Рекомендации и советы по управлению менеджерами проектов

В крупных организациях обычно есть несколько менеджеров проектов, курирующих множество различных проектов компании. Эти менеджеры проектов могут отчитываться перед одним человеком, например директором программы или старшим менеджером проекта. Этот человек управляет менеджерами проектов и наблюдает за параллельной разработкой нескольких проектов в организации. В этой статье мы обсудим важность управления менеджерами проектов, поделимся несколькими предложениями по эффективному управлению ими и дадим несколько советов по управлению менеджерами проектов и повышению мотивации.

Важность управления менеджерами проектов

Управление менеджерами проектов означает наблюдение за несколькими проектами и координацию разработки проектов и программ в рамках всей организации. Руководители проектов руководят группой сотрудников с различными ролями и обязанностями для выполнения конкретного проекта для компании. Менеджер проекта обычно управляет следующими аспектами проекта:

• Объем

• Информация

• Ресурсы

• Риски

• Задачи

• Расписание

• Расходы

• Качественный

Менеджеры проектов обычно подчиняются старшему сотруднику, который может быть директором программы или старшим менеджером проекта. Этот руководитель часто наблюдает за несколькими руководителями проектов и многими различными организационными проектами. Управление менеджерами проектов требует согласования всех отделов с основным видением и целями компании.

Как управлять менеджерами проектов

Для управления менеджерами проектов, поддержки методологий управления проектами и управления распределением ресурсов в организации. Вот некоторые ключевые элементы, которые следует учитывать при управлении менеджерами проектов:

1. Четко определите роли и обязанности

Необходимо четкое определение организационных ролей в проектных командах. При управлении менеджерами проектов важно определить роли менеджера проекта в дополнение к членам команды. Руководители проектов без четко определенных ролей могут вызвать напряженность между проектными командами компании. Определенные роли помогают обеспечить согласованность и сотрудничество между командами.

2. Уточнить единое видение и цели среди всех руководителей проектов.

Согласуйте цели каждого проекта с видением и целями организации. Без основного видения компании могут возникнуть несоответствия и внутренние конфликты. Когда определено четкое общее видение, это помогает вам ставить цели и распределять ресурсы между несколькими руководителями проектов.

3. Предоставьте руководителям проектов возможность принимать решения

Предоставьте руководителям проектов возможность принимать необходимые решения по проектам. Сообщите им об их полномочиях и ответственности. Когда вы даете менеджерам проектов четкие указания относительно их полномочий, они полностью понимают, какие решения они могут принимать и когда запрашивать дополнительное одобрение. Это дает им возможность принимать бизнес-решения в полной мере.

4. Сосредоточьтесь на производительности с четко определенными показателями успеха

Даже у лучших проектных менеджеров иногда бывает, что проект не оправдывает ожиданий. Будь то неудача по стоимости, графику или другой области, сосредоточьтесь на производительности менеджера проекта и на том, насколько хорошо он выполнил свои обязанности, а не на конечном результате проекта. Убедитесь, что руководитель проекта знает свои рекомендации по измерению с четко определенными показателями производительности и ключевыми показателями эффективности.

5. Создайте стандартные процессы

Создайте стандартные методологии и процессы управления проектами для всех команд. Убедитесь, что эта информация легкодоступна внутри организации. Обеспечение согласованности процессов управления проектами внутри компании может свести к минимуму конфликты и путаницу между командами. Последовательность и соблюдение стандартов также приносят пользу всей организации.

6. Способствуйте общению между руководителями проектов

При управлении менеджерами проектов проекты часто пересекаются. Они могут потребовать совместного использования ресурсов или конфликта использования определенного инструмента или ресурса. Открытое общение между несколькими руководителями проектов помогает наиболее эффективно распределять ресурсы и разрешать потенциальные конфликты как можно раньше. Открытое общение также может позволить нескольким руководителям проектов обмениваться знаниями и опытом обучения.

7. Используйте оптимальную технологию управления проектами

Доступно множество различных технологических инструментов управления проектами. Найдите время, чтобы изучить их, чтобы найти лучшие инструменты для вашей организации. Убедитесь, что выбранная вами технология обеспечивает лучший рабочий процесс и коммуникацию для проектных групп и способствует эффективной командной работе. Облачные технологии могут быть наиболее эффективными для многих организаций, поскольку они обеспечивают централизованную интеграцию данных и доступ к ним на нескольких платформах.

8. Рассмотрите возможность офиса управления проектами (PMO) для организации.

В крупных организациях с множеством межфункциональных проектов часто есть офис управления проектами (PMO), чтобы упростить управление менеджерами проектов. PMO — это группа внутри компании, которая определяет и поддерживает стандарты управления проектами. Создавая и поддерживая передовой опыт, PMO может помочь повысить эффективность и результативность проектных групп во всей организации. Создание стандартных процессов, четкое определение ролей команды проекта, соблюдение передового опыта и проектной документации — все это находится в ведении PMO. Если возникают проблемы с управлением несколькими проектами, подумайте о PMO.

9. Развивайте свои личные лидерские качества

Сосредоточьтесь на постоянном развитии собственных навыков управления проектами и лидерства. Поскольку вполне вероятно, что вы управляете разными типами личности и людьми, может быть полезно поработать над лидерскими качествами, такими как межличностное общение, эмпатия и умение слушать. Кроме того, продолжайте совершенствовать навыки управления проектами, такие как планирование и выполнение проектов и распределение ресурсов.

Советы по управлению менеджерами проектов

Вот несколько дополнительных советов по управлению менеджерами проектов, которые могут помочь поднять моральный дух на рабочем месте:

Поощряйте обратную связь

Поощряйте отзывы руководителей проектов и команд и оценивайте все предложения, которые они могут предложить. Обсудите лучшие практики и проекты с командами, чтобы укрепить доверие и продвигать инновации. Обратная связь может помочь компании оптимизировать процессы и повысить производительность. Даже если идеи не реализованы, обсудите их с сотрудниками и поощряйте членов команды продолжать предоставлять отзывы.

Управляйте внутренними конфликтами

Конфликты могут возникать при управлении руководителями проектов. Конфликты в проектах могут быть связаны с распределением ресурсов или приоритетами, или технология может нуждаться в рационализации или распределении между командами. Помните о потенциальных конфликтах между командами и стремитесь разрешать конфликты на ранней стадии.

Воспитывать культуру сотрудничества

Способствовать сотрудничеству и обмену знаниями внутри компании. Внедрение процессов и методов обмена информацией в команде и в организации может быть ценной практикой для компании. Полезна центральная база данных для управления проектами, новых разработок и обмена опытом для всех. Если менеджер проекта сталкивается с неожиданной проблемой, он может проверить этот репозиторий и посмотреть, не столкнулся ли с этой проблемой другой менеджер проекта и не решил ли ее. Такой обмен опытом и знаниями делает организацию сильнее, создавая сообщество и внутреннюю добрую волю.

Продвигайте регулярные командообразующие мероприятия и праздники

Поощряйте командообразующие мероприятия. Празднование вех и достижений проекта может улучшить моральный дух и повысить производительность. Обязательно принимайте активное участие в собраниях и работайте над укреплением связей с членами команды и дайте им почувствовать, что их ценят. При управлении несколькими командами более масштабные празднования с несколькими командами могут улучшить отношения между командами и положительно повлиять на отношения между сотрудниками.