Разработка бизнес-процесса (с советами и примерами)
26 марта 2021 г.
Внедрение использования бизнес-процесса в вашей компании может привести к повышению производительности и лучшему управлению задачами компании. Потратив время на создание и внедрение бизнес-процессов на внутреннем и внешнем уровнях, вы поможете своей компании достичь долгосрочного успеха.
В этой статье мы определим бизнес-процессы, почему они важны для успеха компании, как написать бизнес-процесс, советы и ситуационные примеры, когда их использовать.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс можно определить как набор шагов, с помощью которых компания достигает своих целей. Далее его можно определить как процесс, с помощью которого компания убеждает клиента приобрести ее продукт или услугу. Бизнес-процесс работает на микро- и макроуровнях внутри компании. У отделов может быть свой собственный бизнес-процесс для выполнения своих конкретных обязанностей, но каждый отдельный бизнес-процесс направлен на достижение общего процесса компании.
Почему важны бизнес-процессы?
Бизнес-процессы важны, потому что они определяют функциональность действий компании, отделов и то, как компания работает как единица для предоставления продуктов потребителям. Они повышают производительность, уменьшают путаницу и ограничивают количество ошибок внутри компании.
Как написать бизнес-процесс
Чтобы написать бизнес-процесс, который повысит эффективность вашей компании, вы должны выполнить ряд пошаговых инструкций, которые помогут вам определить и назначить роли внутренним заинтересованным сторонам.
Определите цели компании.
Создайте структурированный план вашего бизнес-процесса.
Создавайте задачи, исходя из целей компании.
Назначайте задачи отделам или отдельным лицам.
Выполните тестовый запуск процесса.
Интегрируйте его в свою компанию.
Запишите его успех.
Переделайте и повторите.
1. Определите цели компании
Первый шаг, который вам необходимо сделать для создания инновационного бизнес-процесса, — определить текущие и долгосрочные цели вашей компании. Они могут стать основой для того, что вы решите включить в свой бизнес-процесс.
Пример: вы являетесь руководителем компании, и у вас есть несколько целей, которые вы хотите, чтобы ваша компания достигла. Вы хотите улучшить процедуры обслуживания клиентов. Вы можете использовать эти цели для структурирования своего бизнес-процесса.
2. Создайте структурированный план вашего бизнес-процесса
Второй шаг в написании хорошего бизнес-процесса — наметить процедуры, необходимые для достижения ваших целей.
Пример: теперь, когда вы знаете свои цели, вы можете приступить к написанию бизнес-процесса. Вы создаете подробный план каждого уровня или отдела вашей компании и определяете, какой вклад они вносят в этот процесс.
3. Создавайте задачи на основе целей компании
Третий шаг требует от вас более глубокого изучения задач, необходимых для выполнения каждой фазы бизнес-процесса.
Пример: Теперь, когда вы определили потребности своей компании, вы можете начать рассматривать бизнес-процесс на микроуровне.
4. Назначайте задачи отделам или отдельным лицам
Вы можете назначать задачи целым отделам или отдельным лицам в зависимости от размера вашей компании. Убедитесь, что вы уведомили каждого человека или группу людей о задачах, которые вам нужно выполнить, и дайте четкие инструкции о том, как это сделать.
Пример: Теперь, когда есть поставленные задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать назначать их соответствующему персоналу. Вам нужно десять представителей по обслуживанию клиентов, чтобы каждый месяц рассылать опросы об удовлетворенности клиентов, вам нужны еще пять сотрудников, чтобы записывать результаты опроса, и вам нужен менеджер по обслуживанию клиентов, чтобы представлять данные отдела на ежемесячных собраниях отдела.
5. Выполните тестовый запуск процесса
Пятым шагом в написании бизнес-процесса, который будет хорошо работать в вашей компании, является выполнение тестового прогона. Это отличный способ оценить восприимчивость и понимание вашего сотрудника нового процесса. Это также время задать сотрудникам вопросы об их конкретных ролях.
Пример: после первоначального тестового запуска вы проводите встречу с отделом обслуживания клиентов. Вы отвечаете на вопросы и спрашиваете их, что они думали о задачах, которые им были поручены.
6. Интегрируйте его в свою компанию
Теперь, когда вы завершили пробный запуск и исправили все необходимые ошибки или недоразумения, вы можете постепенно приступить к внедрению его в повседневную деловую тактику вашей компании.
Пример: вы начинаете внедрять процесс обслуживания клиентов в ежедневные обязанности отдела обслуживания клиентов. Вы отвечаете на дополнительные вопросы и проверяете их прогресс. Есть надежда, что со временем они привыкнут к своим новым задачам и помогут повысить производительность компании, выполняя их своевременно.
7. Запишите его успех
Важно, чтобы вы отслеживали уровень успеха вашего бизнес-процесса, сопоставляя его с целями вашей компании и достигая ли ваша компания правильных вех. Это важный шаг в бизнес-процессе, поскольку он измеряет его эффективность и определяет, хорошо ли ваша компания адаптировалась к нему.
Пример. На каждом ежемесячном собрании отдела вы просматриваете данные, собранные за предыдущий месяц. Вы также должны посмотреть, были ли задачи выполнены вовремя и повлияли ли задержки в расписании на ваши усилия по обслуживанию клиентов.
8. Обновите и повторите
Убедитесь, что вы обновили свой бизнес-процесс, чтобы он соответствовал изменениям в вашем бизнесе. Если вы заметили, что определенные задачи вызывают снижение производительности, сейчас самое время выяснить, почему и как вы можете улучшить свой бизнес-процесс, чтобы сохранить успех компании.
Пример: после первого запуска вашего бизнес-процесса в вашей компании вы заметили, что сотрудники службы поддержки клиентов, отвечающие за запись данных, с трудом выполняют свои задачи в отведенное им время. Вы пересматриваете свой бизнес-процесс, добавляя трех дополнительных сотрудников к этой задаче, в надежде, что она покажет улучшения.
Советы по написанию бизнес-процесса
В следующем разделе будут рассмотрены важные факторы, которые необходимо учитывать при написании бизнес-процесса.
Встреча с начальниками отделов. Это может быть полезной частью создания вашего бизнес-процесса. Встречаясь с отдельными отделами, вы можете представить идеи и задачи, чтобы увидеть, как, по их мнению, они могут быть восприняты в своих отделах.
Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для бизнес-процессов. Подумайте о том, чтобы инвестировать в программное обеспечение для бизнес-процессов, которое поможет вам назначать задачи и отслеживать ваш прогресс.
Используйте схемы и диаграммы для наглядной интерпретации задач. Вы можете использовать диаграммы и схемы для разделения должностных обязанностей, наметить структурированный график задач или сравнить цели отделов.
Примеры бизнес-процессов
В следующем разделе приведен список примеров ситуаций, в которых бизнес-процесс может быть полезен для вашей компании.
Процессы адаптации сотрудников
Процесс найма и интеграции новых сотрудников в вашу компанию можно рассматривать как бизнес-процесс. У вас может быть отдел, занимающийся интеграцией новых сотрудников, или группа людей, помогающих им в их продвижении. Вам также нужно, чтобы ваши новые сотрудники заполняли формы и посещали встречи по адаптации.
Системы управления доставкой
Если вы отправляете продукты своим клиентам или другим предприятиям, это считается бизнес-процессом. Вы получаете заказы, конкретные сотрудники собирают заказы, и есть установленное время для отправки грузов. Счета-фактуры также являются частью бизнес-процесса управления доставкой.
Создание продукта
Шаги, предпринимаемые компанией для проектирования, создания и производства продуктов для покупателей, также считаются типом бизнес-процесса.