могут получить сертификаты, которые позволят им проводить учебные курсы самостоятельно, что снижает затраты компании на профессиональное развитие. Руководитель группы или руководитель отдела может попросить команду отдела кадров помочь им разработать специальные программы профессионального развития для членов их команды, сосредоточив внимание на их требованиях к работе.

6. Управление и обзор

HR-команды играют важную роль на этапе управления и оценки эффективности работы сотрудника. Этот этап происходит одновременно с этапом профессионального развития, но многие компании считают их отдельными этапами, потому что цели и процедуры разные. В управлении и обзоре цель команды HR состоит в том, чтобы облегчить содержательные разговоры между менеджерами и членами их команд и обеспечить административную поддержку. На этом этапе команда HR может направлять ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные обзоры для всех отделов, где менеджеры встречаются с членами своей команды и оценивают их работу в течение периода.

В некоторых компаниях член отдела кадров посещает каждую запланированную проверку, чтобы быть объективным слушателем и разъяснить цель встречи по проверке. HR-команда может также подать сводку обзора, которая может включать обсуждаемые темы и планы действий на следующий период. Другими ключевыми частями этого этапа являются индивидуальные жалобы и встречи с персоналом. Если сотрудники или менеджеры хотят назначить дисциплинарное или исполнительное собрание, они обычно обращаются в отдел кадров. На этих встречах специалисты по персоналу могут выступать посредниками в спорах между сотрудниками или между сотрудником и его руководителем.

7. Удержание

Этап удержания также происходит одновременно с этапами управления и профессионального развития. На этом этапе команда HR работает с руководителями компании, чтобы увеличить уровень удержания в компании или средний срок пребывания сотрудников в должности. Наем и обучение новых сотрудников требует времени и денег, поэтому сокращение текучести кадров может сделать компанию более эффективной. Команда HR может изучить множество факторов, влияющих на способность компании удерживать сотрудников, таких как компенсация, льготы, рабочая среда и корпоративная культура.

Для отдельных сотрудников отдел кадров может ответить на вопросы о компенсации, медицинском страховании и 401(k). Специалисты по персоналу могут также организовывать и посещать встречи между сотрудниками и руководством для обсуждения компенсаций и льгот. Если руководство компании хочет увеличить удержание, команда HR может опросить отдельных сотрудников, чтобы выяснить, что мотивирует их оставаться в компании.

8. Выход на пенсию, отъезд или увольнение

Обязанности отдела кадров во время ухода сотрудника из компании могут зависеть от причины, по которой сотрудник уходит, но часто включают сбор имущества компании и закрытие его учетной записи в базе данных компании. Когда сотрудник выходит на пенсию, отдел кадров может помочь ему связаться с 401(k) или другими брокерами пенсионных фондов, которые могут предоставить им доступ к своим средствам. Они также могут организовать вечеринку по случаю выхода на пенсию или договориться о подарке от офисного персонала. Они могут устроить вечеринку для сотрудника, который уходит в другую компанию или отрасль, но они также могут просто отправить открытку.

У HR-команды больше задач, когда руководство расторгает контракт с сотрудником. Когда менеджер увольняет сотрудника, отдел кадров документирует события, которые привели к увольнению, включая письменные или устные предупреждения, планы действий и отчеты об инцидентах. Как правило, менеджер также представляет документ, в котором резюмируется решение об увольнении. Отдел кадров хранит все документы, связанные с увольнением, в файле на случай судебного иска. В зависимости от ситуации, отдел кадров может также организовать охрану для сопровождения бывшего сотрудника из здания или смены кодов замков.