Ретроспектива проекта: подробное руководство

Изучение ретроспективных совещаний по проекту может быть важной частью завершения проекта. Независимо от размера и масштаба проекта его ретроспективный анализ может оказать прямое влияние на его результаты и на то, как будут осуществляться будущие проекты. Знать, как и почему вы должны проводить ретроспективные встречи по проекту, важно, но это требует исследования. В этой статье мы обсудим, что такое ретроспектива проекта, почему она важна, как ее провести и дадим советы по ее успешному проведению.

Что такое ретроспектива проекта?

Ретроспективная встреча проекта — это собрание или семинар, на котором команды повторно анализируют завершенный проект с целью понять как его успехи, так и его неудачи. Общая цель ретроспективы проекта состоит в том, чтобы определить различные действия и модели поведения, которые приводят к успешным результатам, чтобы их можно было воспроизвести в будущем, а также найти причины любой возможной неудачи и убедиться, что они не повторяются.

Основные вопросы, задаваемые во время ретроспективы проекта:

• Какова была наша первоначальная цель?

• Каков был фактический результат?

• Каковы были причины такого исхода?

• Как мы подойдем к подобному проекту в следующий раз?

Почему важны ретроспективы проекта?

Вот некоторые из причин, по которым ретроспективы проекта могут быть полезны:

• Они, как правило, улучшают командный дух: ретроспективные собрания по проекту дают людям, которые работали над проектом, возможность вспомнить весь опыт и поделиться похвалой за успешный проект. Это может действовать как упражнение по сплочению команды, поскольку совместный анализ проекта может улучшить общение, уровень энергии сотрудников и общий командный дух.

• Они способствуют прозрачности: поскольку ретроспективы проекта дают персоналу возможность проанализировать как успехи, так и неудачи проекта, это обычно создает образ доверия и прозрачности, поскольку команда работает вместе, чтобы оценить каждый аспект проекта.

• Они помогают команде развиваться: проведение ретроспективных совещаний по проекту и анализ сильных и слабых сторон проекта дает команде, стоящей за проектом, возможность учиться на своих ошибках и совершенствоваться от одного проекта к другому.

• Это возможность для значительных изменений: ретроспективные собрания по проекту могут выявить различные процедуры и практики, которые не дают ожидаемых результатов, помогая руководителям проектов исключить их из будущих проектов.

Как провести ретроспективную встречу проекта

Рассмотрите следующие шаги при планировании проведения ретроспективной встречи по проекту:

1. Подготовьте встречу

Существует несколько этапов подготовки к ретроспективной встрече проекта. Обычно это:

• Знайте, кто ваша аудитория. Определите людей, которые были неотъемлемой частью проекта.

• Создайте отчет о проекте. Составьте отчет, содержащий все основные вехи проекта, включая показатели успеха и неудачи.

• Добавьте повестку дня. Структурируйте ретроспективную встречу, создав четкую повестку дня, в которой описывается, как проводятся различные части встречи.

• Запланируйте встречу. Вы должны запланировать его как минимум за три дня, дав всем участникам время для редактирования своего расписания.

• Пригласите людей и подготовьте встречу. Наконец, вы должны разослать приглашения на собрание и договориться о месте.

2. Приветствую всех на встрече

После того, как все прибудут, поприветствуйте их, представьтесь членам команды, которые не знают, кто вы, и четко объясните всем, какова цель встречи.

3. Просмотрите проект

Поприветствовав всех и убедившись, что они знают, каковы цели встречи, пришло время приступить к самой важной части ретроспективной встречи проекта — проведению обзора проекта. Вот некоторые из способов, которыми вы можете это сделать:

• Попросите команду обсудить факты, лежащие в основе проекта. Для малых и средних проектов руководитель проекта может просто попросить вовлеченных людей обсудить все важные аспекты. Вместе вся группа может определить желаемый результат проекта и его фактический результат.

• Поделитесь готовым отчетом с командой. Это включает в себя подготовку менеджером проекта отчета, который включает все соответствующие подробности, касающиеся недавно завершенного проекта. Затем они могут представить его команде, участвующей в проекте, и поделиться своими отзывами и комментариями.

• Сделайте общую временную шкалу. Этот метод обычно более длительный и сложный, но может дать лучшие результаты. В нем вся команда работает вместе, чтобы создать общую временную шкалу для всего проекта, а затем тщательно ее проанализировать.

4. Спросите команду, что они узнали из проекта

После того, как все будут в курсе деталей проекта, менеджер проекта спрашивает всех, что они узнали в ходе работы над проектом и на ретроспективной встрече этого проекта. Каждому необходимо определить, какие процедуры были эффективны во время проекта, что обязательно нужно повторить в будущих проектах, в чем заключались основные трудности, какие неожиданные события произошли и другие подобные вопросы.

5. Используйте полученную обратную связь, чтобы составить план действий

После того, как все поделились своими выводами по проекту, нужно спланировать, как все идеи, обсуждавшиеся на встрече, будут интегрированы в будущие проекты. Вы должны быть как можно более конкретными, документировать каждый план и определять людей, ответственных за реализацию идей.

6. Завершите встречу и запросите дополнительную обратную связь

Перед окончанием собрания поблагодарите всех за участие и объясните, как они могут получить доступ к заметкам о собрании. Кроме того, попросите всех оставить отзыв о том, как прошла встреча, и отправить его вам, чтобы вы могли использовать его для улучшения будущих встреч.

Советы по проведению успешного ретроспективного совещания по проекту

Рассмотрите эти советы для полезной и конструктивной ретроспективы проекта:

• Соблюдайте правильную практику встреч. Как и в случае любого другого собрания, убедитесь, что вы выполняете основные требования, такие как своевременное уведомление всех, составление повестки дня собрания, выбор подходящего места, обеспечение всех расходными материалами и другие распространенные методы.

• Подчеркните данные проекта. Лучший способ показать различные выводы проекта людям, присутствующим на собрании, — это, как правило, подкрепить их данными. По этой причине данные должны быть полными, точными и представлены в понятной форме.

• Убедитесь, что вы предлагаете достижимые действия по улучшению. Конечной целью ретроспективной встречи проекта является улучшение результатов будущих проектов. Вам нужно выбрать предложения по улучшению, которые действительно могут быть реализованы на практике, чтобы их влияние стоило затраченных усилий и чтобы каждый, кто участвует в их реализации, имел все необходимое для достижения успеха.