Реестр рисков управления проектами: определение и использование

19 августа 2021 г.

Руководители проектов используют множество инструментов и ресурсов, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Реестр рисков управления проектом может помочь вам выявлять, анализировать и отслеживать риски, которые могут повлиять на общий результат проекта. Понимание реестра рисков и того, что он включает, может помочь вам руководить командами для успешного завершения проектов. В этой статье мы обсудим, что такое реестр рисков управления проектами, опишем, что в нем содержится, объясним, кто им пользуется, и предложим некоторые шаги по использованию реестра рисков управления проектами.

Что такое реестр рисков управления проектами?

Реестр рисков управления проектом, также известный как журнал рисков, представляет собой документ, который менеджеры проектов используют для выявления и мониторинга рисков, которые могут повлиять на проект. В управлении проектами риск — это любой фактор, который может повлиять на результат проекта. Примеры рисков включают сбои в цепочке поставок, изменения бюджета или погодные явления, такие как наводнение. Реестр рисков помогает выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях проекта, чтобы руководители проектов понимали, как эффективно устранять риски или управлять ими. Наличие всеобъемлющего реестра рисков может помочь менеджерам проектов и их командам успешно достичь результатов проекта.

Что находится в реестре рисков управления проектами?

Реестр рисков управления проектом обычно имеет формат таблицы со строками и столбцами. Этот формат позволяет руководителям проектов предоставлять подробную информацию о каждом риске. Как правило, реестр рисков включает следующие элементы:

• Название и описание: В этой части документа риск определяется и кратко описывается в нескольких предложениях.

• Категории рисков: этот раздел помогает выделить различные области, в которых могут возникнуть риски. Например, категории могут включать внешние риски, такие как переговоры по контракту, или внутренние риски, такие как ресурсы проекта.

• Вероятность: Эта часть регистра описывает вероятность возникновения риска. Менеджеры проекта могут присвоить число для обозначения вероятности, например, по шкале от одного до пяти, или они могут описать ее как низкую или высокую.

• Воздействие: Эта часть реестра объясняет влияние риска на проект, если он произойдет. Руководители проекта могут предоставить дополнительные сведения в этом разделе, чтобы объяснить, насколько риск повлияет на результат проекта, например, увеличение стоимости или задержки в графике.

• Действие: В этой части описывается, как отслеживать и устранять потенциальные риски. В нем также объясняются шаги, которые могут предпринять команды в случае возникновения риска.

• Ответственность: в этом разделе документа на члена команды возлагается ответственность за надзор и мониторинг риска.

Кто создает и использует реестр рисков управления проектами?

В некоторых более крупных командах может быть координатор рисков или менеджер по рискам, который наблюдает за реестром рисков управления проектом. Однако за написание и обновление документа обычно отвечает руководитель проекта. Это профессионал, который отвечает за планирование и выполнение проекта.

Независимо от того, кто ведет реестр рисков, каждый в команде проекта может использовать этот документ. Полезно, когда все члены команды помогают выявлять и оценивать потенциальные риски, потому что это может сделать документ более полным. Члены команды могут поделиться своими мыслями о возможных рисках с руководителем проекта, который может отслеживать их в реестре.

Как использовать реестр рисков управления проектами

Вот несколько шагов по использованию реестра рисков управления проектами:

1. Определите риски

В начале проекта полезно собрать команду проекта вместе, чтобы обсудить возможные риски. Члены команды могут иметь разные представления о различных факторах, которые могут повлиять на результат проекта. Во время этой встречи слушайте всех и делайте заметки, чтобы позже вы могли записать риски в реестр рисков. На этом этапе также полезно встретиться с ключевыми заинтересованными сторонами проекта, чтобы обсудить любые их идеи о потенциальных рисках. Выявление рисков на ранних стадиях проекта может улучшить вашу способность отслеживать и эффективно управлять ими.

2. Опишите воздействие и вероятность

Как только вы определили потенциальные риски, начните вводить информацию в реестр рисков управления проектом. Начните с описания потенциального воздействия каждого риска на проект. Будьте как можно более конкретными, чтобы было легко понять возможные результаты каждого риска. Например, если существует риск отсутствия материалов на складе, объясните, на сколько дней это может задержать проект. Пока вы описываете воздействие, назначьте вероятность каждому риску, чтобы указать, насколько вероятно, что это произойдет. Это может помочь вам понять, какие риски следует отслеживать наиболее внимательно.

3. Создайте план действий

После определения потенциальных рисков и их последствий опишите, как команда будет реагировать на каждый риск, если он произойдет. Создание плана может помочь снизить вероятность возникновения риска или уменьшить влияние, которое риск может оказать на проект. План действий должен включать конкретные детали, например, сколько времени может занять реализация и сколько это может стоить. Например, если существует риск того, что поставщик поставит материалы позже, чем ожидалось, план может состоять в том, чтобы сократить другие этапы проекта на одну неделю, чтобы учесть задержку.

4. Назначьте право собственности

Определите членов команды, которые могут отслеживать каждый риск и руководить планом действий в случае его возникновения. Хотя руководитель проекта отвечает за управление всеми рисками, связанными с проектом, он часто делегирует задачи по мониторингу каждого конкретного риска, чтобы сосредоточиться на других частях проекта, таких как бюджетирование и исполнение. Вы можете назначить несколько рисков нескольким членам команды или назначить каждому члену команды один риск. Убедитесь, что все понимают свои обязанности и знают, как эффективно контролировать риски.

5. Поделитесь с командой

После того, как вы заполните все части реестра рисков управления проектом, поделитесь документом с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы помочь им понять риски проекта и стратегии их минимизации. Поощряйте членов команды часто обращаться к документу, чтобы постоянно отслеживать риски на протяжении всего проекта. Поскольку вы можете выявить дополнительные риски по мере продолжения работы над проектом, обновите реестр рисков по мере необходимости, чтобы отразить новую информацию. Не забудьте поделиться этими обновлениями с остальной частью команды, чтобы каждый имел доступ к самой последней доступной информации.